Неповернуті підзвітні кошти: як нарахувати та коли сплатити ПДФО

Умови, об’єкт та джерело стягнення податку з невчасно повернених підзвітних коштів

Якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів/електронних грошей протягом звітного місця, на який припадає граничний строк, зазначений у пункті 2 цього Порядку, то така сума з урахуванням натурального коефіцієнта, підлягає оподаткуванню ПДФО, коштом будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу – коштом оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку. З ПКУ так чітко це не прописано, так чітко це не прослідковується. А от з Порядку №841 (в новій редакції) який ми можемо зробити висновок? Ну в першу чергу звісно ми беремо натуральний коефіцієнт для обчислення ПДФО. Тому що в такому порядку визначаються об'єкт оподаткування і база оподаткування для коштів, надміру виплачених і не повернутих у встановлені законодавством строки. Для військово збору натурального коефіцієнта немає.

Приклад визначення суми для утримання ПДФО і ВЗ та заповнення звіту

І тепер такий приклад. З огляду на те, що чітко прописано в Порядку №481. Тому що з ПКУ такої чіткості немає. Ви дали готівку під звіт 1 червня на господарські потреби. І відповідно мені треба здати до 31 липня ту готівку і відзвітувати по ній. І я отримав аванс в сумі 2,5 тис. грн. І за призначенням не скористався. І до кінця липня його не повернув. Тобто, я зараз не дивлюся на Положення №148. З точки зору Положення №148 для податків, я ту готівку видав 1 червня на ТМЦ. Мені головне, щоб до 31 липня було те ТМЦ, було те звітування. А вийшло, що до 31 липня цей гад мені нічого не придбав і не відзвітував. І коротше щось трапилось. Так? Так, працівник має скласти звіт щодо невикористаної та повернутої суми. Чому? Тому, що він до кінця 31 липня не повернув, але тут у будь-якому разі буде звіт, що повернув, що не повернув, це готівка, крім добових. І її включають, увага, до оподатковуваного доходу працівника за липень. Бо Порядок №481 чітко каже: якщо ти, паразит, до кінця цього місяця мені не відзвітував або її там не здав, або по безготівці. Така ситуація, приміром, списував і списував з корпоративної, або тобі дали аванс на корпоративну, ти мені не здав документи. Виникає в тебе оподатковуваний дохід, звісно. І оподатковуваний дохід, це буде, увага, за липень. Тепер, база для ПДФО – 2500 на коефіцієнт. Далі. Ця сума на 18% – сума ПДФО. Військовий збір без коефіцієнта. Далі ми заповнюємо звіт. Що минулий рік, що зараз, що раніше, що зараз. У нас чогось військовий збір пропав. Рядочок один – сума податку. Ми її розрахували – не повернута сума збільшена на коефіцієнт на 18%. Тобто як і раніше, так і зараз, ви туди військовий збір не впхнете. Ну чомусь Мінфін у 2015 році забув про військовий збір і у 2023 році він так само забув про військовий збір. Тобто для заповнення він лишає собі виключно ПДФО. Ну про військовий збір знову у нас він забув.

Строк перерахування ПДФО та ВЗ, утриманих з неповернутих підзвітних коштів

Тепер питання, коли перераховувати цей ПДФО, військовий збір? У 2013 році був дуже лояльний лист Міндоходів, що це ж дохід, який ви не надаєте, а нараховують, але не виплачуєте. І є місячний період для сплати. Умовно кажучи, якщо дохід виник у липні, то до 30 серпня найголовніше його перерахувати в бюджет (ПДФО, військовий збір). От якщо ви отримуєте таку індивідуальну податкову консультацію на вашу адресу, це добре. Безпечніше, ви ж все ж таки будете, не дивлячись на натуральний коефіцієнт, все одно отримувати цей дохід, цей податок з фізичної зарплати працівника. Тому безпечніше, ПДФО та військовий збір нараховані виходячи з неповернених коштів, безпечніше перераховувати до бюджету одночасно з сумами податку (збору), утриманими з зарплати працівника, коштом якої здійснювали таке утримання. Ось це безпечний варіант. Тобто є цей податок, є якась реальна зарплата, з реальної зарплати воно буде утримуватися.

Далі. В 4ДФ ми показуємо з ознакою «118». І коли платник податку припиняє з нами трудові цивільно-правові відносини, то по факту утримуємо коштом останнього оподатковуваного доходу. Якщо не вистачає цих сум в реальності, непогашена частина включається до податкового зобов'язання платника податку і за наслідками податкового року він по факту має подати декларацію і сплатити. Ну а в ситуації, коли повне утримання такої суми податку неможливе, через те, що він помер, чи визнаний судом безвісті відсутнім або померлим, така сума вже утримується при нарахуванні доходу за останній податковий період, а не погашена частина, (ну по факту що?) вона визнається безнадійною у нас до сплати.