Які документи потрібні для відрядження співробітника в Україні

Підставою для відрядження є наказ

1.Скерування у відрядження працівника оформлюється наказом по підприємству.

Відповідно до ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 роботодавець зобов’язаний забезпечити відрядженому: добові за час перебування у відрядженні (всі дні за наказом), вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення.

Нормування розміру добових встановлено тільки для бюджетного сектору постановою КМУ від 02.02.2011р. № 98 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#Text

Комерційні підприємства розмір добових встановлюють самостійно в колективному договорі, а за його відсутності в локальному документів. При визначенні розміру добових враховуєте неоподатковуваний розмір по Україні – 800 грн/доба (пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ).

Приміром, добові встановлено 800 грн/доба, за 4 к.дн. відрядження = 3200 грн.

Якщо розмір добових встановлений більший, то сума перевищення оподатковується ПДФО/ВЗ.

Добові не потребуються документального підтвердження (пп. 170.9.1 ПКУ). Для їх виплати достатньо наказу про відрядження.

Разом з цим доцільно повідомити відрядженого про необхідність по поверненні із відрядження відзвітувати по понесені у відрядженні витрати із наданням підтвердних документів, приміром квитків на проїзд, рахунку готелю на проживання, розрахункового документа або виписки з карткового рахунку, якщо оплата проводилась платіжною карткою (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Адже з метою оподаткування важливо, аби окрім наказу про відрядження були інщі підтвердні документи, що підтверджують реальність перебування у відрядженні. Це пряма вимога пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

2. Аванс має видаватися перед відрядженням. Таку позицію має Держпраці https://smu.dsp.gov.ua/news/inspektsiia-pratsi-informuie-shchodo-napravlennia-pratsivnyka-u-vidriadzhennia-bez-vyplaty-avansu / Коли працівнику не вистачає виданих на роботодавцем на відрядження коштів і він отримує компенсацію у повному обсязі після повернення.

Конкретних термінів виплати не встановлено. Вважається- напередодні відрядження. Конкретні терміни роботодавець може прописати в локальних документах чи політиці (положенні) про відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!