Формати первинних документів для перевірки контролерами ДПС

На нашу думку, якщо документ складений в електронний формі, то комплектом документів вважається сам документ та електронний підпис накладений на нього.

Закон про бухоблік № 996 в ст. 9 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155) визначає наступне:

"2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі...

...Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

6. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами."

Для того, щоб зрозуміти всі нюанси електронного документообороту, рекомендуємо ознайомитись з такими документами:

Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" № 851 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29)

Закон України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" № 2155 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text).

Закон № 851 визначає наступне:

"Стаття 5. Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Стаття 6. Електронний підпис та електронна печатка

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.
Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.
У разі створення електронного документа з використанням більш як одного електронного підпису та/або більш як однієї електронної печатки його створення завершується накладанням електронного підпису або електронної печатки останнім підписувачем чи створювачем електронної печатки відповідно до технології створення такого електронного документа.
Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.

Стаття 7. Оригінал електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

...Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії..."

Отже, оригінал електронного документа - це електронний примірник документа + електронний підпис.

Додатково рекомендуємо отримати роз`яснення МФУ та Мінцифри

Раді допомогти, звертайтесь ще!