Відпустки – 2025: середня зарплата, виплата, облік і звітність

Додаткові матеріали

Презентація

Наказ про виплату компенсації за невикористану щорічну додаткову відпустку (без звільнення)

Текстове розшифрування відео

Правила обчислення компенсації за невикористані дні відпусток.

Після внесення змін до Порядку №100 обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року, проводиться виходячи з виплат, нарахованих в 2023 році. Незалежно від того, коли були накопичені ці дні - у 2015, 2007 чи 2001 році - всі дні, накопичені до 31 грудня 2023 року, розраховуються з виплат нарахованих у 2023 році.

Ці зміни стосуються лише компенсації. Для відпусток, коли працівник безпосередньо відпочиває, змін не відбулось - там залишається звичайний розрахунковий період. Зміни стосуються виключно днів невикористаних відпусток, які працівник накопичив за всі роки включно по 31 грудня 2023 року.

З накопиченими днями невикористаних відпусток в 2024-2025 роках працюємо так, як до 12 вересня 2023 року, оскільки саме 12 вересня 2023 року внесли зміни в Порядок №100. Облік накопичених днів відпусток, які підлягають компенсації під час звільнення, ведеться до 31 грудня 2023 року і з 1 січня 2024 року. Все, що накопичено з 1 січня 2024 року, під час компенсації розраховується із загальним 12-тимісячним розрахунковим періодом.

Для розрахунку відпускних, коли працівник відпочиває, нічого не змінилось. Зміни стосуються саме компенсації за невикористані дні відпусток, накопичених до 31 грудня 2023 року, які обчислюються з виплат, нарахованих у 2023 році.

Розглянемо особливий випадок: як визначити середню зарплату для компенсації за невикористані відпустки, якщо весь 2023 рік працівник був у відпустці без збереження зарплати. Якщо в розрахунковому періоді 2023 року є зарплата, проблем немає - працюємо з тими виплатами. Але якщо працівник весь 2023 рік перебував у відпустці без збереження зарплати, а накопичені дні відпусток є, розрахунок проводиться з окладу або з мінімальної зарплати.

Мінекономіки у своєму листі (від 03.01.2024 № 4707-05/572-09) зазначило, що для працівників, у яких відсутній розрахунковий період, розрахунок середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року, здійснюватиметься виходячи з встановленого на час розрахунку (на дату звільнення) посадового окладу.

Наприклад, якщо працівник звільняється в травні 2025 року, а в розрахунковому періоді 2023 року не мав нарахувань через перебування у відпустці без збереження зарплати, береться його оклад станом на день звільнення. Якщо оклад менше мінімальної зарплати, береться мінімальна зарплата станом на поточний день (8000 грн). При цьому не враховується оклад, який був у 2023 році.

Приклад

Працівник з 01.01.2023 по день звільнення 15 квітня 2025 року, перебував у відпустці без збереження зарплати за згодою сторін через воєнний стан. Оклад працівника у 2023 році складав 6700 грн, у квітні 2025 згідно зі штатним розписом оклад встановлено в розмірі мінімальної зарплати 8000 грн.

Дні відпустки без збереження зарплати за згодою сторін на час воєнного стану з 24.12.2023 не дають права на дні щорічної відпустки. Тобто право на дні відпустки виникає до 31.12.2023. Це означає, що для компенсації потрібно визначити одну середню зарплату. Для компенсації за невикористану відпустку, право на яку виникло до 31.12.2023 середня зарплата визначається з виплат за 2023 рік. Тобто розрахунковим періодом є січень – грудень 2023. Проте в такому періоді немає заробітку. Тому середню зарплату визначають виходячи з окладу або МЗП.

В даному прикладі середню зарплату визначаємо за такою формулою:

8000 грн × 12 міс. : 365 дн. = 263,01 грн

Тобто беремо оклад який встановлений у місяці звільнення. Також потрібно поділити на 365 днів. Це кількість календарних днів в розрахунковому періоді січень-грудень 2023 року. 

Може виникнути ситуація, коли працівник працював і в 2023, і в 2024, і в 2025 році, а звільняється, наприклад, в травні 2025 року. В такому випадку бухгалтеру необхідно проводити розрахунок компенсації при звільненні у два етапи.

Перший етап - розрахунок з виплат, нарахованих в 2023 році за ті дні, які накопичені до 31 грудня 2023 року. 

Другий етап - розрахунок за відпустки, накопичені за 2024 рік і 2025 рік. Якщо працівник звільняється у травні 2025 року, розрахунковий період буде травень 2024 - квітень 2025 року, і працюємо вже з цим розрахунковим періодом.

Отже, необхідно чітко розуміти: дні, накопичені до 31 грудня 2023 року, рахуються з виплат, нарахованих в 2023 році. За відсутності нарахованих виплат в 2023 році, розрахунок проводиться з окладу станом на поточний день, але не менше ніж з розрахунку мінімальної зарплати. А дні, накопичені починаючи з січня 2024 року, розраховуються звичайним способом з використанням 12-тимісячного розрахункового періоду.