Чи по усіх співробітниках можна передати відомості про трудові відносини на сьогодні? Саме на це питання дамо відповідь.

15 липня 2022 року набула чинності Постанова Пенсійного фонду №8-3, за якою нас зобов’язують, ще не в обов’язковому характері, але на це натякають, що роботодавці повинні передавати інформацію про трудові відносини співробітників, які виникли з 10 червня 2021 року, з моменту введення категорії «електронна трудова книжка». Зараз ми з вами розглянемо два варіанти. Передача інформації по співробітниках, які фігурували вже у квартальній звітності. І по тих співробітниках, які прийняті в поточному кварталі, або у тому кварталі, який ще не відзвітований. Про все по порядку.

Перший варіант. Співробітники, які уже подані нами раніше у квартальній об’єднаній звітності. Як ми будемо робити таку передачу? Переходимо до ресурсу веб-портал Пенсійного фонду. Знаходиться за адресою portal.pfu.gov.ua. За кнопкою «Вхід» переходимо у приватну його частину. Обираємо електронний цифровий підпис. Вводимо пароль захисту до такого підпису. Тим самим ідентифікуємо себе як юридичну особу на веб-порталі Пенсійного фонду України. Перейшовши до приватної частини переходимо у категорію «Комунікації з ПФУ», підрозділ «Відомості про трудові відносини робітника». Активуємо цей розділ. Нас перекинуло до інформаційного блоку «Загальні дані», де ми повинні внести інформацію по співробітнику, якого ми хочемо оцифрувати трудові відносини, а саме, передати інформацію про призначення такої особи, свого часу, на роботу. Вносимо ось ці всі реквізити. Хоча по батькові в даному випадку не позначено як обов’язковий реквізит (немає зірочки червоної), однак система нас не пустить далі не отримавши цю інформацію. Перейшли до категорії «Записи про трудову діяльність», де повинні активувати кнопку «Додати запис». Відкривається нове інформаційне вікно «Запис про трудову діяльність», де найперше вносимо порядковий номер місця трудових відносин, є збоку розшифровка яким чином формується цей порядковий номер. Далі у блоці інформації про підприємство (установу), з якою є трудові відносини або якою внесено запис у паперову книжку (в даному випадку ще не виправлено на електронну книжку), обов’язковий лише реквізит назва юридичної особи, з якою сьогодні робітник перебуває у трудових відносинах. Вносимо з клавіатури або попередньо скопіювавши цю інформацію на додатковому ресурсі. Блок цей пропускаємо, він не обов’язковий, і далі переходимо до основної інформаційної частини, яка буде саме ідентифікувати, що це призначення на роботу. Тож переходимо до категорії «Тип події», де обираємо з двох варіантів: період роботи за основним місцем роботи або за сумісництвом. В даному випадку це основне місце роботи для людини. Атрибут події: призначено, переведено, звільнено. Розуміємо що нас призначено. Далі зазначаємо дату події. З попередньо підготовленого наказу, відсканованого, беремо цю інформацію. В даному випадку 24 листопада 2021 року. Прописуємо цю інформацію і пишемо текст запису: «Призначено на посаду формувальник тіста виробничого відділу» (можна вказати назву підрозділу, якщо у вас є така структура). Далі «Тип документу-підстави» обираємо з випадаючого списку, хоча цей реквізит не обов’язковий, але він нам дублюється в «Документ-підстава», а цей вже бачимо, що є обов’язковим. Номер документу-підстави із відсканованого документа прописуємо і зазначаємо дату такого документа. Обов’язково вірно прописуємо цю інформацію, адже ми будемо прикріплювати скан-копію цього наказу, тому співробітники Пенсійного фонду будуть звіряти її. Натискаємо зберегти інформацію. Успішно збережений запис. Немає ніяких помилок (вони не підсвічені червоним кольором). Переходимо до категорії «Скан-копії документів». «Додати файл». Обираємо з випадаючого списку перший атрибут «Трудова книжка або документи про стаж» і підтягуємо відповідний документ за місцем його розташування. Переходимо до низу цього документа і тиснемо «Продовжити». Залишається лише натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ», після чого ми отримаємо інформаційне повідомлення, що такий запис вами передано до Пенсійного фонду, через певний проміжок часу перевірте його у категорії про успішність або певні зауваження, якщо такі будуть. Для цього необхідно буде перейти у категорію «Відомості про трудові відносини», яка знаходиться у першому блоці приватної частини, і внести, для прикладу, реєстраційний номер облікової картки співробітника, для того щоб пришвидшити пошук. І з тої кількості записів, яку ви проводили запитів, відшукати лише нам необхідний. І ось ви бачите, попередньо я передавала таку інформацію і вона на сьогодні знаходиться зі статусом «Виконано». Тут ми маємо документ прикріплений і оцифровані відомості про трудовий стаж. Якщо його натиснути, ми матимемо поле відомості про трудові відносини в такому вигляді, який ми заповнювали з вами щойно у категорії «Відомості про трудові відносини робітника». По першому блоку все.

І обов’язково хочу торкнутися моменту по передачі інформації по співробітниках, які призначені у поточному кварталі або тому, який ще не відзвітований. Для цього перейду, знову ж таки, у категорію «Відомості про трудові відносини робітника» і наведу інформацію по людині, яку призначено у липні 2022 року. Ми розуміємо, що це ще не відзвітований період. Натискаю «Продовжити» і отримую інформацію, що особа не перебуває у трудових відносинах. Тобто розуміємо, що на сьогодні веб-портал Пенсійного фонду працює у тому режимі, що по певній категорії співробітників ми не можемо передати (оцифрувати) відомості про трудові відносини. Ми повинні їх відкласти на певний момент часу, чекаємо доки відбудиться апгрейд веб-порталу і тоді зможемо передати уже по усіх співробітниках. Тобто ми резюмували, що не по усіх співробітниках ми можемо передавати цю інформацію.