Облік кадрів та розрахунок заробітної плати

Як внести дані про працівників

Нагадаю, що робота виконується в розрізі кожної окремої підсистеми або окремої ділянки. Обираючи підсистему «Облік кадрів» ми отримуємо доступ до особових карток та різного роду наказів, які стосуються цієї тематики. Пункт меню «Кадри» – «Особові справи», відбір ми можемо робити знову ж таки різним чином, бо завжди ми говоримо про те, що ми формуємо у програмному продукті. Особові справи працівників є змога початково вивантажити за допомогою спеціальних шаблонів в Excel форматі або кадровик, або особа, яка веде даний облік, заповнює цю інформацію вручну самостійно. Таким чином виглядає зсередини картка співробітника. Ми зазначаємо дані, що стосується його прізвища, імені, по батькові, всі основні загальні позиції, коли в нас людина народилася, її паспортні дані, коли вона була прийнята на роботу, прописка, дані по телефонах, що стосується освіти, сімейного стану, попередніх місць роботи. Всі ці дані є змога вказувати в картці, зазначаючи за кожним співробітником окремо.

Коли людина приймається до нас на певну посаду, ми формуємо відповідний наказ на призначення, пункт меню «Кадри» – «Накази» – «Наказ призначення на посаду». Дані вносяться в розрізі кожного окремого наказу, також в одному наказі ми можемо приймати декілька співробітників. Якщо ми зайдемо всередину на редагування, ви побачите як виглядає наказ на призначення, в такому форматі він буде доданий до вашого штатного. Дата призначення, підрозділ, в який саме ми будемо призначати даного співробітника, посаду ми обираємо з переліку з довідника посад, кількість ставок, відмітка основна посада або можливо ми будемо мати внутрішнього сумісника, дані, що стосуються його тарифу, залежно від того, як працюватиме у нас ця особа.

Спеціально створений довідник, який має назву «Шифри виробничих витрат», який дає змогу зробити поділ в розрізі кожного витратного рахунку, яким саме буде відображатися нарахування по заробітній платі. Окремо адміністративні витрати, окремо витрати на збут, окремо 91 рахунок «Загальновиробничі» з відповідними аналітиками. Табельний номер, безпосередньо саму нашу особу, ми обираємо з карток, які були занесені попередньо. Також є змога вказати як буде працювати наша особа, чи можливо це буде годинна тарифна ставка, чи він у нас окладник, чи відрядна, залежно від того, як нам потрібно щоб відображалися ці дані.

Також ми можемо говорити про вказання інформації, що стосується трудової книжки працівника, тобто чи це наш співробітник, це його основне місце роботи, або можливо він є зовнішнім сумісником, або можливо він у нас працює по договору ЦПХ. Також є змога зазначати інвалідність по особі, для того, щоб програма коректним чином робила розрахунок по ЄСВ. Після того, коли наказ на призначення внесений, ми маємо змогу за допомогою пункту меню «Друк» – «Друк екземпляра документа…», скориставшись типовою формою П-1 вивести собі його в Excel-формат та підшити до вашої документації. Також з цього наказу ми маємо змогу сформувати цивільно-правовий договір відповідної форми. Всі ці дії, які були виконані, будуть належним чином відображені у штатному розписі, зараз я покажу як він виглядає. В лівій частинці ви бачите організаційну структуру, тобто поділ за підрозділами, кожне підприємство самостійно приймає рішення як будуть називатися його відділи й відповідним чином до кожного відділення призначаються певні працівники.

У випадку, якщо нам потрібно звільнити працівника, ми також можемо це виконати, змінюється посада, всі ці дії є змога відобразити у програмному продукті. На основі тієї інформації, яка була внесена, ми також додатково можемо зазначати різного роду накази. Пункт меню «Доплати та утримання», що ми можемо вказувати? Якісь неявки за нашими співробітниками, люди хворіють, люди ходять у відпустки, ця вся інформація має бути належним чином занесена. Ми можемо відправляти працівника у відрядження, вносити інші розрахунки посередньому. Ми можемо зазначати певні види доплат, певні види премій. Ця вся інформація також передбачена і відповідні налаштування можуть бути зроблені під кожне підприємство окремо. Ви можете назвати певним чином свою премію, свою доплату чи надбавку.

