Підзвітні розрахунки за новими правилами: топ-7 актуальних питань

Законодавчі зміни щодо оподаткування підзвітних сум

Нагадую, що з 1 квітня запрацювала нова редакція п. 170.9 ПКУ, який визначає питання оподаткування ПДФО, ну і пов'язаного з ним військового збору, так званих підзвітних сум. І в першу чергу постало питання, а що робити з перехідними операціями? Приміром, відрядження розпочалося ще до 1 квітня, але закінчується вже у квітні. Застосовувати до нього старі чи нові правила, стару чи нову редакцію п. 170.9 ПКУ? І от податкова надала свої роз'яснення в листі від 24.04.2023 №9882/6/99-00-24-03-03, що оскільки дохід у вигляді суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернуто у встановлений строк, буде нараховуватися після набрання чинності Закону №2888, тобто вже починаючи з 1 і пізніше, то оподаткування зазначеного доходу буде здійснюватися з урахуванням положень п. 170.9 ПКУ у новій редакції. Тобто за новими правилами. Тобто щодо таких перехідних відряджень ми орієнтуємося не на дату початку, а на дату закінчення відрядження. Тобто якщо відрядження у нас закінчується у квітні й пізніше, то ми до нього застосовуємо нові правила і нову редакцію п. 170.9 ПКУ.

Підстави для визначення кількості днів перебування у відрядженні

Крім того, ще однією такою революційною новацією, яка сколихнула бухгалтерську спільноту, стала норма про те, що фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження і, увага, за наявності одного чи декількох документальних доказів. Тобто щоб відрядження реально було справжньою операцією перебування особи у відрядженні. Це можуть бути відмітки Державної прикордонної служби. Це можуть бути проїзні документи. Це можуть бути рахунки на проживання. Ну або якісь інші документи, що підтверджують факт, тобто справжність, реальність, перебування особи у відрядженні. Звісно тут здебільшого постають запитання, пов'язані з відрядженням автотранспортом, коли немає рахунків за готелі, коли немає якихось проїзних документів. Ну і якщо це перевезення вантажним автотранспортом, то факт підтвердження відряджень може ще підтвердити товарно-транспортна накладна. Якщо ж це перевезення легковим автотранспортом, то звісно може виникнути проблема і чи підтвердить в такому разі, приміром, посвідчення про відрядження, факт перебування особи у відрядженні. На жаль, на це запитання податкова не надає прямої відповіді, ви бачите на слайді, що по факту робить відсилку на Мінфін, адже з питань визначення первинних підтверджених документів, які можуть бути підтвердженням фактичного перебування працівника у відрядженні, доцільно все ж таки звертатися до Мінфіну. Тобто податкова певним чином тут переводить стрілки.

Підтвердні документи відрядженого

Крім того, до підтвердних документів, які має надати особа, яка була у відрядженні, належать: транспортні квитки або транспортні рахунки, багажні квитанції (у тому числі електронні квитки). Тобто ви бачите, тут вже немає згадки про посадковий талон, про розрахунковий документ щодо придбання цього квитка. Також, як і раніше, документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення і проживання фізособи, страхові поліси. Ну і новацією є документи, виписки або відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого імітовані платіжні інструменти. Ну а також документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів, тобто зокрема і банківських карток. Ну і всі інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Документальне підтвердження безготівкових розрахунків

Якщо ваша особа у відрядженні або особа, яка закупає якісь товарно-матеріальні цінності, використовувала або корпоративні картки, або власні картки, здійснила при цьому звісно якісь розрахунки, то такою новацією є пп. 170.9.2 ПКУ, який визначає, що в будь-якому разі така особа має обов'язково надати виписку або відомості з рахунку в електронній або паперовій формі. Отже, приймаючи документи від особи, яка була у відрядженні, або від підзвітної особи, яка здійснювала закупівлі ТМЦ і де ви, приміром, в чеках РРО або ПРРО бачите, що оплата була безготівкою, оплата була карткою, обов'язково, ну в таких випадках треба прикладати виписку або відомості по рахунку.

