Відповідно до підпункту 14.1.30 пункту 14.1 статті 14 ПКУ поняття відокремлені підрозділи, з метою оподаткування, вживається у значенні, визначеному ЦКУ. Для розділу IV ПКУ вживається у визначенні ГКУ.

Згідно зі статтею 95 ЦКУ філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій (пункт 1 статті 95 ЦКУ).

Представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи (пункт 2 статті 95 ЦКУ).

Філії та представництва не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення (пункт 3 статті 95 ЦКУ).

Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності (пункт4 статті 95 ЦКУ).
Відомості про філії та представництва юридичної особи включаються до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) (пункт 5 статті 95 ЦКУ).

Для цілей розділу IV ПКУ слід враховувати вимоги статті 64 ГКУ, згідно з якою підприємство має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, погоджуючи питання про розміщення таких підрозділів підприємства з відповідними органами місцевого самоврядування в установленому законодавством порядку. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на основі положення про них, затвердженого підприємством. Підприємства можуть відкривати рахунки в установах банків через свої відокремлені підрозділи відповідно до закону (пункт 4 статті 64 ГКУ).

Відповідно до статті 9 Закону України від 15 травня 2003 року № 755-IV "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань" в ЄДР містяться відомості щодо юридичної особи, зокрема, дані про відокремлені підрозділи юридичної особи.

Відомості, що містяться в ЄДР, використовуються для ідентифікації юридичної особи або її відокремленого підрозділу, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, фізичної особи-підприємця, у тому числі під час провадження ними господарської діяльності та відкриття рахунків у банках та інших фінансових установах (пункт 4 статті 10 Закону № 755).

Отже, відокремлений підрозділ – це підрозділ юридичної особи, що знаходиться поза її місцезнаходженням, здійснює всі або частину її функцій, виконує роботи або операції, надає послуги від імені юридичної особи, або здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи.

Відокремлений підрозділ не є юридичною особою. Такий підрозділ наділяється майном юридичної особи, що його створила, і діє на підставі затвердженого нею положення.

Філія не є окремою юрособою, але веде облік у межах головного закладу.
Вся бухгалтерська, податкова та фінансова звітність подається головним закладом.
У закладі має бути налаштований аналітичний облік з розподілом доходів, витрат, активів, персоналу по підрозділах (тобто окремо по філії).
Філія не має самостійного балансу, веде облік в частині делегованих операцій.
Практично усі господарські операції філії проходять через головний бухгалтерський облік Закладу.
Рекомендується створити внутрішні субрахунки або аналітичні рахунки, наприклад:

701-Ф, 92-Ф, 30-Ф — «філія»,
701-Г, 92-Г — «головний офіс».

Директору встановлювати ще один оклад не обов'язково, але можна. Якщо директор фактично виконує додаткову роботу, тобто керує філією поза межами своїх основних посадових обов’язків, то можна оформити це як сумісництво посад або надбавку за складність та напруженість у роботі;
Якщо керівництво філією входить у його обов’язки як директора (заклад одразу передбачав це в статуті або посадовій інструкції), — доплата чи сумісництво не обов’язково.

Чи зобов’язана філія подавати звітність окремо?
Ні, бо філія не є юрособою; бухгалтерський облік ведеться централізовано; виписка з ЄДР містить дані, що вона — відокремлений підрозділ, а не окрема юрособа.
Проте філія може бути окремим платником податків (зокрема ПДФО, ЄСВ) — якщо в ДПС її поставлено на облік як місце провадження діяльності.

У такому випадку Заклад (головна установа) подає звітність з урахуванням підрозділу (п. 1.3 Наказу Мінфіну № 4 від 13.01.2015).

Чи потрібен окремий ЕЦП для філії?
Так, якщо філія подає звітність або підписує документи окремо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!