На основі тих даних, що були внесені, ми можемо сформувати табелі. Табель в програмі формується або повністю по підприємству, або за списком людей, за певною окремою особою. І проглянути їх ми можемо за допомогою відповідного пункту меню. Якщо програма бачить, що не було внесено ніякої неявки за співробітником, дані фактично відпрацьованого робочого часу будуть дорівнювати даним норми для даного місяця.

Про облік нарахування та виплати зарплати та формування зарплатної звітності

Якщо ми говоримо про розрахунки заробітної плати, ми маємо окремий пункт меню «Розрахунки», який дає змогу сформувати, нарахувати заробітну плату всього за підприємством, за певною конкретною особою, за певним конкретним відділенням і так далі. Видиме відображення цих всіх дій ми знаходимо в особових рахунках, які виглядають ось таким чином. В особовому рахуночку фігурує інформація з нарахування з підбиттям підсумків. Програма автоматично нараховує, утримує податки. І також ми будемо бачити яка сума на руки іде за нашим співробітником. На основі тих нарахувань, які були здійснені, в програмному продукті є змога внести відомість, яка буде відображати виплату за нашим співробітником або списком співробітників, ми можемо користуватися відомістю на виплату через певний банк, можемо вносити ці дані через касу, залежно від того, як у вас ведеться облік, як саме ви видаєте вашим співробітникам нараховані кошти за мінусом податків. Якщо говорити про відображення цього списку, то за допомогою пункту меню «Масовий вибір» ми підтягуємо інформацію автоматизовано, тобто не потрібно вносити кожного співробітника вручну, програма проаналізує, що було нараховано за кожною особою і відповідні вибірки по сумах здійснить в нашу відомість.

На основі тих дій, які були розраховані в програмному продукті за певний місяць, можна формувати різного роду звіти, це зведення по організації, яке дає нам змогу зробити аналіз того, що було нараховано за період, утримано, що ми маємо заплатити нашим співробітникам на руки, загальні підсумкові суми будуть відображені в відповідній табличці, яку також можна роздрукувати. Звичайна розрахунково-платіжна відомість, пункт меню «Зведення» – «Платіжна відомість» – «Розрахунково-платіжна відомість», дає нам змогу зробити розрахунок звіту вже в розрізі кожної особи для деталізованого такого перегляду. Тут інформація буде вказуватися по працівнику, його займаній посаді, підрозділу, в якому він працює, ідентифікаційний код, категорія, дані, що стосуються його відпрацьованого робочого часу і що саме було нараховано, утримано, що стосується ЄСВ за цією особою. Цей звіт ми також можемо роздрукувати.

Підсумовуючи дані по внесеному розрахованому місяцю бухгалтер формує так званий рознос порахунку, тобто формування зарплатних проводок, за допомогою пункту меню, який ви зараз бачите на слайді. Я покажу вже сформовані проведення по рознесеній заробітній платі. Візьмемо за попередній місяць, за листопад 2023. На основі того довідника, який був заповнений, шифри виробничих витрат, при призначенні працівника на посаду, при певних нарахуваннях додаткових, премії, там якісь допомоги або що. Програма в розрізі кожного рядочку з особового рахунку формує відповідну кореспонденцію рахунків дебет 23, 91, 92 кредит 661 рахуночку і відповідні податки. За допомогою пункту меню «Баланс» – «Обороти та залишки за рахунком» ми можемо проаналізувати те, що було нараховано або утримано за період в розрізі кожного співробітника, за яким ми мали певні розрахунки й формували зарплатні проведення. Також програма дає змогу сформувати зовнішні звіти. Наприклад, вибірку для 1-ПВ статистичні дані по заробітній платі, сформувати заяву розрахунок на відшкодування лікарняних при їх наявності. І також звичайно об'єднана квартальна звітність по ПДФО та ЄСВ. Ми можемо розрахувати всі додатки, проглянути ті дані, які в нас були сформовані за період. І також бухгалтер може за допомогою пункту меню «Об'єднана звітність» – «Експорт додатків» вивантажити ці дані за відповідний період, з яким він працював, і вказавши певну директорію, тобто певну папку, куди ми хочемо ці файли зберегти, виконати такий собі експорт. Після чого за допомогою того ресурсу, який використовує ваше підприємство, ви можете передати ці звіти до контролюючого органу.