Топ-10 помилок при роботі з ПРРО Checkbox

Розглянемо тему, від якої залежить успішність вашої роботи з касою. І це – найпоширеніші помилки роботи з ПРРО. Знаючи їх, ви зможете уникнути зайвих проблем і видавати чеки спокійно, не переживаючи за штрафи та перевірки.

 

Помилка №1 – не використовувати ПРРО там, де це потрібно

На сьогоднішній день майже всі підприємці зобов'язані видавати чеки, а отже – користуватися реєстраторами розрахункових операцій. Кому обов’язково використовувати РРО / ПРРО:

• ФОП 2, 3, 4 групи (але є винятки)
• ФОП та юридичні особи на загальній системі оподаткування
• Інтернет-торговці з отриманням готівки через кур’єра чи пошту. З 1 червня 2025 року посилився моніторинг тих, хто продає з післяплатою через Нову пошту
• Фізичний та онлайн еквайринг
• Оплата в банках без переадресування на IBAN
• Оплата в кредит або частинами

Звісно, існують певні виключення, як-от ФОП 1 група, післяплата на Укрпошту, оплата на реквізити IBAN без транзитних рахунків. Або якщо ФОП є дизайнером, програмістом, психологом тощо і отримує за свої послуги гроші на IBAN і т. д., але станом на сьогодні в більшості випадків РРО / ПРРО обов’язковий, тому ретельно дослідіть вашу ситуацію перед тим, як приймати гроші від ваших клієнтів. 

 

Помилка №2 – використовувати декілька ПРРО одночасно

Дуже легко щось наплутати й зробити помилку, якщо ви працюєте з кількома касами одномоментно. Використовуйте просту формулу: 1 каса – 1 касир – 1 ПРРО – 1 інтеграція. Тоді ви збережете порядок, стабільну роботу системи та мінімізуєте ризик штрафів. 

 

Помилка №3 стосується відкриття та закриття зміни

Її часто допускають, намагаючись підлаштувати касову зміну під робочий графік магазину. Але відкривати зміну треба лише тоді, коли є продажі. Якщо протягом дня не було реалізацій – зміну відкривати не обов’язково.

А от якщо ви зміну вже відкрили, то:

• по-перше – закрити її потрібно до 23:59 того ж дня, незалежно від часу відкриття;

• по-друге – навіть якщо продажів не було – закриття зміни обов’язкове, інакше можуть виникнути помилки в Z-звітах та порушення касової дисципліни.

На щастя, в Checkbox можна налаштувати автоматичне закриття – але не пізніше 23:45, а також увімкнути нагадування про перевірку закриття зміни.

 

Помилка №4 – вносити зміни в кабінеті платника податків під час відкритої касової зміни 

Не можна редагувати торгову точку, касу, закривати ФОП тощо, якщо зміна відкрита. У Checkbox система блокує такі дії й просить спочатку закрити зміну. А от в електронному кабінеті платника податків такого запобіжника немає: ви можете внести зміни, навіть не знаючи, що каса досі активна. Це виллється в технічні збої та помилки у фіскалізації. Тому перед будь-якими змінами переконайтеся, що зміна закрита. 

Завершили редагування в кабінеті платника податків? Після цього на порталі Checkbox обов’язково натисніть кнопку “Синхронізувати дані з ДПС”, щоб оновити дані та переконатися в їхній актуальності. 

 

Помилка №5 – нерозуміння того, чи потрібно друкувати чек, чи ні

Відповідь проста і однозначна: друкувати чек необов’язково. А от що обов’язково – це показати його покупцю. В якій формі ви будете показувати – електронній чи паперовій – тут законодавство залишає вибір за вами.

Однак є нюанс: просто показати QR-код на екрані недостатньо. Щоб усе було коректно, потрібно показувати повне зображення чека (а не лише код). Наприклад, так, як це реалізовано в Андроїд POS-терміналі – там одразу видно весь чек, і це задовольняє вимогу закону “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг”.

 

Помилка №6 – одна з найпрѝкріших: загубити головний ключ підприємця, яким він подає звітність у податкову, або забути пароль до нього

Чому це критично? Бо саме це ключ першого документа, і без нього виникнуть труднощі з подальшою фіскалізацією та звітністю. І таке часто трапляється з файловими ключами – вони зберігаються на ваших пристроях. Натомість найкращий варіант – використовувати хмарний ключ, котрий неможливо загубити, адже він знаходиться на віддаленому захищеному сервері.

 

Помилка №7 – робити заміну ключа касира в останній день роботи ключа. Це поширена помилка, особливо серед ФОПів, які самі виступають у ролі касира

В останній день дії ключа касира відкривати ним зміну не можна, бо ключ може закінчитися при відкритій зміні і тоді її не вийде закрити. А це тягне за собою грубе порушення: незакрита зміна понад 24 години.

Як діяти в такій ситуації? Змінюйте ключ завчасно, коли каса закрита і зміна завершена. Це дозволить уникнути блокувань, штрафів і непотрібного головного болю.

 

Помилка №8 – неправильне винесення та внесення готівки

Якщо ви працюєте з готівкою, і після відкриття зміни маєте на балансі каси 0, то обов’язково зробіть внесення готівки, щоб додати розмінну монету в касу та показати наявну суму готівки на місці продажу.

Винесення готівки – або це також називають “інкасація” – слід робити перед закриттям касової зміни і лише в тому випадку, якщо готівкові кошти забираються з місця продажів.

Якщо ж ці готівкові кошти залишаються на місці продажу, то винесення готівки робити не треба. В такому випадку вона автоматично перенесеться на наступну касову зміну і буде відображатися в балансі каси як початковий залишок після відкриття зміни.

 

Помилка №9 – не налаштувати податкові ставки

Продаєте вино, шампанське, цигарки або інші підакцизні товари? Тоді обов’язково перевірте, чи додана податкова ставка "Акциз" у відповідному розділі, а також — чи вона застосована до відповідного товару при його створенні в системі.

Якщо цього не зробити, продаж буде некоректним з точки зору фіскального обліку.

 

Помилка №10 – І остання помилка, яку ми сьогодні розглянемо – відсутність можливості прийому безготівкової оплати

З 1 січня 2025 року всі підприємці в Україні – навіть у населених пунктах чисельністю менше 5 тисяч осіб – повинні надавати своїм клієнтам можливість безготівкового розрахунку. Іншими словами, потрібно мати платіжний термінал (POS-термінал) для прийому оплат карткою.

До винятку належать хіба що ФОП першої групи на єдиному податку і торговці, які ведуть торгівлю з використанням торгових автоматів, виїзну (виносну) торгівлю або ж здійснюють продаж власноручно вирощеної чи відгодованої продукції. Однак із 1 січня 2026 року навіть їм стане потрібен ПОС-термінал.

За недотримання правил можуть оштрафувати: від 1700 грн за перше порушення, і до 17 000 грн – за повторне.

Але якщо ви використовуєте ПРРО від Checkbox і маєте смартфон з NFC-модулем, вважайте, що ви тримаєте термінал прямо у ваших руках! Достатньо лише встановити застосунок Checkbox, виконати дрібні налаштування і ви вже зможете приймати оплати карткою, виконуючи норму закону. Або можете скористатися іншим, вже згаданим рішенням – мобільним Андроід POS-терміналом, що приймає оплати картками від клієнтів та на місці видає чек.