Підзвітна революція

Законодавчі зміни щодо підзвітних розрахунків

Напевно ви вже чули цей термін, а чому ми завдячуємо цим висловам? Закону, який вніс зміни до ПКУ. Як ми бачимо, цей закон вже має і номер, і дату, і підписаний президентом, і, до речі, має трошечки відтерміновану дату набуття чинності. Тобто застосовувати норми будемо з 1 квітня 2023 року. Закон стосується власне платіжних послуг і окрім інших новацій він передбачає нову редакцію п. 170.9 ПКУ, який власне і регулює питання підзвітних розрахунків. Нагадаю, що питання підзвітних розрахунків в ПКУ має дві такі частини, це питання, які стосуються витрат на відрядження, і питання, які стосуються здійснення окремих цивільноправових дій. Отже, підкреслюю, і одна, і друга частинки викладено новим законом у новій редакції. Не можу сказати, що зміст, він повністю змінився на 100%, дещо залишилося, бо було, зокрема щодо відряджень і обов’язково про це скажу, але дійсно, якщо ми кажемо про момент надання коштів і про момент звітування, дійсно маємо дуже суттєві новації. Подивімось які саме. По-перше, ми маємо розширений перелік коштів, які можуть надаватися під звіт. І окрім традиційних, зокрема коштів, які видаються з банківського рахунку, тобто грошей, маємо право із грошовими коштами, які видаються із рахунків у небанківських фінансових установах, а також маємо справу з електронними грошима, які видаються з електронних гаманців.

Інструменти для безготівкових витрат

Окрім цього чітко тепер прописано, що безготівкові розрахунки можуть здійснюватися коштом платіжних інструментів і розшифровано яких саме платіжних інструментів ми можемо використовувати, і про які саме платіжні інструменти в такому випадку йдеться. Це класична корпоративна картка або бізнесовий платіжний інструмент. Це особистий платіжний інструмент або особиста картка. І просто використання реквізитів платіжного інструмента, тобто корпоративного або особистого. Ну напевно мається на увазі коли розрахунки здійснюються через мобільний телефон або завдяки іншим просунутим технологіям, які не вимагають безпосередньо фізичного використання картки. Хочу прокоментувати ось цей момент особливо. Чому? Тому що дуже багато запитань, особливо коли йшлося про витрати на відрядження, про якісь підзвітні придбання, вони стосувалися того, а чи може працівник це робити завдяки особистій картці й потім як звітуватися, чи можна додати, наприклад, якісь підтвердні документи, які підтверджують рух по особистому рахунку. Тобто наскільки особиста картка, вона є легітимною. Зараз ми з вами бачимо, що в новітній редакції п. 170.9 ПКУ особиста платіжна картка або особистий платіжний інструмент, він буде використовуватися на рівні із корпоративною карткою і це є дуже класна новина.

Подання/не подання та новації авансового звіту

Також зазнали дійсно революційних змін питання подання звіту про витрачені кошти або авансового звіту, який ми дуже добре з вами знаємо і власне за роки періоду, коли ми з вами працюємо з підзвітними сумами, ми чітко розуміємо, що під кожну підзвітну суму має бути поданий авансовий звіт. Але увага, зараз у ПКУ маємо норму, яка розділяє ситуації коли звіт подається, від ситуації коли звіт не подається. Але зверніть, будь ласка, увагу, здебільшого йдеться про використання платіжних інструментів і про безготівкові розрахунки. Хочу зазначити, що на жаль згадування про використання готівки, яка видана безпосередньо працівнику без використання платіжних інструментів, на жаль, чомусь у п. 170.9 ПКУ відсутня. Отже, можна передбачити, що коли ми використовуємо власну готівку, яка була видана із каси підприємства, то звіт також треба подавати. Але коли йдеться про безготівкові розрахунки, ми можемо не подавати звіт у разі, коли використовуються платіжні інструменти для безготівкових розрахунків, також для отримання готівки в межах сум добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу. Тобто коли наш працівник витратив підзвітні кошти й власне повністю підтвердив їх використання, і об’єкт оподаткування не виникає. У всіх інших випадках ми маємо справу з необхідністю подавати класичний звіт.

