Запитання щодо електронного документообігу та перевірок ДПС в Україні

Розглянемо окремо Ваші питання:

1) Так, потрібно вигружати документи з програми M.E.Doc на носії (наприклад, USB-флешки, жорсткі диски).

Згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15 суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях.

Також, зберігання електронних документів в Україні регулюється низкою нормативно-правових актів, зокрема:

• Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5. Повний текст доступний тут: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text
• Методичні рекомендації "Облік і зберігання електронних документів", затверджені Державною архівною службою України. Ознайомитися з документом можна на офіційному сайті Державної архівної служби України: https://archives.gov.ua

Практичні рекомендації щодо зберігання електронних документів

Рекомендується завантажувати підписані документи та копіювати їх на локальні або знімні носії. Правила зберігання та резервного копіювання документів визначаються у внутрішніх положеннях підприємства відповідно до Порядку роботи з електронними документами. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1458-14

Протоколи підписів

Протоколи підписів зберігаються разом із документами і підтверджують їх юридичну силу. Використання надійних сервісів електронного документообігу має відповідати вимогам Закону України "Про електронні довірчі послуги". Повний текст закону доступний за посиланням: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19

Регулярне резервне копіювання документів і протоколів має виконуватись на різних носіях. Вимоги до технічного захисту електронних документів регламентовані нормативними актами Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України. Інформація доступна на офіційному сайті Держспецзв'язку: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0668-20#Text.

2) За пп. 20.1.14 та п. 85.4 ПКУ при проведенні перевірок, ревізори мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

3) Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Тобто, в разі перевірки податковий інспектор має право запитати у Вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того, як Ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити Вашою печаткою (якщо використовуєте).

Раді допомогти, звертайтесь ще!