Правила знищення первинних документів після перевірки ФОП загальної системи

Знищити документи за перевірений період одразу після закінчення перевірки та сплати штрафів не можна, оскільки строки зберігання бухгалтерських і податкових документів регулюються окремими нормами законодавства, а не фактом перевірки.

За умови завершення перевірки державними податковими органами документи потрібно зберігати 5 років (стаття 186 Таблиці в Переліку №578 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text).
Тобто, навіть якщо планова податкова перевірка охоплювала період з 2017 по 2023р і всі нараховані податкові зобов’язання були сплачені, це не означає, що підприємство може негайно знищити всі документи за вказаний період. Знищити можна ті, за якими минув термін (по 2020 р)

Необхідно враховувати оновлені строки зберігання первинної документації, встановлені чинним законодавством.
Пункт 44.3 Податкового кодексу України (ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 прямо вимагає зберігати первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність та інші документи, що пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів:
не менш як 2555 днів – для документів, що стосуються трансфертного ціноутворення та операцій з нерезидентами (пп. 44.3.1 ПКУ),

не менш як 1825 днів – для основної маси первинної документації, у тому числі бухгалтерської звітності та документів, що підтверджують витрати (пп. 44.3.2 ПКУ),

не менш як 1095 днів – для інших документів, що не підпадають під вищезгадані категорії (пп. 44.3.3–44.3.4 ПКУ).

Окрім цього, строки зберігання продовжуються на час призупинення перебігу строку давності згідно з п. 102.3 ПКУ. Це стосується, зокрема, періодів, протягом яких діяв карантин через COVID-19 (з 18.03.2020 по 30.06.2023) та військовий стан (до 1.08.2023 включно), коли терміни перевірок були призупинені.
Таким чином, навіть якщо перевірка охоплювала всі можливі строки, документи все одно потрібно зберігати не менше ніж 5 років.
Особливо слід звернути увагу на інші законодавчі акти, які регулюють строки зберігання:
Перелік типових документів №578/5 від 12.04.2012 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text — встановлює конкретні строки зберігання документів залежно від їх типу. Наприклад, документи з обліку праці та зарплати слід зберігати 75 років, документи щодо фінансової звітності — 5–10 років, а деякі кадрові документи — від 5 до 75 років.

Звісно, у ФОП менше документів, ніж у підприємтва, але все одно є первинні документи, які мають зберіагтися не менше ніж терміни в ст44.3. Отже, можнна знищити не всі документи , а тільки ті, за якими пройшов термін.

Раді допомогти, звертайтесь ще!