Підпис на е-документі: правила завірення та ризики невизнання первинки

Делегування права на підписання документа від імені підприємства

Підписання електронного документа, чи можна його підписати особистим підписом?Так от, колеги, ч. 2 ст. 207 Цивільного кодексу України каже, що правочин, який вчиняє юрособа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Тобто підписувати документи, які надаються підприємством третім особам, повинна особа, яка має право діяти від імені підприємства.

В першу чергу слід зважати, що сертифікат електронного ключа, він дозволяє чітко ідентифікувати, належить ключ фізичній чи юридичній особі (ну звісно представнику юрособи). По-друге, електронні підписи посадових осіб або інших працівників юрособи обов'язково містять інформацію про юрособу. Ну і надавачі електронних послуг, перед тим як надати ключ електронного підпису посадовим особам або працівникам юридичної особи, вони звісно обов'язково перевіряють повноваження цих осіб діяти від імені підприємства.

Юридичні спори щодо виконання зобов’язань за правочином внаслідок використання особистого е-підпису фізособи

Отже, що це каже? Що якщо первинний документ підписується особистим ключем директора, виданим йому як на звичайну фізособу (а не директора підприємства), то фактично цей документ буде підписано не від імені підприємства, а від імені звичайної фізособи (з якою, власне, ніякого правочину і немає). І те що особа, приміром, вона буде в ЄДР як підписант підприємства, ну ніякого значення не має. Чому? Він може бути підписантом одночасно декількох підприємств, бути ФОП, вчиняти правочини як звичайна фізособа. І підписуючи документ особистим електронним підписом (а не підписом, отриманим на посадову особу юрособи), він фактично діє як фізособа, а не як керівник підприємства. І якщо документи будуть підписані особистими електронними підписами осіб, виданим як на звичайну фізичну особу, а не на підприємство, такий документ вважатиметься підписаним не уповноваженою на це особою (не від імені підприємства). І це може звісно призвести до юридичних спорів щодо виконання зобов'язань за правочинами, які фактично підписані не від імені підприємства.

Законодавчі норми щодо способу підписання е-документів

Крім того, слід зважати на такий момент, на профільний Закон №2155, при електронній довірчій послузі (на ч. 2 ст. 17). Електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис, повинні здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг. Тобто електронні документи, які надаються підприємством третім особам (у тому числі й первинні бухгалтерські документи, які надаються контрагентам), вони повинні підписуватися кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, отриманим у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг за договором про кваліфіковані електронні довірчі послуги. Отже, електронні первинні документи, вони мають, звісно, зберігатися протягом того ж часу, як і їх паперові аналоги. І якщо документ підписано електронним підписом, отриманим за договором про електронні кваліфіковані довірчі послуги, то навіть після закінчення строку дії цього ключа ЕЦП можна буде чітко ідентифікувати, коли й ким був підписаний документ.

Підтвердження реальності господарської операції

Електронний підпис посадової особи (керівника/бухгалтера) або працівника юрособи, він має містити реєстраційні дані такої особи. І електронні документи підприємства, які надаються підприємством третім особам (у тому числі контрагентам), вони звісно мають підписуватися електронними підписами, отриманими саме на таке підприємство. І якщо первинний документ, він буде підписаний особистим ключем (виданим як на фізособу), то звісно вважатиметься, що цей документ підписаний не від імені юрособи. І взагалі, чи будуть якісь негативні наслідки, якщо господарська операція буде проведена за таким документом? Тобто, якщо в цілому.. Так? ми сьогодні казали про незначні дані істотні недоліки. Якщо в цілому цей документ, він дозволяє ідентифікувати операцію і він підписаний іншою стороною (отже, контрагент, він підтверджує факт здійснення операції), а також іншими первинними документами або даними обліку можна довести, що операція була – то звісно не визнати таку господарською операцією у вас немає (ну у податкової) підстав. Тобто, так звісно краще цього не допускати. Звісно краще, коли я беру від своїх контрагентів електронний документ, звісно він має бути підписаний від імені, ну не звичайним електронним підписом, а КЕП від імені підприємства, але якщо навіть станеться така ситуація, то це не означає, що у нас не було реальності господарської операції. Господарська операція у нас звісно відбулася.