Щодо звіту. Він також, напевно, буде змінюватися, принаймні зміниться його назва, адже зараз він буде називатися «Звіт про використання коштів або електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт». Також зазнала змін частинка, яка стосується способу подання такого звіту. Як ми бачимо, окрім традиційного паперового вигляду, такий звіт може подаватися і в електронному вигляді, але зверніть, будь ласка, увагу, вимагається дотримання вимог законодавства, яке стосується документообігу електронних документів. Тобто напевно передбачається, що буде накладатися електронний підпис нашого працівника на такий поданий в електронній формі звіт. Тобто це не може бути якась копія, фотографія, яка скинута в месенджер або щось на кшталт такого. Тобто це має бути по всім правилам складений електронний документ. Ну і власне традиційною залишилася вимога щодо того, що форма звіту, вона буде затверджена відповідним органом. Тобто, ну напевно, це буде Мінфін, як і зараз цей звіт є затвердженої форми. Ось те, що стосується саме звітних новацій.

Документальне підтвердження безготівкових витрат

Ну що ж, скажете ви, а що робити, коли дійсно немає об’єкта оподаткування, є безготівкові витрати, готівка знята в межах добових витрат, чи треба здавати якісь підтверджуючі документи, щоб підтвердити такі витрати, зокрема, ну, наприклад, якщо йдеться про витрати на відрядження? Авжеж. Пункт 170.9 ПКУ не каже нам про те, що ми не маємо права підтверджувати витрати або звільнені від обов’язку їх підтверджувати. І зараз бачимо на слайді, що саме буде в нас підтверджувати безготівкові витрати. Йдеться про документ, який складений або в паперовій, або в електронній формі. І йдеться про виписку, зокрема, яка буде підтверджувати рух грошей на відповідному рахунку. Нагадаю, це може бути виписка і по особистому рахунку, і по корпоративному рахунку також, або електронному гаманцю, через який ми використовуємо електронні гроші. Тобто ті способи безготівкових розрахунків, про які я згадала напочатку. Отже, є чітке формулювання і розуміння того, що має бути у документах, які підтверджують понесені безготівкові витрати.

Термін подання авансового звіту, підтвердних документів та повернення грошей

Також революційних змін зазнали терміни подання звіту. І термін подання звіту, так само і підтвердних документів, вимагає і повернення грошей, якщо вони зняті зайво і вимагають повернення, тому що вони не використані цілком. Тут також маємо дещо продовжені строки. Перший строк, він складається до закінчення місяця, наступного за місяцем у якому платник податку або завершує відрядження, або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, тобто використовує підзвітні кошти. Але зверніть, будь ласка, увагу, цей термін використовується у разі безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, про які я зазначала напочатку, і за умови, що списання коштів безпосередньо здійснюється до моменту закінчення відповідної дії або відрядження. Тобто на момент, коли наша людина, наш працівник вже прийшов зі звітом, ми маємо інформацію по рахунку щодо списання таких грошей. Ну а якщо списання грошей відбувається після відповідного моменту, тобто після завершення відрядження або після здійснення цивільно-правової дії, маємо взагалі такий достатньо довгий термін, який подовжений ще на місяць, порівняно із місяцем, який надається в попередньому випадку. Отже, загальний термін звітування складає майже два місяці.

Перелік документів, що підтверджують витрати на відрядження

Ну і на останок хочу сказати, що законодавець подбав про чіткий перелік підтверджуючих документів, які стосуються витрат на відрядження. Щодо цих документів завжди було дуже багато сперечань, дуже багато проблем. І зокрема я звернула увагу на питання, які стосуються електронних транспортних квитків. Пам’ятаєте історію із посадковими талонами, із квитанціями про оплату електронних квитків. Наразі бачимо тільки, що підтверджувати витрати на відрядження.. До речі, документальне підтвердження є для витрат на відрядження обов’язковим. Ми можемо виключно транспортними квитками, в тому числі електронним квитками, вже без цього переліку, який стосується посадкових талонів і квитанцію про їх оплату. Те саме стосується документів, які підтверджують рух по рахунку. Зараз офіційний статус отримують банківські виписки, які будуть підтверджувати вартість витрат на відрядження. Ну а склад самих витрат на відрядження, він не змінився. Стандартний перелік, як і раніше, буде складатися із витрат на проїзд, витрат на проживання і добових. До речі, суми добових, обмеження, які не оподатковуються, також не зазнали змін.

Підсумки. З 1 квітня 2023 року будемо працювати із новою редакцією п. 170.9 ПКУ, який передбачає ситуації коли можна не здавати авансовий звіт, здавання авансового звіту в електронній формі, чіткий перелік підтвердних документів і можливість використовувати поряд з корпоративними картками також особисті картки. Щодо переліку витрат на відрядження, він не змінився, як саме і можливість втрачати кошти на підзвітні розрахунки.