Використання Excel з метою деталізації аналітичного обліку палива

Суб'єкти господарювання, які використовують транспортні засоби в господарській діяльності, зобов'язані вести облік руху паливно-мастильних матеріалів (придбання, використання та списання). В сучасних економічних умовах використання палива може відбуватися шляхом фактичної заправки на автозаправних станціях, в тому числі й через використання паливних карток, та через придбання певної кількості палива, яка буде зберігатися у ємностях на території суб'єкта господарювання та буде заправлятися власна техніка. А у бухгалтерської служби виникає обов'язок не тільки обліку придбання палива і використання, а ще й облік палива в ємності для зберігання та облік палива в баках кожного окремого транспортного засобу. На жаль, не все стандартне програмне забезпечення, яке використовується в Україні, дає можливість створення настільки детальної аналітики для обліку палива (обліку по баку, обліку по кожному окремому транспортному засобу). В програмі звісно можна створювати різні склади для обліку паливно-мастильних матеріалів: склад, як ємність для зберігання, та склад або склади на кожен окремий транспортний засіб. Проте облік паливно-мастильних матеріалів, як відомо, здійснюється по рахунку 203 «Паливо» і у разі здійснення обліку по складах при формуванні загальної оборотно-сальдової відомості сума та кількість палива при обліку по складах задвоюється, оскільки по дебіту 203 рахунку по складу, ну так ємність або бочка, відображається прихід палива, а відповідно по кредиту його вибуття. При цьому водночас по дебету 203 рахунку, але вже по складу, там певний транспортний засіб, знову відображається оприбуткування.

Створення довідника з зазначенням характиристик автомобілей

І в цьому випадку на допомогу бухгалтеру приходить Excel. Першим плюсом обліку палива в Excel є можливість перенесення залишків із місяця в місяць шляхом копіювання раніше створеного документа. Для обліку палива в Excel перше, що необхідно зробити, – довідник, в якому і визначити необхідні характеристики для кожного транспортного засобу. В довіднику ми визначаємо обсяг кожного баку автомобіля, потужність його, норму списання для кожного транспортного засобу. Крім того, можна додати будь-які інші контрольні характеристики, які необхідні для обліку паливно-мастильних матеріалів саме вашого суб'єкта господарювання саме для ваших особливостей.

Наступною закладкою в поточному місяці й в кожному місяці буде облік палива по нашій ємності. В нашому прикладі прихід палива розділено на двох постачальників. За необхідності можна залишати одного або додавати ту кількість постачальників, у яких ви фактично придбаєте паливно-мастильні матеріали. Ми бачимо колонки, що залиті зеленим кольором, де відображено прихід палива по днях, це кількісний облік. Тобто на цю кількість, ну ось так от 2 березня у нас придбано 6 000 л, тобто на цю кількість у нас мають бути й приходні документи: видаткова накладна та товарно-транспортна накладна. Тобто на цю кількість, яку привіз нам постачальник палива і залив нам (його завантажив) в нашу ємність для зберігання. В рожевій колонці ми бачимо використання нашого палива, знову ж таки по дням сумарно. 7 700 л ми заправили наші автомобілі 1 березня. Відповідно в журналі обліку палива необхідно відобразити й прихід і використання палива з нашої ємності. Ну і відповідно в цілому по місяцю ми бачимо і кількість палива, яке ми використали на заправку наших транспортних засобів, і загальну суму придбаного палива, ну і залишок в бочці на кінець кожного дня, що дуже важливо саме для ведення книги обліку палива.

Облік палива по кожному автомобілю

Наступна закладка, вона найоб'ємніша і дуже важлива, і саме від неї заповнюються всі попередні дані. І тут ми знову-таки бачимо перелік наших транспортних засобів з ємністю наших баків. Паралельно кожному транспортному засобу ми бачимо інформацію про дати заправки нашого транспортного засобу в розрізі кожного дня. Ну так перший наш автомобіль був заправлений 1 березня, 3 березня, 6 березня і так далі. При цьому сума заправки на кожен день переноситься до попередньої нашої закладки «Бочка», яку ми дивились. Так за 1 березня ми сумарно заправили 7 700 л і якщо ми переходимо в нашу закладку «Бочка», ми бачимо, що ця сума саме і відповідає тій сумі, на яку ми заправили наші транспортні засоби. На цій же сторінці, але ж трішечки нижче, ми бачимо таблицю з інформацією про фактичне списання паливно-мастильних матеріалів за кожен день. Ми вказуємо щоденний пробіг. Так наш автомобіль 1 березня проїхав 500 км, це наша ось перша така рожева стрічечка. Інформацію ми беремо з товарно-транспортної накладної, з подорожнього листа, чи з іншого документу, який надає нам водій після саме здійсненого рейсу, здійсненого перевезення. Якщо водій не звітує щодня або ж рейси у нас, акти виконаних робіт, закриваються не щодня, відповідно пробіг буде вказано на той день, в який буде завершено саме надання послуги, до бухгалтерської чи облікової служби буде передана інформація щодо пробігу.

В наступній колонці у нас визначено залишок паливно-мастильних матеріалів саме в баку автомобіля на кінець дня. Це можна визначити лише якщо вказано пробіг. Якщо пробіг не завершено, то відповідно і залишок у баку ми не розраховуємо. Цей показник ми розраховуємо або відповідно до наших фактичних показників, які ми отримали від водія, або відповідно норм списання, як показано у нас на прикладі. У нас є витрати палива на 100 км 35 л, відповідно ми помножили на пробіг і обрахували кількість палива, яку наш автомобіль використав з врахуванням залишку палива у баку на початок місяця, у нас також є ця інформація, і відповідно обрахували цей залишок. При розрахунку ми маємо розуміти, що наше фактичне списання не має перевищувати норми, які ми закріплюємо внутрішніми наказами по підприємству. В цій же таблиці, ось трішки нижче, блакитна стрічка, ми отримуємо інформацію про дозаправлення палива, якщо вона здійснювалася. Тобто наш автомобіль здійснив рейс, використав певну кількість палива, приїхав на нашу станцію і заправив ще собі 175 л. І так обраховуємо залишок, який переносимо на початок наступного дня і який вже далі будемо використовувати до кінця місяця. Так за кожен день на кожен автомобіль ми здійснюємо такий оперативний облік щодо здійсненого пробігу і щодо заправки паливно-мастильними матеріалами наших транспортних засобів. І таким чином ми отримаємо так звану «Шахматку», суми якої по паралельним показникам будуть відповідати сумам, які визначені по вертикальним показникам.

Крім того, в нашій глобальній великій таблиці є закладка, умовно «Березень-Б», в ній у нас вказана інформація про використання палива, про наше отримане паливо і водночас тут ми можемо вказувати інформацію якщо наші транспортні засоби протягом здійснення свого шляху дозаправлялися на автозаправних станціях поза межами нашої ємності для зберігання, таке також відбувається в господарській діяльності. Відповідно всю отриману інформацію, яку ми отримуємо по ємностям, по списанню, ми узагальнюємо відповідно і переносимо в програму обліку вже загальною сумою за місяць.