Заява-розрахунок лікарняних на веб-порталі ПФУ: алгоритм заповнення

В якому ресурсі нам потрібно сформувати Заяву-розрахунок з 1 січня 2023 року?

***

Отже, заява-розрахунок з 1 січня 2023 року, як її правильно заповнити, а головне де? Відповіді на ці запитання у цьому ролику, максимально корисно. Тому дивіться до кінця.

Реформа фінансування лікарняних листків починає стартувати з 1 січня 2023 року. Це пов’язано з ліквідацією Фондів соціального страхування та наданням цих повноважень до Пенсійного фонду України. І отже, головна відповідь на питання, яке я задала попередньо, а куди ж йдемо формувати цю заявку. Заявку будемо формувати на вебпортал Пенсійного фонду. Доволі знайомому ресурсі для певної категорії працівників, особливо для кадровиків. Але для декого це буде новий ресурс, а головне новий розділ та нові знання, як заповнити заяву-розрахунок. Про все це по черзі ми з вами обов’язково детально розглянемо. Тобто звичні нам програмні ресурси, для прикладу M.E.Doc, уже в цьому випадку не будуть використовуватися. Використовуємо вебпортал Пенсійного фонду, який є безкоштовним ресурсом, не потребує додаткової інсталяції, лише доступу до інтернету та електронного цифрового підпису, щоб перейти до приватного кабінету. Знаходиться він за адресою portal.pfu.gov.ua. Використовуємо кнопку «Вхід» та електронний цифровий підпис, за місцем його збереження підтягуємо. Вводимо пароль захисту до такого підпису та натискаємо кнопку «Увійти». Відбувається ідентифікація співробітника юридичної особи. Ми з вами будемо працювати у розділі «Заяви-розрахунки (макет)». Крім того, звернемося до розділу «Листки непрацездатності», адже вони паралельно один одного доповнюють.

Покроковий алгоритм заповнення заяви-розрахунку на порталі ПФУ

Отже, натискаю «Заяви-розрахунки (макет)». Є дві кнопки. Ми зараз спочатку використовуємо «Створити нову» заяву розрахунок і вчимося як правильно наповнювати, яким її змістом.

Перше поле відповідає за номер заявки-розрахунку. Відповідно зазначаєте послідовно відносно тієї кількості, яку ви подавали. Код ЄДРПОУ страхувальника автоматично, не даються до редагування, ця інформація зчитується з електронного цифрового підпису. Найменування страхувальника доступне до редагування, однак теж з підпису підтягнулась інформація.

Регіон куди подаємо вибираємо з випадаючого списку.

Статус заяви, теж поле, яке вже системою автоматично інформація присвоюється.

Далі інформація щодо трьох співробітників, різних або одного, залежно від того якими посадовими обов’язками наділені ваші співробітники. А саме, прізвище, ім’я, по батькові керівника, головного бухгалтера та відповідальної особи страхувальника.

Номер телефону, який використовуватиметься працівниками Пенсійного фонду для того, щоб з вами сконтактуватися. Далі три поля, в які потрібно зазначити: МФО банку, його назву та номер рахунку, на який прийдуть кошти для фінансування лікарняного. Тобто саме для соціальних виплат повинні сюди зазначити рахунок. І назва банку, найменування банку. Зверніть увагу, що поле містить заборонені символи. Такими забороненими символами у заяві розрахунку є лапки. Тому їх видаляємо. Крім того, у мене у назві страхувальника теж наявні такі знаки. Прибираю їх, для того, щоб не було помилок.

Далі інформація щодо дати періоду закінчення, за які включати лікарняні листки (з … по). Тобто ви у такому випадку фіксуєте той проміжок, за який ви бажаєте, щоб лікарняні листки потрапили до заяви-розрахунку. Припустімо таким проміжком у мене буде з 1 по 15 грудня. Натискаю «Продовжити». Відповідно система аналізує усі лікарняні листки, які закінчені з 1 по 15 грудня та підтягне їх до заяви-розрахунку. Думаю багато хто з вас зараз задався питанням, а чи система коректно спрацює на поділ таких лікарняних зі статусом закритий та готовий до сплати. Адже пам’ятаємо, що лише зі статусом «готовий до сплати» ми маємо право включити до заяви-розрахунку. Про це пізніше й обов’язково ми звіримо із тими лікарняними, які є за цей проміжок часу, для того, щоб розуміти чи дійсно в заяву потраплять лише ті лікарняні, які мають право там бути.

Огляд додатку про тимчасову непрацездатність

Система аналізує лікарняні листки. Відповідно це займає певний проміжок часу. Коли вже доступна інформація, нам відкриваються два додаткових поля. Додаток про тимчасову непрацездатність, ви бачите, він у нас містить інформацію. І також додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання. Сюди потрапляє інформація, якщо такі лікарняні наявні. У нас вони відсутні. Отже, додаток про тимчасову непрацездатність. Маємо в такому випадку один лікарняний лист. Які тут поля? Номер лікарняного, дата відкриття та закриття, реєстраційний номер облікової картки платника податків застрахованої особи та її прізвище, ім’я, по батькові. І наявні дві функції, дві функціональні кнопки. Перша – необхідно заповнити дані. Друга - вилучити. І поле, стрілочка донизу для того, щоб розгорнути інформацію. Давайте ми спочатку розгорнемо інформацію. Ви бачите наявне основне місце роботи чи додаткове, дані про лікарняний лист (первинний чи продовжений), категорія медичного висновку. Ця інформація автоматично потрапила.Крім того, інформація про страховий стаж загальний та за останні 12 місяців теж потрапляє автоматично до заяви розрахунку. Тобто уже відпадає необхідність підраховувати цю інформацію, вона береться із ресурсів Пенсійного фонду автоматично. Що теж спрощує нашу участь у заповненні заяви-розрахунку.

