Гцманітарна допомога є різновидом благодійнох допомоги, але регулюється оркемим законом. Якщо питання стосується саме гуманітарнох допомоги, то згідно Закону 1192 існує первинй порядок її оформлення. По перше, він обумовлений тим, що на відміну від балгодійнох допомоги в цілому, ГД передбачає наявність учасників - Донора, Отримувача та Набувача. Закон встановлює:

Підставою для започаткування процедури визнання допомоги гуманітарною є письмова пропозиція донора про її надання.

Підставою для здійснення гуманітарної допомоги в Україні є письмова згода отримувача гуманітарної допомоги на її одержання.

Отже, якщо мова про гуманітарну допомогу - так, пропозиція та згода, згадані вище - обов'зкові, це вимога Закону. .

Щодо благодійної допомоги, відповідний Закон https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/5073-17#n16 не встановлює порядку обміну листами. Але, існує роз'яснення ДПС

https://lv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/779508.html, в якому вказане наступне:

Оформлення документів при наданні благодійної допомоги
опубліковано 02 травня 2024 о 08:42

Головне управління ДПС у Львівській області інформує, що вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, встановлені ст. 44 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VІ із змінами та доповненнями (далі – ПКУ).

Згідно з абзацом першим п. 44.1 ст. 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 ПКУ (абзац другий п. 44.1 ст. 44 ПКУ).

Водночас, первинним документом вважається документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Надання благодійної допомоги оформляється такими документами:

- лист-запит/прохання щодо надання допомоги із зазначенням виду благодійної допомоги та її цільового призначення;

або

- лист-пропозиція від підприємства, в якому висловлюється бажання добровільно надати допомогу, зазначити її вид та цілі на які буде спрямовано таку допомогу. У такому разі варто також отримати відповідь про згоду на отримання такої допомоги.

- погодження керівником надання благодійної допомоги у відповідному наказі по підприємству, де зазначити:

- ціль надання допомоги;

- вид допомоги, її розмір;

- реквізити отримувача допомоги;

- осіб, відповідальних за передання допомоги;

- передача благодійної допомоги кінцевому набувачу: у випадку передачі товарів (послуг) – фіксується актом приймання-передачі благодійної допомоги, в якому обов’язково зазначаємо:

назву документа;

реквізити сторін;

ціль, зміст та обсяг операції;

дату складання, підписи сторін.

У випадку перерахування коштів – платіжне доручення.

Отже, щодо благодійної допомоги – можна сказати, що це рекомендація. Наприклад, оформлення замість листа-пропозиції та згоди чи листа-прохання договору про надання благодійної допомоги не суперечить ані пункту 44.1 ПКУ, ані вищенаведеному роз’ясненню. Тому, вірним буде, що оформлення має бути здійснене первинними документами, але стверджувати, що лист обов’язково має бути – буде невірним, адже можуть бути й інші первинні документи. Зокрема, стаття 6 Закону про благодійну діяльність згадує договір про благодійну пожертву ("Договір про благодійну пожертву валютних цінностей не підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню"). Отже, можна і договір - тоді звичайно лист не обов'язковий.

Раді допомогти, звертайтесь ще!