Облік автотранспорту та сільгосптехніки

Сьогодні ми будемо говорити про те, яким чином у програмному продукті «Дебет Плюс» відображаються операції по основним засобам. У світлі даної теми варто торкнутися першої підсистеми, яка стосується відображення капітальних інвестицій. Тобто коли підприємство придбає певні об'єкти основних засобів, нематеріальних активів, перше, що необхідно вказати, це прибуткування через капітальні інвестиції. Відповідний документ передбачений в блоці, який має назву «Прибуткування товарно-матеріальних цінностей». «Прибуткування капітальних інвестицій» вноситься в папку 250, цей документ нічим не відрізняється від заповнення звичайного прибуткування запасів, єдине, що ми будемо мати інший субрахунок, наприклад, субрахунок 152, якщо ми говоримо про купівлю у постачальника певного об'єкта основного засобу.

Переходимо в підсистему, яка має назву «Корпоративний облік основних засобів». В цій підсистемі реалізований довідник основних засобів, який відображає перелік інвентарних карток за кожним об'єктом, який рахується у підприємства на балансі. Поглянемо яка інформація в обов'язковому порядку вказується при внесенні або заповненні цих даних.

Картку створюємо ми шляхом додавання. На першій вкладці «Сторінка 1» обов'язково необхідно вказати на яке число, тобто якою датою, цей об'єкт був доданий, його присвоєний інвентарний номер, назва. На вкладці «Параметри» вказується інформація, що відображає ті дані, які будуть показувати: за ким закріплений цей об'єкт, підрозділ та яка саме матеріально відповідальна особа. Обов'язково зазначаємо дату введення в експлуатацію, це обов'язковий параметр для майбутнього конкретного розрахунку амортизації. Строк корисного використання та звичайно кількість, оскільки ми говоримо про основні засоби, то окрім багаторічних насаджень ми будемо мати пооб'єктний облік.

Пункт меню «Бухгалтерський облік» відображає вже безпосередньо дані, що стосуються сум по первісній вартості, при тому, коли наш об'єкт буде використовуватися, буде автоматично нараховуватися знос і дані, що стосуються рахунків з плану рахунків, який це саме в нас субрахунок, яким чином ми отримали ці цінності (наприклад ми придбавали у постачальника), який саме рахунок витрат та який субрахунок амортизації буде вказаний для даної картки, який метод розрахунку (прямолінійний, відсотковий) використовує підприємство, термін використання або норму (якщо ми говоримо про відсотковий метод).

Після додавання картки в довідник автоматичним чином нам необхідно вказати ці суми, які були відображені в картці по балансу. Для цього передбачений відповідний документ, тобто певна господарська операція, яка створить обіг за рахунком 10 по дебету буде вноситися саме тут, на основі картки ми створюємо акт прийняття-передання. Інформація зазначається залежно від того, що ми вказали в картці цього об'єкту. Наприклад в цьому випадку по дебету ми будемо бачити відображену суму по субрахунку 104 «Машини та обладнання».

Як і будь-який первинний документ, акт прийняття-передання основного засобу ми можемо роздрукувати, пункт меню «Друк» – «Друк екземпляра документа…». Це може бути типова форма, це може бути більш спрощена форма, залежно від того, яку інформацію хоче бачити бухгалтер і якою саме формою друкованою він користується. Відповідним чином ті дані, що були вказані (це рахуночок, первісна вартість, інвентарний номер і так далі), будуть вказані в цьому документі. Всі подальші господарські операції, всі подальші дії, які можна виконувати з нашими об'єктами, будуть також виноситися або відображатися за допомогою певної папки, залежно від того, що саме ми робимо. Наприклад, якщо за певним об'єктом основного засобу нашого необоротного активу була якась зміна. Що це може бути? Це може бути зміна матеріально відповідальної особи, дооцінка, оцінка, це може бути консервація. Ми маємо ці зміни на певне число (на певну дату) внести в програмний продукт, папка №10 «Зміна параметрів основних засобів». Зазвичай цей документ використовується коли ми маємо поміняти матеріально відповідальну особу. Наприклад, в нас хтось звільнився, ми дані переносимо з однієї людини на іншу, на вкладці «Параметри» ми змінюємо конкретне МВО. Якщо ви робили добудування, модернізацію, якийсь певний ремонт, і ваш основний засіб збільшився у своїй вартості, буде інша папочка, папка «Дооцінка основного засобу». На прикладі погляньмо як це виглядає. Певний об'єкт від 8 грудня 2023 року мав бути збільшений на 120 000 грн. Відповідним чином ми цю суму вказуємо в колонці, яка передбачена для цього виду господарської операції, і первісна вартість, яка була в нас одна, там до 7 грудня, від 8 грудня вже буде мати інше своє сумове вираження. Всі ці дії, знову ж таки, формують певний рух по балансу, який ми можемо проглянути через пункт меню «Проводки» – «Пошук проводок».

