Зберігання матеріалів після виконання послуг: податкові нюанси ТОВ

ТОВ, що надає відео- та піар-послуги, не зобов’язане зберігати в себе копії відео або рекламних матеріалів після передачі їх замовнику, але деякі документи та підтвердження щодо факту надання послуг — обов’язкові до зберігання, зокрема для податкових цілей. Нижче — детальний розбір:

1. Що потрібно зберігати обов’язково (для податкової, бухгалтерії):
Документ або файл - Чому зберігати?
Договір - Підтверджує умови, перелік послуг, терміни
Акт наданих послуг - Головний первинний документ, що підтверджує факт та обсяг надання послуг
Рахунки-фактури, платіжки - Підтверджують вартість і факт оплати
Листування, бриф, технічне завдання - Бажано зберігати — у разі спору або перевірки
Копія відео/файлів (опціонально) - Не обов’язково, але рекомендується зберігати, якщо послуга — створення медіапродукту, як доказ виконання ТЗ

ВАЖЛИВО: Податкова не вимагає обов’язково зберігати флешку або копію відео. Але ви повинні мати документи, які підтверджують:

надання саме тих послуг, які зазначені в договорі;
згоду замовника з результатом (акт).

2. Законодавчі норми щодо зберігання документів:
ст. 44 Податкового кодексу України (ПКУ):

платник податків зобов’язаний зберігати документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, протягом 1825 днів днів (5 років) з дня подання податкової звітності, у якій відображено відповідні госпоперації.
ст. 1 Закону "Про бухгалтерський облік...":
Первинні документи є підставою для бух.обліку — акт, договір, кошторис тощо.

3. Зберігання самих файлів (відео, графіка):
Чи зобов’язані зберігати відеофайли після передачі клієнту?
❌ Ні, не обов’язково.
Чи варто мати копії хоча б частково?
✅ Так, рекомендовано, хоча б до закінчення строку давності (5 років), як захист у разі спору або податкової перевірки.

Наприклад, копія відео на Google Drive/сервері, резервна флешка тощо. Особливо, якщо в акті написано загально «Послуги з виготовлення відео», без деталізації.

Якщо все ж таки вирішите не зберігати файли, то:
в акт наданих послуг бажано вносити уточнення, що саме передано (назва ролика, хронометраж, дата);
замовник підписує акт — це підтвердження, що послуга надана і замовник не має претензій.

Раді допомогти, звертайтесь ще!