Заголовок тимчасово відсутній

Може, мова йде про запровадження внутрішнього ЕДО (повного або часткового).

Електронний документообіг (ЕДО) — це процес створення, погодження, надсилання, отримання та зберігання електронних документів у цифровому форматі. Основними складовими ЕДО є:

• Електронний документ — документ з обов’язковими реквізитами, де інформація відображається у електронному вигляді. Електронний документ може бути перетворений у візуальну форму, придатну для сприйняття людиною.

• Позначка (мітка) часу є обов’язковим реквізитом при накладанні КЕП на електронний документ. Вона фіксує дату та точний час у момент підписання документу, що присвоюється електронному підпису. Позначку часу видає сервер центру сертифікації ключів OCSP.

Електронний документообіг в загальному можна розділити на:

• Внутрішній ЕДО – це обмін електронними документами всередині компанії, сюди відносяться: кадрові документи, накази, розпорядження та інші види документів, які використовуються в роботі організації. Наприклад, для цього підійде програма BAS Документообіг КОРП.

• Зовнішній ЕДО – це обмін документами між підприємствами та держустановами, сюди відносяться: договори та додаткові угоди, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, видаткові накладні, ТТН, довіреності, офіційні листи та інші.

Для внутрішнього документообігу потрібно розробити положення про електронний документообіг — описати в них процеси, для яких буде задіяний зовнішній сервіс чи внутрішнє програмне забезпечення і отримати письмову згоду працівників (якщо буде запроваджений повний кадровий ЕДО).

В першу чергу, потрібно керуватися нормами Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV, який встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів (див. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text).

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Таке визначення містить ч. 1 ст. 5 Закону № 851.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. При цьому оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Важливо: аби впевнитися у цілісності електронного документа необхідно перевірити електронний цифровий підпис. Ця вимога встановлена ст. 12 Закону № 851. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Тобто без такого підпису він не вважається створеним та цілісним.

Особливості ведення е-табелю обліку робочого часу

Отже, аби дотримати норм законодавства під час складання Табелю в електронному вигляді, ви зобов’язані забезпечити:

• по-перше – неможливість виправити інформацію, яка зазначена в Табелі;

• по-друге – наявність в Табелі кваліфікованого електронного підпису відповідальних осіб;

• по-трете – зберігання електронної форми Табелю як мінімум протягом року.

До речі, про термін зберігання Табеля слід сказати окремо. Так, регламентовані строки зберігання Табеля такі:

• у загальному випадку — 1 рік (поз. 408 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. № 578/5, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text);

• щодо працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці, — 75 років (поз. 445 Переліку № 578/5);

• щодо громадян, які постраждали унаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (поз. 685 Переліку № 578/5).

Тобто в загальному випадку Табель повинен зберігатися 1 рік. Однак не варто залишати без уваги поз. 336 Переліку № 578/5. У ній вказано, що первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, треба зберігати 3 роки. Такий 3-річний строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки податковими органами, а також завершення ревізії (для бюджетних установ) Держаудитслужбою за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах такі документи слід зберігати до ухвалення остаточного рішення. На зберігання Табеля протягом 5 років також вказують пп. 44.1 і 44.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17?).

Відповідно, щоб уникнути непорозумінь з контролюючими органами, краще зберігати Табель протягом 5 років. щодо е-відомості про нарахування ЗП

Офіційно затвердженої форми Відомості не існує. Можете розробити її самостійно. При цьому обов’язково зважайте на вимоги пункту 2 статті 9 Закону про бухоблік щодо обов’язкових реквізитів. Документ має містити:

 назву «Відомість із нарахування заробітної плати»;

 назву підприємства, від імені якого складаєте відомість;

 дату складання, в т. ч. період (місяць), якого стосується відомість;

 зміст господарських операцій, тобто складові нарахованої зарплати, проведені утримання;

 одиницю виміру господарської операції — гривня з копійками;

 посади осіб, відповідальних за проведення і правильність оформлення господарської операції. Як правило, це бухгалтер, головний бухгалтер, керівник. ФОП записує себе, а також може зазначити особу, яка веде для нього облік;

 особисті підписи та інші дані осіб, які брали участь у проведенні господарської операції.

Відомість можна вести в електронному вигляді, при цьому, щоб дотримуватися норм законодавства, ви зобов’язані забезпечити:

• по-перше – неможливість виправити інформацію, яка зазначена в Відомості;

• по-друге – наявність у Відомості кваліфікованого електронного підпису відповідальних осіб;

• по-трете – зберігання електронної форми Відомості 75 років.

Строк зберігання документів по заробітній платі обчислюйте з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, якщо справу завершили діловодством у 2023 році, строк їх зберігання починайте рахувати з 1 січня 2024 року (п. 2.10 Переліку № 578).

Що означає «справа, завершена діловодством»? Наприкінці року служба діловодства обов’язково закриває підсумковим записом номенклатуру справ організації, який підписує керівник служби діловодства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text). Раді допомогти, звертайтесь ще