Облік операцій з грошовими коштами і підзвітними особами

Ми поговоримо про те, яким чином у програмному продукті «Дебет Плюс» відображається облік банківських та касових операцій. Тобто поговоримо про грошові кошти та розрахунки з підзвітними особами. Робота у програмі поділена по окремим ділянкам або підсистемам. У світлі нашої сьогоднішньої теми варто торкнутися двох таких підсистем, які мають назву «Облік банківських операцій» та «Облік касових операцій».

***

Почнемо з обліку банківських операцій або безготівкових розрахунків. Ми говоримо про те, що статична інформація в програмі відображається в певних довідниках. Основний довідник, який передбачений для введення даної підсистеми, має назву «Банківські рахунки». Пункт меню «Довідники» – «Банківські рахунки». Всі відкриті діючі рахунки підприємства мають бути належним чином внесені шляхом додавання до цього довідника. В рядочку довідника зазначається назва, вид валюти (тобто чи ми говоримо про національну валюту, тобто наш гривневий рахунок, або можливо це може бути певний валютний рахунок), безпосередньо сам банківський рахунок, МФО та назва банку. І в нижній частині нашого рядка обов'язково вказуються дані для бухгалтерського обліку, тобто який саме субрахунок буде використовуватися для даної позиції і який рахунок в банку (тобто код з довідника аналітики №53 має бути зазначений для використання даного рахунку). Це є важливо для того, щоб в майбутньому коректно і правильно формувались потрібні нам кореспонденції. На основі внесеної інформації бухгалтер має змогу працювати з платіжними інструкціями або виписками. Для спрощення роботи з цими документами передбачений шлях імпорту з клієнт-банку. Погляньмо на ті документи, які ми можемо відображати. Зверніть, будь ласка, увагу, що робота в програмі налаштована таким чином, що завжди відображається поділ по різного роду теках, згідно з призначенням. Тобто наші виписки або платіжні інструкції мають поділ в розрізі вхідних та вихідних платіжок, тобто нам надійшли кошти або ми комусь за щось заплатили. Якщо говорити про призначення, то кожна теках має окреме налаштування. Відповідно підприємство буде мати окрему кореспонденцію рахунків коли буде розраховуватися з постачальниками, коли буде сплачувати певний податок по заробітній платі, коли буде перераховувати валютні кошти й і так далі. Якщо ми говоримо про надходження, тобто платіжні інструкції вхідні, принцип буде аналогічний. Для того, щоб не створювати всі господарські операції, всі ці документи вручну, передбачений імпорт з клієнт-банку, з того банківського рахунку, яким користується бухгалтер. Якщо ми говоримо про відповідно певне підприємство, можуть бути відкриті рахуночки в різних банківських установах, все це передбачено в програмі. І в блоці «Платіжна інструкція вхідна», і в блоці «Платіжна інструкція вихідна» ми маємо так звану транзитну теку з кодом 2000, за допомогою якої виконується імпорт. Зайшовши всередину, бухгалтер може скористатися пунктом меню, який звучить як «Робота з пакетом "Клієнт-банк"» – «Імпорт з пакета "Клієнт-банк"» та серед переліку клієнт-банків обрати свій. Я покажу на прикладі ПриватБанку. Подвійним натисканням ми імпортуємо документи за певний період до програмного продукту. І відповідно подальші дії бухгалтера полягатимуть в тому, щоб на основі певного призначення здійснити переміщення за допомогою пункту меню «Сервіс» – «Перевести в іншу теку…» кожної платіжки або блоку платіжок, залежно від того, що саме це було за надходження або що це саме була за виплата з рахунку. Всі ці дані, сформовані на основі відповідних налаштувань, відображаються в балансі й надалі бухгалтер має змогу перевірити власні дії за допомогою формування через пункт меню «Обороти та залишки за рахунком». Прогляньмо. Приміром ми візьмемо рахуночок 311 за відповідний період. Натиснувши на кнопочку «Ок» я формую обороти та залишки за рахунком 31, субрахунком 311, і я бачу в розрізі внесених рахунків (окремо поточний, окремо новий) ті обіги, які були сформовані за період. Якщо бухгалтер хоче проглянути з яких саме документів, з яких саме господарських операцій були сформовані ці обороти, він може використати пункт меню «Розрахувати виписку по рахунку» і побачити відповідну частинку по дебету та по кредиту. Шляхом функції «Пошук документа» ми маємо змогу перейти на конкретну господарську операцію, на конкретний первинний документ. Також в програмі реалізований пункт меню, який дає змогу проглянути, яким чином, в розрізі яких кореспонденцій були сформовані наші господарські операції за період, це є «Розробча відомість», ми можемо сформувати в розрізі всіх оборотів, знову ж таки, за певний період. Зверніть, будь ласка увагу, що ви маєте змогу також вказувати певну аналітику, наприклад, відібрати лише один конкретний рахунок (поточний, валютний євро, депозитний і так далі). І всі дані, в розрізі кожного призначення платежу, будуть відображені в цьому звіті. Подібним чином ми маємо змогу працювати з будь-яким рахунком, це може бути необов'язково 311.

