Заголовок тимчасово відсутній

Зберігання електронних документів на підприємстві регулюється низкою нормативно-правових актів, серед яких основними є:

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі – Закон № 851);
Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII;
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (ст. 9);
Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5, яким затверджено Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання (далі – Наказ № 1886);
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88).
Основні правила зберігання

Тривалість зберігання
Згідно з п. 4 розд. I Наказу № 1886, документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання повинні створюватися у двох формах — паперовій та електронній. Термін зберігання електронних документів має бути не меншим, ніж встановлений законодавством для паперових аналогів.
Формат і носії
Електронні документи повинні зберігатися у форматі, що дозволяє перевірити їхню цілісність. Якщо є загроза втрати документів на електронному носії, підприємство зобов'язане зробити резервну копію або продублювати дані на інших носіях (ст. 13 Закону № 851).
Доступність і відновлюваність
Підприємство повинно забезпечити:

доступність документів для подальшого використання;
можливість відновлення документа в оригінальному форматі;
збереження інформації про автора, дату створення, надсилання чи отримання (ст. 13 Закону № 851).
Цілісність і автентичність
Важливо забезпечити контроль цілісності електронного документа. Для цього застосовується механізм перевірки електронного підпису (КЕП/ЕЦП), який засвідчує автентичність документа (ст. 7 Закону № 851, Закон № 2155).
Організаційні заходи
Підприємство повинно:

затвердити локальний нормативний акт (наприклад, інструкцію або положення) про організацію електронного архіву;
визначити відповідальних осіб;
створити внутрішню систему доступу, реєстрації та обліку електронних документів;
передбачити систему резервного копіювання та захисту даних.
Архівування і знищення
Після закінчення терміну зберігання документи можуть бути знищені. Архівування електронних документів здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства на підприємстві, з урахуванням вимог Наказу № 1886.
Особливості податкової і бухгалтерської документації
Згідно з Положенням № 88 (п. 4.6), документи з бухгалтерського обліку мають зберігатися у строки, визначені ст. 44 ПКУ

Раді допомогти, звертайтесь ще!