Чи має бути вказана кількість літрів пального?
Так, для підтвердження витрат на пальне бажано, щоб у підтвердних документах (чек, інвойс тощо) була зазначена кількість літрів. Це дозволяє чітко ідентифікувати витрати як службові та уникнути оподаткування ПДФО і військовим збором (пп. 170.9.1 ПКУ).
Які обов’язкові реквізити мають бути в чеку, щоб можна було відшкодовувати?
Повинен бути розрахунковий документ (чек РРО/ПРРО, рахунок-фактура, інвойс), що містить: дату, назву товару/послуги, вартість, форму оплати, реквізити продавця. У разі використання особистої платіжної картки — обов’язкова виписка з рахунку працівника (пп. 170.9.2 ПКУ, лист ДПС №1331/6/99-99-13-02-03-15/ІПК від 02.04.2018).
Чи має сума $325.08 бути перерахована в гривні?
Так, сума витрат у валюті має бути відображена в гривневому еквіваленті при складанні Звіту про використання коштів (пп. 170.9.4 ПКУ).
Який курс НБУ застосовується — на дату оренди 16 травня 2025 чи на дату виплати (наприклад, сьогодні)?
Залежить від ситуації:
якщо сума витрат покривається авансом — курс на дату видачі авансу;
якщо відшкодовуються додаткові витрати — курс на дату затвердження Звіту керівником;
якщо працівник повертає залишок — курс на дату повернення (https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/705512.html; п. 19 розд. ІІІ Інструкції №59).
На яку дату брати курс, якщо відшкодовувати будемо сьогодні?
Якщо йдеться про остаточне відшкодування сьогодні (без попереднього авансу), курс НБУ береться на дату затвердження Звіту керівником підприємства (п. 19 розд. ІІІ Інструкції №59).
Усі витрати, включно з орендою авто і пальним, відшкодовуються за умови наявності підтвердних документів. При цьому вони не оподатковуються ПДФО і військовим збором (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ; ставка військового збору з 2025 року — 5%).

Умова щодо всіх витрат – наявність підтвердних документів. При цьому їх треба буде перекласти на українську мову, якщо буде запит податківців (роз’яснення Офісу ВПП ДПС).
https://evp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/594499.html

Раді допомогти, звертайтесь ще!