Чи дійсний електронний підпис фізичної особи для актів

Закон України «Про електронні довірчі послуги» № 2155‑VIII (ст. 3–4) встановлює, що кваліфікований електронний підпис (КЕП) прирівнюється до власноручного підпису та печатки юридичної особи, якщо він видається уповноваженій посадовій особі

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851‑IV (ст. 1, 6) визначає, що електронний документ, підписаний КЕП, має таку саму юридичну силу, як паперовий, за умови дотримання вимог ідентифікації підписувача .

Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» № 996‑XIV (ч. 2 ст. 9) допускає складання первинних документів в електронній формі за умови дотримання законів № 851 та № 2155 .

Порядок № 1886/5 Мін'юсту від 11.11.2014 підтверджує, що електронні документи можуть використовуватися у внутрішньому діловодстві зі збереженням юридичної сили .

Отже, електронний акт введення в основних засобів, який підписаний КЕП, визнається дійсним та відповідає вимогам електронного документообігу.
Тепер щодо КЕП співробітника:
КЕП, незалежно від того, чи отриманий він на фізичну особу, чи на юридичну, має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис.
КЕП фізичної:
Особистий КЕП співробітника може для підписання внутрішніх документів, це не вимагає представлення інтересів юридичної особи.

Внутрішні документи (як-от акти введення в експлуатацію основних засобів) зазвичай підписуються не від імені юридичної особи як сторони, а від імені конкретних фізичних осіб — співробітників, які входять до складу відповідної комісії чи уповноважені приймати участь у процесі.

Це означає:

Підпис у такому акті не засвідчує волевиявлення підприємства, як це відбувається, скажімо, в договорах;

Він лише підтверджує факт участі конкретної особи у фіксації події (введення в експлуатацію, перевірка, обстеження тощо).

Відповідно до ст. 7 Закону України «Про електронні довірчі послуги» № 2155‑VIII, кваліфікований електронний підпис фізичної особи підтверджує її особу і має юридичну силу як власноручний підпис (для підписання від себе, а не від підприємства).

Отже, якщо у внутрішньому документі зазначено:
«Члени комісії: Іваненко І.І., Петров П.П.» — то ці особи мають право підписати акт своїм особистим КЕП як фізичні особи. І це буде юридично коректно — за умови, що в документі зрозуміло, що вони діють не від імені юрособи, а як співробітники, які беруть участь у процесі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!