Правила списання палива

Погодьтеся, що у разі, коли ФОП займається перевезеннями, зокрема, витрати палива, це дуже значна стаття витрат. Ну і власне не тільки перевезеннями, тому що для будь-якого бізнесу швидкість виконання завдань, вона завжди в пріоритеті, а автівка як не що допомагає це зробити. Отже, ФОПи, які знаходяться на загальній системі оподаткування, дуже часто ставлять запитання, а як правильно списувати паливо, тому що йдеться про значні витрати і як їх оформлювати та документувати, щоб вартість цього палива зменшувала об'єкт оподаткування. Отже, давайте з вами розберемося.

Підстави для відображення вартості палива у складі витрат ФОПа

Почнемо з того, що в нас існує окремий пункт ПКУ, який згадує витрати на паливо. І як ми бачимо, ці витрати є витратами на сировину і матеріали, згадується паливо й енергія, яка може включатися у витрати ФОПу на загальній системі, і це може бути у випадку, коли такі витрати безпосередньо віднесені до конкретного об'єкта витрат. В цьому пункті не згадується щодо документального забезпечення, це є загальна вимога щодо підтвердження витрат. Отже, для ФОПа є розуміння того, що не існує заборони з включення палива до витрат. Але питання: паливо витрачене на яку автівку, легкову чи вантажну? Як бачимо, ця норма жодним чином не обмежує мої можливості, як ФОПа, списувати паливо, яке я використала і на вантажну автівку, до прикладу, якщо я займаюсь вантажними перевезеннями, або можливо я надаю послуги й використовую автівку легкову, для того, щоб швидко переміщуватися і надавати відповідні послуги. Єдина вимога, яка встановлена безпосередньо ПКУ, це прив'язка витрат палива до конкретного об'єкта витрат. Тобто якщо я здійснюю перевезення, я маю показати, що я здійснила саме це перевезення, або якщо, наприклад, я надаю послуги чи перевожу якісь невеличкі партії товарів, також на легковому авто, я також маю прив'язати це до відповідної вартості своїх послуг або до вартості товарів.

Документальне підтвердження витрат на ПММ

До речі, цікаво подивитися, що в категорії ЗІР, роз'яснюючи цю норму ПКУ і відповідаючи на запитання, чи включається до складу витрат ФОПа на загальній системі витрати на придбання палива та якими документами можна підтвердити факт їх використання, податкова також в принципі не встановлює жодних зайвих обмежень, єдине, що трошечки пояснює, на які саме документи слід орієнтуватися, зокрема згадує про угоди, акти виконаних робіт (наданих послуг), товарно-транспортні накладні, розрахункові документи тощо. Отже, відповідно, напевно додаткова хоче розуміти, що паливо витрачене саме у зв'язку із підприємницькою і господарською діяльністю ФОПа. Отже, ще раз буду наголошувати, якщо у вас до прикладу є легкова автівка і ви частково використовуєте її для того, щоб переміщуватися надаючи свої послуги, а частково просто їздите для власних цілей, для вас буде вкрай необхідно показати, яка саме частина вашого шляху пов'язана із наданням послуг, для того, щоб паливо, яке припадає на цю відстань, воно дійсно потрапило на зменшення об'єкта оподаткування у вигляді витрат на паливо.

Застосування/незастосування норм списання палива

Також цікавий момент, який часто виникає на практиці, ФОПи, які трошечки більш просунуті в питаннях списання палива, ставлять його так: а чи треба списувати паливо по нормах, можливо норми якимось чином допоможуть прив'язати до конкретного об'єкта витрат, як того вимагає Кодекс, саме витрати палива, які здійснені були фактично. Що ж давайте з вами подивимось як інтерпретують норми щодо списання палива податківці. І тут бачимо одну із не дуже численних індивідуальних консультацій, але вони мають місце, де податківці йдуть по такому старому шаблону, який вони зазвичай використовують для всіх підприємств. Отже, якщо ми кажемо про списання палива, ми обов'язково маємо орієнтуватися на нормативний документ Міністерства транспорту, ще документ 1998 року, і включати до витрат, увага, тільки ту частину паливних витрат, які відповідають нормам. Отже, якщо я порахувала, що по нормі я використовую 10 л на 100 км, а по факту в мене виходить 12 л, включити у витрати як ФОП я маю тільки вартість 10 л, тому що 2 л, які є перевищенням над нормою, вони начебто у розумінні податкової є не господарськими витратами. Чи дійсно ця вимога відповідає Кодексу? Абсолютно ні, хоча як ми бачимо на практиці така позиція існує. Хочу зазначити, що ситуація дуже сильно змінилася наприкінці 2023 року, коли славнозвісний наказ норми №43, як я зазначила на слайді, був скасований. Що ж робити далі в такому випадку тим ФОПам, які дуже обережно ставляться до списання палива і в принципі не проти використовувати норми? Обов'язково поговоримо про це далі.

