Авансовий звіт можна провести,але це може викликати питання у податкових органів

Підприємство компенсує працівникові витрати на придбаний ноутбук, важливо врахувати податкові наслідки:

Згідно з пп. "б" пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965, не оподатковується сума, надана під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені роботодавця. Однак у цьому випадку кошти під звіт не видавалися, тому вимоги п. 170.9.3 ПКУ щодо строків подання авансового звіту не застосовуються. Штрафні санкції за несвоєчасне звітування також не перебчано таке пояснення від ДПС можна знайти в ЗІР Категорія: 109.15 - https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41828

Відповідно до пп. "г" п. 164.2.17 ПКУ, відшкодування витрат працівнику розглядається як додаткове благо, яке підлягає оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором (1,5%). ЄСВ на таку суму не нараховується. Водночас ДПС пояснює https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40099 та , що якщо витрати працівника були здійснені в межах його трудових обов’язків (наприклад, для забезпечення господарської діяльності підприємства), то компенсація не є оподатковуваним доходом. Однак це має бути належним чином документально підтверджено.

Щоб уникнути оподаткування, заздалегідь пропишіть в посадовій інструкції працівника його право та обов’язок здійснювати придбання необхідних товарів для потреб підприємства. Наприклад, у розділ «Права та обов’язки» можна додати пункт: "У разі виробничої необхідності здійснює придбання послуг та матеріально-технічних цінностей (інвентарю, паливно-мастильних матеріалів, господарських товарів, канцтоварів, іншого майна) з метою забезпечення безперервної роботи підприємства.

Щоб правильно оформити компенсацію витрат працівника на придбання ноутбука і уникнути податкових ризиків, рекомендується підготувати такі документи: Посадову інструкцію з пунктом про можливість здійснення працівником покупок для потреб підприємства; Наказ керівника про відшкодування витрат та підставу для придбання ноутбука, його необхідність для виконання службових обов’язків, відповідального працівника; Авансовий звіт, скласти бухгалтерську довідку із поясненням причин подання авансового звіту із запізненням, за потреби оформити акт приймання-передачі ноутбука на баланс підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!