Крім того, в ситуації, коли особа проводила безготівкові розрахунки, вона має подати документи, тобто підтвердні документи, ну і разом з випискою по рахунку, і тут новацією є те, що вона подає ці документи до закінчення місяця, наступного за місяцем, протягом якого завершується відрядження або завершується виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням коштом особи, яка видала кошти під звіт. Ну ви бачите, якщо працівник у нас повернувся з відрядженням 12 травня, то документи, що підтверджують його безготівкові розрахунки, він може подати аж до кінця червня 2023 року.

Звіт про використання підзвітних коштів

Крім того, постає у нас ще питання формування звіту про використання коштів наданих на відрядження або під звіт. І формування його саме за формою, встановленою Мінфіном. Так от, за новою редакцією такий звіт буде подаватися тільки у двох випадках. Перше, коли є оподаткований дохід, визначений відповідно до пп. 170.9.1 цього Кодексу. Ну і другий випадок, який викликає найбільше запитань, це використання платником податків готівки понад суму добових витрат, включаючи отриманої із застосуванням платіжних інструментів. При цьому наступний абзац цієї норми каже, що якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку використовував ті самі картки для проведення розрахунків в безготівковій формі або для отримання готівки в межах сум добових витрат, ну і за відсутності оподатковуваного доходу, такий звіт за формою Мінфіна, він не складається, не подається.

Використання готівки понад суму добових витрат

В ситуації, коли повністю безготівкові розрахунки або коли готівка використовується виключно в межах добових питань не виникає. Всі питання виникають тоді, коли, приміром, особа закуповувала ТМЦ за готівку або особа у відрядженні здійснювала розрахунки за готель, або там за транспорт за готівку. Так от, що з цього приводу у нас зазначила податкова? Що визначення використання платником податку готівки понад суму добових витрат, включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів, слід розуміти як витрачання працівником під час відрядження готівкових коштів в розмірі, який перевищує розмір добових, що не включається до оподатковуваного доходу працівника. Тобто другий випадок, коли ми подаємо звіт за формою Мінфіну і коли у нас немає оподатковуваного доходу, це буде безпосередньо використання готівки, приміром, на закупівлю ТМЦ або на оплату того самого готелю, ну так звана готівка, у разі відсутності оподатковуваного доходу, але яка більше ніж сума на добові.

При цьому звісно постає питання, коли повертати зайву готівку, адже Податковий кодекс, ну у нас по факту про готівку забув. І в проєкт нової редакції Порядку №481 передбачено, що за наявності надміру витрачених коштів, така сума повертається платником податку в касу або зараховується на рахунок особи, що їх видала в банку до або при поданні звіту, тобто мається на увазі звіту за формою Мінфіну, а для тих випадків, коли звіт не подається, – до граничного строку, зазначеного в п. 3 цього Порядку. І от Мінфін у проєкт Порядку, він не розділяє готівку без готівки з метою оподаткування, у будь-якому разі, якщо навіть звіт за формою Мінфіну подаватися не буде, то вся зайва готівка, яку треба повернути, або безготівка, яку так само треба повернути, по факту її треба повернути до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому платник податку завершує відрядження, ну або завершує виконання окремої цивільно-правової дії.

Підсумки. З 1 квітня поточного року в новій редакції запрацював п. 170.9 ПКУ і застосовувати його нову редакцію потрібно саме до операцій, які закінчилися у квітні й пізніше поточного року. Факт перебування працівника у відрядженні обов'язково має бути підтверджений якимось додатковим документальним доказом. Тобто одного наказу про відрядження недостатньо. Звіт за формою Мінфіну щодо підзвітних осіб треба буде подавати лише у двох випадках. Перший, це наявність оподатковуваного доходу. Ну і друге, використання готівки понад суму добових витрат.