Давайте тепер також поговоримо про наші готівкові операції. Перейдемо в підсистему «Облік касових операцій». Пункт меню «Документи» передбачає, знову ж таки, відповідний поділ в розрізі документів згідно з призначенням: видатковий касовий ордер, прибутковий касовий ордер, авансовий звіт. Поговорім про основні нюанси відображення. Якщо ми, як підприємство, отримали в касу якусь певну суму, наприклад ми взяли, перерахували кошти з банку, нам заплатив наш дебітор і так далі. Відповідним чином дана кореспонденція і дана господарська операція має бути відображена в певній теці, залежно від того, що це саме в нас було. Поглянемо на прикладі надходження коштів від фізичних осіб з кредитом 361 субрахунку. Зайшовши всередину теки подвійним натисканням, ми бачимо перед собою приклади вже створених (внесених) документів. Новий прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, авансовий звіт створюються шляхом додавання або через праву кнопочку миші «Додати». На основі заповнених даних програма формує певну проводку, певну кореспонденцію рахунків. В нашому випадку ми бачимо застосування по рахуночку 361, відповідно від 5 грудня 2023 року за реалізацію кукурудзи ми отримали якусь певну суму в нашу касу в національній валюті. При збереженні будь-якого документа на основі тієї теки, в якій він був збережений, згідно з тими налаштуваннями, які були вказані, формується відповідне проведення. Через пункт меню «Проводки» – «Пошук проводок» ми можемо проглянути, яка саме проводка була сформована. Дебет 30 рахуночку, Кредит 361 субрахунку. Відповідно також ми можемо формувати певні друковані документи. Пункт меню «Друк» – «Друк екземпляра документа…» дає нам змогу вивести в Excel формат або у відповідно інший формат будь-який документ, з яким ми працюємо. Прогляньмо як виглядає звичайний прибутковий касовий ордер. Подібним чином ми працюємо з видатковими касовими ордерами, коли з каси ми передали кошти, наприклад підзвіт, коли ми виплатили заробітну плату через касу або здали гроші в банк, це можуть бути, знову ж таки, різні призначення. Обираємо відповідну теку і проглядаємо як виглядає інформація. Видатковий касовий ордер заповнюється дуже схожим чином, вноситься інформація на відповідну дату, з вказанням суми й підстави, кому саме ми видаємо ці кошти, наприклад це можуть бути підзвіт (добові). При збереженні цього документу, знову ж таки, формується проведення, в цьому випадку кредитова частинка це вже буде 30 рахуночок «Каса в національній валюті», 372 «Розрахунки з підзвітними особами» профігурувало по дебету. Через пункт меню «Друк» – «Друк екземпляра документа…» ми можемо вивести наш видатковий касовий ордер на друк та його надрукувати. Подібним чином, як ми аналізували через «Обороти та залишки за рахунком», рахуночок 31, ми маємо змогу це зробити для 301 субрахунку, сформувавши дані за відповідний період і проаналізувавши їх, пункт меню «Розрахувати виписку по рахунку». Програма нам покаже з яких саме документів був сформований той чи інший обіг.

У випадку, якщо вам необхідно відобразити авансовий звіт, для цього також передбачений окремий блок документів. Переходимо з вами до авансового звіту, він створюється аналогічно, шляхом додавання. Прогляньмо як виглядає заповнений документ зсередини. В шапці документат зазначається безпосередньо кредитова частина рахунка. Відповідно ми маємо змогу вказати додаткову інформацію: куди відряджено нашу особу, назву авансу. В нижній частині, такій ніби табличній, ми зазначаємо дані, що відображаються вже з деталізацією по дебету і також ми вказуємо призначення, кому ми заплатили, яку саме суму. На основі цього документу, знову ж таки, ми маємо змогу сформувати друковану форму через пункт меню «Друк» – «Друк екземпляра документа…».

Подібним чином ми працюємо з усіма первинними документами, відображаючи те, що нам необхідно. Тобто для кожної господарської операції в програмному продукті передбачена окрема тека.