Термін зберігання документів: утилізація після п'яти років

Глибина податковох перевірки - 3 роки, але вразовуються терміни зупинення, що припадали на період коронавіруснох хвороби та військового стану , до 31 липня 2023 року.

Період, який податкова охоплює перевіркою, становить 1095 днів + період карантину та ВС. На період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ (абзац одинадцятий п. 52 прим. 2 підрозд. 10 розд. XX "Перехідні положення" ПКУ). Крім того, пп. 69.1 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ зупинено строки на період ВС до 01.08.23. Таким чином, контролюючий орган має право має право проводити перевірки за період, який перевищує 1095 днів. оскільки строки давності, визначені ст. 102 ПКУ, збільшуються на весь період дії карантину та ВС (до 01.08.23).

Термін перевірки відліковуться з дати подання річної звітності за відповідний рік, отже з 28 лютого 20219 року. З врахуванням термінів зупинення за періоди , не охоплені перевіркою, документи мають зберігатися в будь якому разі, тобто ДПС має право вимагати документи за весь період перевірки, за який би період вона не проводилася (хоч би і з початку інсування компанії, якщо перевірок не було). Проте, штрафні санкції будуть застосовані тільки в межах строку ст. 102 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20231208#n2287) Виходячи з термінів зупинення , для 2018 року ще не сплинув термін перевірки, тобто 2018 рік все ще перевіряти можуть (лишився власне кажучи один місяць).

За оновленими нормами п.44.3 ПКУ, які встановлюють для більшості первинних документів термін 1875 днів, та Закону №2970, вимоги які діють зараз, застосовуються до всіх документів, які розроблено до дня набрання чинності цим законом 20.03.2023 та термін яких не минув. Слід також враховувати призупинення термінів перевірок на час карантину та військового стану, що відповідно вплинуло і на терміни зберігання. Тому можна знищити ті документи, для яких не встановлено довший термін збергіання (наприклад, накладні, рахунки, акти виконаних робіт можна знищити)..

Тобто, якщо вважати, що мова йде про зберігання документів чисто для перевірок - все вірно, вже дуже скоро 2018 рік буде закрито для перевірки, і тому знищення документів по 2018 році не прзведе до нарахування податків та штрафів при перевірці.. Але тут ми говоримо не тільки про проведення перевірок, коли податковий орган може самостіно донарахувати зобов'язання, але й про терміни зберігання документів, які визначаються іншими статтями.
Слід врахувати, що набрали чинності з 28 квітня 2023 року оновлені норми законодавства щодо нових термінів зберігання документів, то нові строки будуть поширюватися на документи, які почали зберігатися ще з 28 квітня 2020 року .

На даний час ПКУ в ст. 44 визначає наступне (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20231208#n1110):
"44.3. Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:
44.3.1. 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу;
44.3.2. 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту;
44.3.3. 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;
44.3.4. 1095 днів - для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

Отже,коли мине термін для перевірки 2018 року, а це відбудеться в липні 2025 року, документи за 2018 рік можна розглядати для знищення.

При цьому:

Документи підприємства може бути відібрано для знищення лише після закінчення встановлених Переліком № 578/5 строків і тільки після завершення перевірки податковими органами за відповідний період. Замість знищення документи передають до архіву. Заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності (пп. 2.13 Переліку № 578/5). На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, і проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5 (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5). Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (або якщо підприємство не зобов'язане вносити документи до Нац.архіву), затверджує керівник установи, після чого установа має право знищити документи. (Акт про знищення, якщо підприємство використовує власний шредер, чи задача для переробки спеціалізованому підприємству)
Правила 1000/5 - для всіх форм власності, так само як і Перелік № 578/5
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Раді допомогти, звертайтесь ще!