Крім того, от дуже хороший апгрейд вебпортал, тому що інформація і про номер лікарняного листка і про ідентифікацію застрахованої особи. І відповідно послідовність цих лікарняних, двічі той самий лікарняний не потрапить до заяви-розрахунку. Це все вже система допоможе нам профільтрувати та зробити за нас.

Заповнення відсутніх даних у додатку про тимчасову непрацездатність

Ми ж з вами будемо використовувати кнопку «Необхідно заповнити дані» для того, щоб у додатковому вікні, яке відкрилося, вказати певну інформацію. Отже, ви бачите, дата початку листка непрацездатності, його закінчення, поля недоступні до редагування. Категорія медичного висновку теж підсвічено сірим кольором. Далі інформація по первинному або подовженому, одному з двох типів, з випадаючого списку обираєте. Кількість днів, що підлягають оплаті (всього) підраховуєте залежно від тривалості даного лікарняного, в мене це 9 днів, з них 4 за рахунок коштів Фонду. Далі загальна сума, припустимо 4000 грн. З них 1800 за рахунок коштів Фонду. Ви бачите, інформація з копійками, але коли я зазначила такі копійки, система видала помилку. Тому що копійки пишемо через крапку, а не кому. Далі натискаю «Продовжити». Однак, знову ж таки, помилки. Я роблю їх спеціально, для того, щоб вам показати як система проводить таку внутрішню перевірку і ви не хвилювалися, що ви можете щось пропустити. В такому випадку число днів за пільгою постраждалих на ЧАЕС за рахунок коштів Фонду. Якщо таких днів немає, обов’язково проставляємо 0. І якщо 0, то відповідно і сума теж дорівнює 0. Тобто ці нулі у більшості випадків ви повинні проставити. Таким чином додаткова інформація потрапила, якщо розгорнути інформацію, по відповідному лікарняному листку, який потрапляє до заяви-розрахунку.

Відправлення заяви-розрахунку до ПФУ

Далі нам доступна одна дія із даною заявкою, це «Зберегти». Активуємо її натиснувши. І в нас додаються ще чотири нових. «Зберегти зареєструвати», саме ця кнопка відповідатиме за відправлення заяви-розрахунку до Пенсійного фонду України. Однак, зверніть увагу, що такі заяви-розрахунку ви можете готувати, з певним проміжком часу до них повертатися, знову ж таки, редагувати. Тобто момент чернеток присутній. Або цей момент дозволяє нам сегментувати участь наших співробітників при формуванні заявки-розрахунку. Припустимо, хтось відповідає саме за наповнення, включення лікарняних до заяви-розрахунку. Інший співробітник саме за сумове наповнення таких заявок-розрахунків. Все це можна поділити, відповідно доступ до цього наявний. Далі є функція вивантажити в Ексель, вилучити або вихід. Я натисну «Вихід», для того, щоб показати, а де ж шукати ці заяви-розрахунку. В розділі, в якому ми зараз знаходимося є відповідна фільтрація. По номеру, по даті (з … по), номеру лікарняного (можна легко прослідкувати той чи інший лікарняний, в якій заяві-розрахунку він буде міститися) або суто по застрахованій особі (якщо ми розуміємо, що по такій застрахованій особі є декілька заяв-розрахунків). Ну і так далі. І статус заяви (редагується або зареєстрована). Або просто натискаємо «Пошук», таким чином усі ці фільтри будуть активними й всі заяви-розрахунки вам підтягнуться. Ось ви бачите, наша заява-розрахунок, яку ми щойно формували. Натискаємо редагувати й знову можете з нею працювати. Я паралельно вам відкрию листки непрацездатності для того, щоб ми перевірили чи дійсно ось цей момент, про який ми говорили, готовий до сплати закритий, чи він системою коректно був відфільтрований. І ось ви бачите, два лікарняних листки, які закриті після 1 грудня 2022 року. Один зі статусом «Готовий до сплати», інший – «Закритий». І ви пам’ятаєте, в заяву-розрахунок потрапив лише один лікарняний лист. Тому з певністю констатуємо, що система працює коректно.

Перевірка заяви-розрахунку. Функціонал із роздрукування заяви-розрахунку

Я ж повернуся до Заяви-розрахунків. Хочу вам показати ще чудову функцію, а саме «Вивантажити в Ексель». Тому що я думаю багато хто з вас задався питанням, як же  роздрукувати цю заяву-розрахунок для того, щоб її підшити. І у нас є функція «Вивантажити в Ексель». Вивантажується документ, який або ви зберігаєте, або відриваєте і друкуєте. Сформатувався він у вигляді трьох аркушів. Безпосередньо Лист 1 це у нас заява розрахунок. Додаток 1 це безпосередньо лікарняний, який сюди потрапив. Та Додаток 3, це по нещасних випадках або профзахворювання. На попередній перегляд, виводимо на друк та підшиваємо собі такі заяви-розрахунку.

Отже, в цьому відео детально проговорили корисну інформацію, яку у 2023 році будемо використовувати, починати використовувати. А саме заява-розрахунок на вебпортал Пенсійного фонду.