Відрядження оформлюється відповідним наказом по підприємству

Підставою для поїздки може бути запрошення запрошуючої сторони (партнери та зацікавлені сторони) або без запрошення (побачили приміром, виставку за тематикою, де можуть бути потенційні партнери). Тобто підстава або запрошення довільної форми чи доповідна працівника із підтвердженням даних про захід, який він планує відвідати.

Відповідно до ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку. Це трудові гарантії.

Не заборонено працівнику проживати не у готелі, а у родичів чи друзів. В такому разі не буде витрат на проживання для компенсації.

Для не бюджетних установ розмір добових не регламентований на законодавчому рівні. Це означає, що кожен роботодавець самостійно встановлює розмір добових по Україні та за кордон.

Не оподатковувана межа по Україні – 800 грн/доба, за кордон – 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

За кордон бажано встановити добові менше 80 євро/доба, аби не було потреби щодня перераховувати базу для нарахування ПДФО разі зменшення курсу НБУ. Виплачувати аванс можна як у валюті, отриманій за розрахункового рахунку, так і у гривневому еквіваленті на дату виплати авансу.

Аванс можна виплатити на корпоративну чи особисту картку працівника.

По поверненні із відрядження працівник має прозвітувати із надання підтвердних документів (квитки на проїзд) та виписку чи відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти.

Уважно! Без квитків та виписки/витягу (приміром квитки загубив, виписку надавати не хоче), маєте оподаткувати таку компенсацію ПДФО (база оподаткування із коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ.

І ще важливо для оподаткування чи неоподаткування відрядження – зв’язок із госпдільністю.

Всі ці норми чітко прописані в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 . Саме тому важливо по поверненні із відрядження мати укладений господарський договір чи протокол намірів чи протокол намірів, що не відбулись.

Видача авансу на відрядження Дт 372 Кт 311, затвердження авансового звіту Дт 92 чи інший витратний рахунок Кт 372

Раді допомогти, звертайтесь ще!