Відрядження: невчасно повернуті кошти

Подивімося, що у нас з вами відбувається якщо працівник у відрядження не відбуває, тобто не повернути вчасно авансовий звіт, не повернуті невикористані кошти. Тобто аванс склали. З’ясувалось, що у нас є з вами невикористані кошти. Що ми маємо зробити? Перше, ми звертаємося до Інструкції №59, яка для нас є настановою в даному питанні. Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав у це відрядження, то він має повернути ці кошти протягом трьох банківських днів, з дня прийняття рішення про скасовування поїздки, і повернути водночас ці кошти. Що це означає? Це означає, що якщо працівник з певних причин не виїхав, ви що? Видаєте наказ про скасовування поїздки. Це знову що є? Наказ. Від цієї дати ми з вами рахуємо три банківські дні, коли кошти мають бути повернуті. Ми не можемо їх використовувати на наступне відрядження, вони мають бути повернуті.

За наявності надмірно витрачених коштів. А тепер ми з вами йдемо до того питання, яке зараз дуже багато хто задає з бухгалтерів. Відрядження завершилось, кошти надмірно витратили (або залишилися кошти від відрядження, або надмірно витратили), як з ними бути? Тому пройдімося зараз нормами Податкового кодексу, для того, щоб ви зрозуміли, а що далі з цим робити. І так. За наявності надмірно витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання авансового звіту. Це норма про яку ми з вами говорили, пп. 170.9.2 ПКУ.

А тепер ідемо далі. Що у нас є об’єктом оподаткування? Пп. 164.2.11 ПКУ, це об’єкт оподаткування, що включається до щорічного (щомісячного) оподатковуваного доходу. Сума надмірно витрачених коштів, отримана платником податку на відрядження або під звіт та не повернута встановленим законодавством строки, відповідно до п. 170.9 ПКУ. На що я хочу тут звернути увагу? Багато хто з бухгалтерів скаржиться і каже: слухайте, директор у відрядженні чи просто у буденному житті підприємства витратив з корпоративної картки й оплатив власні потреби, що робити? От я зараз скажу в плані повернення. Не що робити з цією ситуацією. Там треба А, Б, В, Г, Д зробити. Якщо керівник повертає, тобто у даній ситуації, якщо ви не договорились до того як ви закриваєте це все, працівник або керівник, як працівник, має повертати ці кошти. Ось тут зверніть увагу, ці кошти, які він використав з корпоративної платіжної картки не за призначенням, вони вважаються виданими під звіт. І навіть якщо працівник каже: так, ну я буду ці кошти повертати. Йому що треба робити? Авансовий звіт на суму отриманих коштів з корпоративної картки, коли він провів трансакцію на те, що не для виробничої діяльності. Документів не буде, зворотного боку не буде заповнено. І буде що йти? На повернення коштів. Тобто це називається нульовий звіт. Для того, щоб у нього не було податків.

Тепер. Якщо платник податку не повертає суму надмірно витрачених коштів. Ось тут зверніть увагу, п. 4 Наказу №841. Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, передбачений п. 170.9, це три, п’ять або десять днів. Так? Тобто не повернув зайво витрачені кошти, необґрунтовано витрачені кошти або кошти, що залишилися після відрядження, не всі використав, з запасом дали, як то кажуть. Він має повернути до або з авансовим звітом. Якщо він їх не повертає до завершення місяця, на який припадає ось цей термін. Приміром, от я зараз наведу приклад, щоб ви розуміли. То у такого платника податку така сума розраховується як база оподаткування, тобто вже виникає оподаткування, відповідно до п. 164.5 ПКУ.

Що таке п. 164.5 ПКУ? Ви всі чудово знаєте, це натуральний коефіцієнт. Натуральний коефіцієнт ми звикли з вами говорити про те, що це 126 «додаткове благо». Але в цьому пункті ви бачите є виділено, в такому самому порядку, тобто з натуральним коефіцієнтом, підвищуючим коефіцієнтом, визначається об’єкт оподаткування і база оподаткування для коштів надмірно витрачених платником податку на відрядження або під звіт і не повернутих у встановлені терміни.

А ось тепер я хочу звернути вашу увагу. До речі, зверніть увагу, у кого буде така ситуація, на першій сторінці нашого авансового звіту, в кінці, є неповернуті суми надмірно витрачених коштів. Тобто як розраховуємо? Ми беремо суму неповернуту. Для ПДФО множимо на підвищуючий коефіцієнт, там 1,… (пішли цифри) і множимо на 18%. Тобто це буде база, створена з урахуванням підвищуючого коефіцієнту. Військовий збір ми рахуємо без підвищуючого коефіцієнта, а отже… До речі, я хочу звернути увагу, що тут у нас з вами є тільки що до суми ПДФО, але ж ми з вами вже навчилися, ми відображаємо і військовий збір. Тобто маємо опрацювати ще цей авансовий звіт.

Дивіться. Я наводжу приклад зараз. 18 жовтня працівник завершив відрядження. Він має повернути кошти. Розраховувався, приміром, зняв кошти й тими коштами розраховувався. Три банківські дні. Тобто 19,20,21. Так? 21 працівник має що? Повернути кошти. Разом з авансовим звітом повернути кошти на підприємство. Працівник каже: «Ага, (з певних причин, я не буду зараз розмірковувати) з певних причин я не поверну кошти, але ви у мене вирахуйте їх із заробітної плати». Якщо ви зараз будете далі, ми будемо дивитися, то в принципі вираховувати із заробітної плати не заборонено. Але ж ми маємо розуміти які наслідки від того будуть. Я не випадково взяла цю дату, від 18-ого. Тобто 21 мав повернути звіт. Тепер дивімося, якщо ми до попередніх слайдів, до п. 4 Наказу №841, там що написано? До кінця місяці, на який припадає термін подання авансового звіту. Так? Тобто, 31 жовтня працівник має повернути без штрафної санкції ці кошти, надміру витрачені або ті, які ще у нього залишились. Якщо він не повертає. Каже: «А мені, будь ласка, із заробітної плати». А заробітну плату за жовтень ви будете виплачувати 5 листопада. Відповідно коли буде утримання відбуватися? 5 листопада. Отже, у нас з вами що? Ви вийшли, розірвали цей термін. І тому ви можете утримати у нього 5 листопада, це не проблема. Але воно буде вважатися утриманим з заробітної плати працівника. Але ви маєте розуміти, що це буде коштувати йому грошей. Тому що вже цей період, який пішов після 31 жовтня, це був у нашому прикладі останній день, коли можна було без штрафу внести гроші зайво витрачені. У нього що буде? Утворюватися об’єкт оподаткування. Тобто бухгалтер має  дебетувати 661. Кредитувати 641 ПДФО, нарахувати військовий збір і 18%. І цю суму він буде утримувати із зарплати. Тобто в такому випадку не тільки гроші будуть утримані із заробітної плати, але ще що буде? База оподаткування. Тобто додатково буде утриманий дохід. Тобто буде що виникати? Ну свого роду плата за користування цими грошима. Тому працівнику треба, ну порахуйте приблизно 19,5% від суми, де ще ПДФО у нас береться з підвищеної бази. Тому ось це у нас є такі облікові податкові наслідки. Вони існують не тільки у закордонному відряджені, вони існують у будь-якому відрядженні. Тобто вам треба в такому випадку що зробити? Ось ця конфігурація цифр. 31 жовтня аби працівник повернув вам ці кошти. Тому що вже в листопаді повернення, нажаль, буде йому давати додаткову базу оподаткування.