Заголовок тимчасово відсутній

Електронний документообіг (ЕДО) – це система обміну документами в електронній формі, що передбачає створення, обробку, передачу, зберігання та знищення електронних документів із використанням електронного підпису та з урахуванням законодавчих вимог (ст. 10 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV, далі – Закон № 851).

Правові засади електронного документообігу в Україні визначені наступними нормативно-правовими актами:

Закон № 851-IV – регулює загальні правила обігу електронних документів;
Закон № 2155-VI «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» – визначає вимоги до електронного підпису;
Закон № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» – регулює обіг первинної документації;
Наказ Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 – затверджує Порядок роботи з електронними документами;
Положення № 88, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 – щодо виправлення помилок у первинних документах.

Електронний документ: статус і реквізити
Згідно зі ст. 5 Закону № 851, електронний документ – це документ, зафіксований у формі електронних даних із обов’язковими реквізитами. Оригіналом вважається електронний примірник з кваліфікованим електронним підписом (КЕП) відповідно до Закону № 2155.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону № 996, первинний документ у будь-якій формі (електронній чи паперовій) повинен містити:

назву документа;
дату складання;
назву підприємства;
зміст господарської операції;
посади відповідальних осіб;
підписи або електронні дані, що дозволяють ідентифікувати підписанта.
Кожен екземпляр електронного документа, створений, переданий або збережений, має юридичну силу (ст. 7 Закону № 851). Копією вважається роздрукований варіант, засвідчений відповідно до законодавства.

Організація ЕДО на підприємстві
Закон № 851 дозволяє підприємствам самостійно організовувати документообіг, з урахуванням технічних можливостей та вимог бізнес-процесів. Важливо:

розробити локальний акт з впровадження ЕДО;
забезпечити наявність програмного забезпечення для створення, підпису і зберігання документів;
встановити порядок зберігання, відповідно до Наказу № 1886 (розд. I, п. 4) – для документів понад 10 років: у двох формах (електронній і паперовій).
У договорі слід заздалегідь узгодити:

застосування ЕДО,
формат первинних документів,
порядок передачі, підписання,
дату відправлення документа (ст. 10 Закону № 851),
вимогу про ЕЦП або КЕП.

Зберігання електронних документів
Ст. 13 Закону № 851 та Наказ № 1886 встановлюють правила архівації:

електронні документи зберігаються у форматі, що забезпечує їхню цілісність і можливість перевірки;
обов’язкове дублювання на інші носії або у паперовому вигляді, якщо є ризик втрати;
обов’язково зберігається інформація про автора, час створення, змін, пересилання тощо.

Виправлення помилок
П. 4.6 Положення № 88 вимагає, щоб помилки виправлялись згідно з чинним законодавством. Проте Закон № 851 не містить спеціальної процедури виправлення, тому підприємство має:

самостійно встановити порядок (скасування документа або його редагування із збереженням історії змін);
погодити правила обміну і виправлення документів із контрагентами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!