Слід оформити такі документи:

• наказ керівника про проведення рекламного заходу. У ньому слід зазначити дату, місце та мету його проведення, строки й коло осіб, відповідальних за організацію, а також вказати, що такий захід проводиться з рекламною метою. Такок у вашому випадку в наказі варто зазаначити кількість кожного найменування продукції й іншу інформацію, яка б також свідчила про рекламний характер діяльності;


• план (програма) підготовки та проведення рекламного заходу.


• кошторис витрат на проведення рекламного заходу. Указують номенклатуру та кількість зразків товарів, рекламних матеріалів й інших ТМЦ, які передбачено передавати під час проведення заходу, й інші видатки, необхідні для його організації;


• накладні на відпуск ТМЦ зі складу. Під час проведення безкоштовного передання товарів і розповсюдження рекламних матеріалів особа, відповідальна за їх передання, одержує відповідні матеріальні цінності на складі підприємства під звіт. Відпуск матеріальних цінностей зі складу оформлюють видатковою накладною;


• звіт про проведення рекламних заходів. Після завершення рекламного заходу відповідальні особи складають звіт про фактичні витрати на його проведення, та надають його на затвердження керівнику;


• акт на списання безоплатно розповсюджених товарів. Акт складає комісія на підставі звіту про проведення рекламних заходів, і він слугуватиме первинним документом для списання в бухобліку вартості використаних для рекламних цілей ТМЦ.

В бухобліку це будуть витрати на збут: Дт 93 Кт 20 (28).

Безоплатна роздача не вплине на оподаткування ЄП.

ПДФО/ВЗ

П.п. 165.1.39 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3699 дозволяє у 2025 році вивести з-під оподаткування вартість негрошових дарунків у частині, що не перевищує 2000 грн (у розрахунку на місяць). З вартості (частини вартості) дарунка, що не оподатковується ПДФО, не утримують і ВЗ (п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

У 4ДФ неоподатковуваний відповідно до п.п. 165.1.39 ПКУ дохід у вигляді негрошового дарунка (його частини) відображають з ознакою доходу «160».

Зразки:
Наказ про проведення рекламної акції
Наказ про безкоштовну роздачу товарів з рекламною метою
План проведення рекламного заходу
Кошторис витрат
Звіт про фактичні витрати на проведення заходу

Раді допомогти, звертайтесь ще!