Невчасне подання авансового звіту: як розрахувати ПДФО

Давайте такий невеличкий приклад розглянемо. Взяла такі дуже прості суми. У нас є корпоративна картка. З корпоративної картки зняли 1000 грн. І на 8-й банківський день подали авансовий звіт із зазначенням фактичних витрат. Ну зрозуміло, що у всій цій ситуації нормативний термін звітування має бути три дні, тому що з корпоративної зняли готівку і на 8-й день повернутий звіт разом з коштами. І відповідно в цій ситуації виникає об’єкт оподаткування.

***

Алгоритм оподаткування перевищення суми витрат над підзвітною сумою

Для того, щоб розрахувати об’єкт оподаткування нам треба йти по певному алгоритму. По-перше, нам треба дізнатися суму перевищення, тому що об’єктом оподаткування саме є сума перевищення. В такому випадку сума перевищення, вона складає 200 грн. Далі, за нормами ПКУ, перевищення обов’язково має бути оподатковано з «натуральним» коефіцієнтом, як це передбачено. Я знаю, що іноді на практиці ігнорують цю тему про «натуральний» коефіцієнт, але знаєте, я завжди кажу, що коли ви вже вирішили оподатковувати перевищення, будь ласка, вирішуйте для себе кого ви хочете покарати в цій ситуації. Або зробити добре працівнику, тому що використання «натурального» коефіцієнта це завжди можливість не покласти цей податок на фактичні витрати, на кошти працівника. Або якщо я хочу, щоб він відчув це, то я порахую податок таким чином, що ми не будемо застосовувати цей «натуральний» коефіцієнт. Якщо ви вирішили все ж таки розрахувати це із коефіцієнтом, то, будь ласка, ми порахуємо суму ПДФО із коефіцієнтом, а суму військового збору розрахуємо виходячи із фактичної суми перевищення.

Утримання податків: відображення в обліку

Далі в нас є головне питання, головний момент, який стосується безпосередньо утримання податку. І тут я спеціально зазначила зауваження, таке важливе, увага, утримуємо податки з оподатковуваного доходу, без фактичного окремого нарахування. Ми завжди з вами утримуємо податки за рахунок дебету, наприклад, 66, коли йдеться про зарплату. За рахунок Д-т 372 ми з вами податок, який припадає на ці підзвітні кошти, не утримуємо. Тому подивіться, будь ласка, як нам про це каже ПКУ, далі у проведеннях як це виглядає. Сума податку, нарахована на суму перевищення, утримується особою, яка надала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а у разі коли недостатньо доходу, то завдяки іншим доходам. Що мається на увазі? Мається на увазі те, що у випадку коли в мене виникає така ситуація я вчиняю наступним чином. Є зняті кошти з банкомата і я, як ви бачите, не оприбутковую їх у касі, я показую за дебетом 372 рахунку, вони вважаються виданими під звіт, але не оприбутковуються у касі. Цей момент, на якому я наголошувала. Ось так це виглядає у проведеннях.

Далі надається авансовий звіт і повертається залишок. На цьому питання закриття авансових розрахунків в мене все. Я нікуди до 372-го не зможу притулити податок. І коли бухгалтер намагається притулити податок до 372-го рахунку, в нього не закривається операція. Питання: а куди ж мені посадити цей податок? Дивимося далі. Працівникові нараховано зарплату, оподатковуваний дохід. З цієї заробітної плати утриманий ПДФО, утриманий військовий збір. Далі я беру папір, папірчик, шматочок, і пишу на цьому папірчику суму окремо, те що я нарахувала, ПДФО по авансовому звіту і військовий збір по авансовому звіту. І бачите як я їх проводжу, ці податки. За рахунок чого? Нарахованого оподатковуваного доходу. Тобто на зарплату людини сяде і ПДФО, військовий збір із зарплати й з авансового звіту. Тому що у випадку, коли ось ці 43,90 і 3,00 я посаджу на витрати, які іноді дуже люблять робити бухгалтера замість 666 рахунку, то що я зроблю? Я за рахунок підприємства сплачу податок фізичної особи. А податківці дуже люблять такі ситуації. Вони кажуть, що це є додаткове благо і на цей податок, який я заплатила за фізичну особу, мені треба посадити ще один податок. І так нескінченно. Тому тільки так. Це є правильно. Ми окремо закрили авансовий звіт і окремо оподаткування посадили, безпосередньо, на податок. Перерахували всі наші податки. Щодо ЄСВ я вже не наводила записи, яким чином це робиться.

Утримання податків у випадку припинення трудових відносин

І на останок те, що ще хочу прокоментувати й сказати. Подивіться, будь ласка, як відбувається ситуація, коли людина або припиняє трудові відносини, або утримання суму є неможливим внаслідок смерті й не вистачає остаточного розрахунку для утримання такого податку. Якщо людина померла, все, це безнадійний до сплати. Я утримую тільки те, що можу, а далі не утримую.

Якщо людина припиняє трудові або цивільно-правові відносини, виплата утримується за рахунок останньої виплати, а у разі недостатності суми, непогашена частина включається до податкового зобов’язання за наслідками звітного (податкового) року. Знаєте що це означає? Це означає те, що людина повинна самостійно цю суму заплатити. А моє завдання, як податкового агента, із кодом 118 в додатку 4ДФ показати суму утриманого податку, який є, і суму сплаченого. Якщо я утримала з людини податку 1000 грн, а його нарахованого доходу є тільки на 500 грн, я у графі 4 «сплачений» покажу тільки 500, які я змогла заплатити. Решта 500 через 4 ДФ, ця інформація йде до податкової, людина має в кінці року подати декларацію й ось ці гроші доплатити до бюджету. В жодному разі за рахунок підприємства ми ось цю нестачу не сплачуємо. Тому що, що буде? Це буде додаткове благо, з якого треба буде знову сплатити податок, а людина вже звільнилася. Тому, будь ласка, ось таке не збіг даних в утриманому податку, графа 4а нашого 4ДФ, і графа 4, сплачений податок, вона нормальна.

В ситуації коли не вистачає коштів, людина звільнилася, я все що могла отримала, а інша «висячка» цього податку, вона переходить, безпосередньо, на фізичну особу, яка є платником податку. Тому що я є податковий агент і свої дії, як податковий агент, я закінчила на тому етапі, коли я порахувала скільки мені винні, показала скільки мені винні й скільки змогла заплатила, утримала. В жодному разі не відносити це на витрати й не платити за рахунок власних коштів цей ПДФО. Це дуже згубна практика, яка призводить до циклічності нарахування податків. Будь ласка, так не робіть.