Оприбуткування вживаної оргтехніки без первинних документів та облік

Оприбуткування вживаної оргтехніки без первинних документів — це нестандартна ситуація, яку обов’язково потрібно належним чином документально оформити, щоб уникнути проблем під час перевірок (ДПС, аудит, внутрішній контроль).

Ось як діяти крок за кроком:

1. Підстави для оприбуткування
Навіть якщо немає документів (договір, накладна), не можна просто так взяти техніку на баланс. Вам потрібно:

🟦 Встановити джерело надходження:
передано працівником (за актом передачі);
знайдено/виявлено під час інвентаризації (за рішенням керівника);
придбано, але втрачено документи (максимально відновити).

2. Оформити Акт приймання
Створюється внутрішній акт приймання оргтехніки, у якому зазначається:

вид техніки (марка, модель, серійний номер);
технічний стан;
оцінка вартості (бажано з описом логіки визначення);
джерело надходження;
підписи комісії (не менше 3 осіб);
рішення про прийняття на баланс.
📄 Форма довільна, але з обов’язковими реквізитами згідно зі ст. 9 Закону «Про бухоблік».

3. Оцінка вартості
Вартість можна визначити:

за експертною оцінкою (якщо значна);
за ринковими цінами аналогічної техніки (прайси, OLX, Rozetka, скріншоти);
комісійно (за рішенням комісії у вищевказаному акті).
🔸 Якщо вартість незначна (наприклад, 2–5 тис. грн), часто обмежуються внутрішньою комісією.

Ось зразок Акта приймання вживаної оргтехніки, яка надходить без первинних документів (наприклад, знайдена або передана працівником). Можна адаптувати під ваш випадок:

АКТ №___ приймання вживаної оргтехніки
м. _____________
«_» ___________ 20 р.

Ми, що нижче підписалися, комісія у складі:

Голова комісії – ____________________, (посада, П.І.Б.)
Член комісії – ______________________, (посада, П.І.Б.)
Член комісії – ______________________, (посада, П.І.Б.)
склали цей Акт про те, що на підставі рішення керівника підприємства від «_» ________ 20 р. було здійснено огляд вживаної оргтехніки, яка надходить до обліку підприємства.

1. Інформація про техніку
№
Найменування
Марка/модель
Серійний №
Стан
Орієнтовна вартість, грн
Примітка
1
Ноутбук
Lenovo ThinkPad T480
R9Z12345L
Робочий, сліди зносу
8 000 грн
Б/в, потребує чистки
2
Принтер
HP LaserJet P1102
CNB512345
Робочий
2 000 грн
Без USB-кабелю

Примітка: оцінка вартості здійснена на підставі середньоринкових цін станом на дату складання акта.

2. Джерело надходження
Техніка передана працівником __________________ (П.І.Б., посада), який використовував її у службових цілях. Підтверджено, що техніка належить підприємству, але документи втрачено.
АБО
Техніка виявлена під час інвентаризації в приміщенні за адресою ______________________.

3. Рішення комісії
Прийняти зазначену техніку на облік підприємства.
Віднести її до категорії:

Основні засоби (рахунок 10)
Малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА) (рахунок 112)
Встановити строк експлуатації (за обліковою політикою): ___ років.
Оприбуткувати техніку за первісною вартістю, визначеною комісією.

Голова комісії: _______________ /П.І.Б./
Член комісії: _______________ /П.І.Б./
Член комісії: _______________ /П.І.Б./

Затверджую:
Керівник підприємства: _______________ /П.І.Б./
Наказ № ___ від «_» _______ 20 р.

Раді допомогти, звертайтесь ще!