Що ж сталося з наказом норми №43? Напевно з'явився якийсь інший? Зовсім ні, замість наказу, який у нас існував багато-багато років, з 1998 по листопад 2023 року, Міністерство інфраструктури не видало нічого нового. Натомість з'явилися Методрекомендації ДержавтотрансНДІпроекту, розробника власне Методрекомендацій №43, який є удосконаленим варіантом цього наказу, але є єдиний нюанс, ці Методрекомендації не є нормативним документом, це є просто поради у вигляді того, що, будь ласка, якщо ви хочете якимось чином впорядкувати свої витрати палива, «You are welcome» і ви можете користуватися Методрекомендаціями. До речі, зверніть, будь ласка, увагу на те, що саме Міністерство інфраструктури наголошує, що десь через півтора-два роки в нас з'явиться окремий Національний стандарт, який буде присвячений списанню палива. Ну тоді не буде напевно варіантів і нам всім доведеться ним користуватися, а поки що, будь ласка, зверніть увагу на таке. Якщо ви дійсно як ФОП прагнете дотримуватися більш обережної позиції й все ж таки дослухатися до тих старих порад податківців, що списання палива і прив'язка до господарської діяльності вимагає використання норм, то вам слід звернутися до Методрекомендацій. Я зробила посилання на відповідні джерела, тому що вони існують саме у форматі онлайн, такі Методрекомендації, ви маєте взяти щодо своєї автівки базові лінійні норми, відкоригувати використання палива на коефіцієнти, які відповідають фактичному використанню вашого авто, і таким чином порахувати, а скільки ж ви можете списати на витрати й на яку суму палива в межах норм, ну як радять податківці, ви зможете зменшити свій об'єкт оподаткування.

Практичні поради щодо списання палива без податкових ризиків

Якщо ж ви цього робити не хочете, тоді я дам вам кілька таких практичних порад. По-перше, зверніть, будь ласка, увагу, що ПКУ жодним чином не згадує про жодні норми, отже буде правильним і доречним не орієнтуватися ані на Наказ №43, ані на нові Методрекомендації, про які я згадала. Також витрата палива і можливість зменшувати об'єкт оподаткування не залежить від того, на яку автівку ви будете її витрачати, або на вантажну автівку, яку можна амортизувати, або на легкову автівку, яка власне не підлягає амортизації. Отже, факт використання амортизації автівки в діяльності ФОПа жодним чином не впливає на використання палива. Єдине, що нам треба з вами довести, це документально підтвердити зв'язок з господарською діяльністю. Отже, як я сказала, якщо у вас автівка може використовуватися і для власних потреб ФОПа, як власне будь-яке майно, так і для ФОПовської діяльності, будь ласка, фіксуйте той пробіг, який ви безпосередньо здійснюєте надаючи послуги чи перевозячи товари для ваших клієнтів. Саме по цьому факту податківці радять контролювати й вимірювати суму витрат, яка буде зменшувати об'єкт оподаткування. Ну а у випадку, якщо ви хочете зменшити податкові ризики, дійсно варто дослухатися до Методрекомендацій, але треба бути готовими до того, що можливо використане паливо буде трошечки більше, ніж норми, які встановлені Методрекомендаціями, і в такому випадку доведеться міркувати про те, що можливо на податкових перевірках це перевищення податківці вам заборонять включати у витрати. Це порада для тих, хто хоче використовувати норми. Ну а для всіх, будь ласка, подбайте про той перелік документів, які будуть підтверджувати використання палива у господарській діяльності, як акти виконаних робіт, товарно-транспортні накладні, документи на оплату цього палива, ну і звісно подорожні листи (їх зараз не існує як стандартизованого документа, але цей документ якнайкраще дозволяє нам показати, сформувати той відрізок шляху, який я долаю на своїй автівці саме для виконання своєї підприємницької діяльності).

Підсумки

Використання палива і формування витрат по паливу є однією із найчутливіших статей витрат якщо підприємець у своїй діяльності використовує авто. Для того, щоб списувати паливо нам треба зв'язати його використання із конкретним об'єктом витрат. ПКУ не встановлює заборону щодо зменшення об'єкта оподаткування на паливні витрати щодо вантажних чи легкових автівок і не зобов'язує нас використовувати норми, але використовуючи норми списання палива ми звісно обираємо більш безпечний варіант формування витрат.