Дії компанії при пошкодженні офісу та документів після влучання

Щодо майна

Зараз рекомендуємо скласти наказ про проведення інвентаризації за результатами обстрілу згідно з Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань № 879 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#Text).

При проведенні інвентаризації рекомендуємо залучити представників ТПП, щоб вони підтвердили Вам обставини непереборної сили при пошкодженні майна та видали сертифікат про форс-мажор.

За результатами інвентаризації, складете акти списання.

У ДСНС - візьміть акт про пожежу. До МВС - напишіть заяву про відкриття кримінальної справи про пошкодження майна

Щодо документів.

На сьогоднішній день, якщо Ви не перебуваєте на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях, включених до Переліку № 309 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1668-22#Text), то Ви не можете подати Повідомлення про знищення документів, як це передбачено п. 69.28 пр. 10 р. ХХ ПКУ. На жаль.

Тому залишається лише повідомити ДПС в загальному порядку ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20231208#n1110):

"44.5. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень. Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу."

Алгоритм дій:

1. Платник податків зобов'язаний письмово повідомити податкову за місцем обліку про втрату первинки протягом 5 днів від дати такої події.

2. До повідомлення необхідно додати документи, які підтверджують настання події, унаслідок якої відбувалася втрата, пошкодження чи знищення первинних документів.

3. Для відновлення первинки платнику податків відведено 90 календарних днів, з дня наступного за днем повідомлення про це податківців.

Форма повідомлення - довільна, це означає, що потрібно викласти всі обставини, що призвели до втрати документів, податкові (звітні ) періоди, а також загальний перелік документів, за можливості, із реквізитами.

Повідомлення, що подається, повинно бути підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, якщо він є. Таке повідомлення платник цілком може надіслати через електронний кабінет у меню «Листуванні з ДПС».

Вважаємо, що незайвим буде прикласти наказ про призначення комісії для встановлення переліку документів і розслідування причин їх пропажі та знищення.

Керівник підприємства має видати розпорядчий документ про створення комісії для службового розслідування причин втрати документів. Ця комісія також повинна займатися аудитом втраченої первинної документації та її відновленням. Після цього затверджується акт про втрату або знищення документів, який зазвичай оформлюється у вигляді таблиці з графами, що відповідають зведеному акту про вилучення документів для знищення.

Документи, які відновлюються, підписують посадові особи, які зараз є відповідальними особами підприємства. У правому верхньому куті відновленого документа потрібно зазначити "Відновлено" з посиланням на дату та номер акта комісії або наказу керівника, яким затверджено факт знищення документів під час бойових дій. Оскільки мова про відновлення, то відновлені документи мають бути датами оргіналів.

Див. у відео (з середини) https://7eminar.ua/events/2688/4607

Зразки:

Акт про втрату документів

Повідомлення про втрату первинних документів

Наказ про створення комісії для проведення розслідування, щодо знищеної кадрової документаці

Акт про знищені та відсутні первинні документи

Лист-запит щодо надання копій знищених пожежею документів

Раді допомогти, звертайтесь ще!