Документи для обліку зарплати ФОП 2 групи: що потрібно

Ні, не достатньо.

1. Важливий документ, котрий обов’язково потрібно вести навіть ФОПам — це табель обліку використання робочого часу. Тут краще взяти готову форму № П-5 (затверджено наказом Держстату від 05.12.2008 № 489 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0489202-08#o130 ). За необхідності її можна змінити, залишивши найважливіші дані.

Табель дозволяє ФОПу вести облік фактично відпрацьованого працівниками часу/облік годин, які відпрацьовані надурочно, у неробочі дні, у вечірній і нічний час тощо. А також облік часу, не відпрацьованого працівником з поважних причин (приміром, хвороба, відпустка) або неповажних причин (приміром, прогул). Без такого обліку ФОП просто не зможе правильно розрахувати зарплату, відпускні та лікарняні. Отже табель потрібен, щоб довести під час перевірки, що все розраховано правильно, а також якщо працівник трудиться на неповну зайнятість, і законно отримує зарплату менше мінімалки — табель доведе цей факт.

2. Зарплатні відомості. Вони потрібні для двох цілей:

1) щоб виконати вимоги ч. 2 чт. 9 Закону про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17#n234 і підтвердити правильність нарахування ЄСВ;

2) щоб підтвердити суму витрат на оплату праці працівників.

При цьому, якщо ФОП виплачує зарплату:

• готівкою, для підтвердження витрат він має вести розрахунково-платіжну відомість з підписами працівників про отримання зарплати;
• на карти працівників, витрати на зарплату він зможе підтвердити платіжками про перерахування зарплати і податків. У цьому випадку йому досить вести тільки розрахункову відомість про нарахування зарплати без платіжної частини.

Відомість може бути довільної форми. Можна взяти типовий бланк № П-7 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0489202-08#o623 і змінити його під себе. Також у відомості важливо вказувати індексацію, якщо прийшов час її проводити.

3. Розрахунковий листок. Адже надання працівникам повідомлення про його оплату праці є безумовним обов’язком ФОП. Ця вимога чітко закріплена у ст. 110 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n666 . Її норми зобов’язують роботодавця повідомляти працівника про розмір його оплати праці. При цьому від працівника не вимагається ані заяви на отриманні цієї інформації, ані будь-яких домовленостей з ФОП.

Законодавство, хоча й не затверджує уніфіковану форму повідомлення, чітко визначає перелік відомостей, які мають бути в ньому розкриті. ФОП має забезпечити наявність у розрахунковому листку такої інформації:

• загальна сума зарплати з розшифровкою за видами виплат. Це містить не лише загальну нараховану суму, а й деталізацію її складових: посадовий оклад, премії тощо;
• розміри та підстави відрахувань та утримань із заробітної плати. В обов’язковому порядку зазначають суми ПДФО та ВЗ. Додатково, якщо були інші утримання (приміром, аліменти), їх суми також мають бути відображені;
• сума зарплати, що належить до виплати. Це кінцева сума, яку працівник отримує «на руки» після всіх нарахувань та утримань.

4. Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні. Адже це прямо передбачено ч. 1 ст. 116 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n697 . Нормативно форму цього документа не затверджено. Тому кожен ФОП може розробити її самостійно. Головне, щоб у ній було окремо зазначено кожен вид виплати: основна та додаткова зарплата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, у тому числі при звільненні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!