Нарахування резерву відпусток: порядок та інвентаризація невикористаних днів

Для того, щоб у 2025 році всі відпустки та компенсації відпусток, в т.ч. минулих періодів, виплачувати із резерву, треба спочатку створити "вхідний залишок" на 01.01.2025 за рахунок прибутку: Дт 44 ... Кт 471 за принципом інвентаризації резерву.
Пункти 8.1-8.2 Положення про інвентаризацію (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#Text) визначають наступне:

При інвентаризації забезпечень перевіряються їх правильність і обґрунтованість. Залишок забезпечення на виплату відпусток, у тому числі відрахування на загальнообов’язкове державне соціальне страхування з цих сум, станом на кінець звітного року визначається за розрахунком, який базується на кількості днів невикористаної працівниками підприємства щорічної відпустки та середньоденній оплаті праці працівників. Середньоденна оплата праці визначається відповідно до законодавства.
Необхідно порахувати залишок невикористаних днів щорічних (основної та додаткових) відпусток, а також відпустки на дітей по всім працівникам і розрахувати, скільки на їх нарахування та ЄСВ треба коштів станом на кінець попереднього року.
Таким чином "вхідного залишку" по Кт 471 рахунку вистачить на виплату усіх невикористаних відпусток у поточному періоді.

На витрати періоду за Дт 23, 91, 92, 93 будуть відноситись суми поточного резерву, розрахованого уже протягом 2025 року.

Згідно з п. 13 НП(С)БО 11 "Зобов’язання" (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0085-00#Text) сума забезпечення на виплату відпусток визначається щомісяця як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці з урахуванням відповідної суми відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.
Тобто, маємо дві формули:
Формула коефіцієнту резервування (визначається тільки 1 раз на рік):
Кр = Вп ÷ ФОПп
Кр – коефіцієнт резервування
Вп – планова сума відпускних за рік
ФОПп – плановий фонд оплати праці за рік
Розрахунок місячної суми резерву (розраховується щомісячно):
Рм = ЗПм × Кр × Кєсв
Рм – сума резерву відпусток відповідного місяця
ЗПм – фактична заробітна плата за відповідний місяць
Кр – коефіцієнт резервування
Кєсв – коефіцієнт ЄСВ (1,22 для усіх і 1,0841 для працівників з інвалідністю).
Наприклад, планова сума фонду оплати праці на рік 500 000 грн. З них 21 000 - планова сума відпускних на рік.
Кр=21000/500000*1,22=0,042*1,22=0,05124
Тепер для визначення суми резерву відпусток кожного місяця (починаючи з січня) множимо фактично нараховану суму зарплати за місяць на Кр.
Наприклад, за січень нараховано 42000 зарплати, тоді резерв відпусток 42000*0,05124=2152,08
Дт 92, 93, 23 ... Кт 471 - 2152,08 грн.
Нарахування відпусток та компенсації відпусток, а також ЄСВ на ці суми будуть зменшувати резерв:
Дт 471 ... Кт 661, 651

Відповідно до п. 17 НП(С)БО 11 "Зобов’язання" залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, у разі потреби, коригується (збільшується або зменшується).

Для цього необхідно порахувати станом на 31.12.2025 залишок невикористаних днів щорічних (основної та додаткових) відпусток, а також відпустки на дітей по всім працівникам і розрахувати, скільки на їх нарахування та ЄСВ треба коштів.
Отримані розрахункові дані у відомості порівнюємо із залишком по Кт 471 рахунку і робимо проведення:
1) Дт 20, 23, 91, 92, 93, 94 … Кт 471 – на суму донарахованого резерву
2) Дт 20, 23, 91, 92, 93, 94 … Кт 471 (сторно) – на суму зайво нарахованого резерву.
Таким чином перехідного залишку по Кт 471 рахунку вистачить на виплату усіх невикористаних відпусток у наступному періоді.

Раді допомогти, звертайтесь ще!