Коли ми ліквідуємо основний засіб, реалізуємо основний засіб, всі ці дані, знову ж таки, передбачені. Кожен документ ми можемо роздрукувати, пункт меню «Друк» – «Друк екземпляра документа…». Коли ми виконуємо друк певного звіту або певного документа, програма може запитати у нас номер та дату наказу на призначення комісії, безпосередньо саму інвентаризаційну комісію, і ця інформація, коли була внесена вперше, запам'ятовується програмним продуктом і далі бухгалтер просто використовує одні й ті самі дані до відповідної зміни, якщо така буде.

Ще один важливий момент, це нарахування зносу, амортизація основного засобу, яка має бути належним чином відображена по всьому списку наших об'єктів. Відповідно створюється документ із заповненням даних: на яке число, який саме місяць, ми хочемо розрахувати, з вказанням нашого методу використання (прямолінійний, відсотковий). І після того, коли бухгалтер натискає кнопочку «Виконати» всі ті цінності, які є на балансі, автоматично підтягуються до цього документу з розрахунком в розрізі математичних дій за кожною позицією (ферма, гараж, будівля і так далі).

Цей документ ми також можемо роздрукувати. За допомогою пункту меню «Звіти» бухгалтер має змогу зробити перевірку. Це може бути оборотно-сальдова відомість по основних засобах. Це можуть бути різні вибірки, що було за період оприбутковано, тобто введено в експлуатацію, що було переміщено з особи на особу, що було ліквідовано за період. Інвентаризаційний опис або відомість залишків. Тобто всі ці звіти, по принципу аналогічному як ми говорили про товарно-матеріальні цінності, відображаються в функціоналі програми. Наприклад, щоб сформувати оборотно-сальдову відомість ми обираємо період, який нас цікавить, можна вказати підрозділ, матеріально відповідальну особу, певний субрахунок. Після того, коли дані у відборі зазначені, ми натискаємо кнопку «Зберегти». Залежно від того, що вами було вказано при відборі, програма сформує нам звіт на основі цієї інформації. Тобто всі ті об'єкти, які вами були попередньо внесені до довідника інвентарних карток, відобразяться в розрізі того періоду, який ми з вами аналізуємо. В нашому випадку це січень 2023 року. Також ми маємо змогу друкувати цей звіт.

Також ми маємо змогу змінювати сортування та підсумки, тобто інформація може бути зазначена по одному, пізніше бухгалтер обирає потрібний їй відбір. Наприклад в розрізі субрахунків будинки та споруди. Через пункт меню «Друк» – «Друк списку з форми» ми можемо вивести в Excel формат той звіт, який зараз бачимо перед собою, затверджена форма. Також за допомогою пункту меню «Баланс» – «Обороти та залишки за рахунком» бухгалтер має змогу аналізувати не лише рахунки, які не мають матеріального вираження, а й будь-який рахуночок, який необхідно. Обираємо загалом 10-й за період, який нам потрібно проглянути, за 2023 рік, і бачимо наші накопичений обіг в розрізі кожного субрахунку (103, 104, 105). Обороти, які були за цей період, є змога розгорнути за допомогою пункту меню «Розрахувати виписку по рахунку»: акт приймання, зміна параметрів, акт ліквідації. На цей документ можна перейти за допомогою пункту меню «Пошук документа».