На нашу думку, все залежиь від того - чи видавати Ви йому аванс і в якій валюті? як він розраховувався за кордоном - готівкою чи карткою?

Що визначають нормативні документи

Положення НБУ № 2 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0002500-19#n114) визначає наступне:

"VI. Порядок проведення розрахунків за валютними операціями з використанням готівкової іноземної валюти

42. Резиденти - юридичні особи і фізичні особи-підприємці (далі - юридичні особи-резиденти), представництва юридичних осіб-нерезидентів мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової іноземної валюти.

43. Юридичні особи - резиденти, представництва юридичних осіб-нерезидентів, які мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують), мають право використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків для здійснення розрахунків з оплати експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном."

Отже, фізособа могла знімати готівкову валюту за кордоном з корпоративної ПК та оплачувати платні дороги чи заправку авто. Або могла оплачувати ці витрати в готівці, яку або зняла з особистої ПК, або взяла її з дому. Або могла проводити ці оплати з КПК або з особостої ПК в безготівковій формі.

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон № 59 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92) в р. ІІІ визначає наступне:

"19. Під час складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти - зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження такого звіту...."

І хоча Інструкція № 59 не поширюється на комерційні підприємства, Ви можете прописати аналогічні правила в своєму Полоденні про службові відрядження, або прописати правила відшкодування витрат по закордонному відрядженню в наказі про таке відрядження

Тобто, відшкодовувати ці кошти Ви будете в гривні за курсом НБУ на дату:

1) курсу НБУ на дату видачі авансу в готівковій валюті

2) затвердження авансового звіту, якщо фізособа проводила оплату готелів, доріг, заправки в готівковій валюті і не надала Вам підтверджуючих документів про обмін валюти

3) проведення оплати в валюті з власної ПК або з КПК - якщо фізособа проводила оплату готелів, доріг, заправки в безготівковій валюті з використанням власної або корпоративної ПК (вт.ч. гривневої). При цьому дані КПК у Вас є і так, а дані з особистої ПК фізособа має надати Вам у вигляді виписки або відомостей з ПК.

ПКУ визначає наступне в ст. 170 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.2. У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент."

Курсових різниць у Вас не буде.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК.

Раді допомогти, звертайтесь ще!