Яким чином швидко переформатувати податкові накладні старої версії в нову за допомогою програмного забезпечення M.E.Doc?

***

Функціонал M.E.Doc передбачає три варіанти конвертації старої версії ПН в нову. Розгляньмо кожен з цих варіантів, яким чином вони, працюють та які плюси/мінуси у кожного з них. А ви можете для себе обрати той, який найбільше вам імпонує.

Причини необхідності конвертації ПН

Ви знаєте, що з 27 травня введено в дію Закон України, згідно з яким ми повинні розпочати реєстрацію податкових накладних, оскільки анонсовано, що Єдиний реєстр податкових накладних почав працювати.

Однак, якщо на практиці говорити, в п’ятницю він не працював. Податкові накладні, які дехто з нас скинув, вони не зареєструвалися. Податківці у своїх усних телефонних консультаціях говорили, що не варто скидати, ще реєстр не працює. Однак високопосадовці говорять про те, що все дійсно працює. Перевіряючи в електронному кабінеті реєстр, то дійсно інформації ніякої за попередні лютневі податкові накладні, нічого не можна було простежити. Менше з тим, думаю, що сьогодні, на момент виходу цього відео, ви вже можете відправляти податкові, і вони реєструються. Тому нам потрібно готуватися до того, що за той період лютого, березня, квітня, травня, ми повинні велику кількість податкових накладних швиденько переформатувати в новий формат, оскільки знаємо, що з 1 березня ми вже реєструємо за новою формою податкові накладні. Повинні реєструвати. Враховуючи, що реєстр тимчасово був призупинений, така реєстрація не відбувалася. Однак велика кількість податкових накладних нами закумульована, наприклад у M.E.Doc. Як для прикладу багато хто так робив, враховуючи, що наші партнери-контрагенти просили, щоб ми їм відправляли податкові накладні. І ми акумулювали інформацію в M.E.Doc, адже ми так звикли формувати наші податкові декларації. Таким чином мали інформацію щодо податкового зобов’язання і відправляли щодо податкового кредиту нашим контрагентам. Тому розглянемо, яким чином розробники M.E.Doc пропонують нам інтегрувати ці податкові накладні в нову, тринадцяту, форму.

Версії ПН та РК, що підлягають конвертації у M.E.Doc

Це ми можемо зробити в M.E.Doc версії 11.02.076, це оновлення від 27 травня. Для того, щоб перевірити якої версії у вас M.E.Doc, ви у верхньому полі цієї програми бачите якої версії ви використовуєте (ось ви бачите M.E.Doc 11.02.076). Дійсно це та версія програми, яка нам необхідна, в якій уже є податкова накладна з ідентифікатором форми J/F1201013. «13» це означає ось цю тринадцяту версію документа. Тобто тринадцятий раз податкову накладну уже міняли з моменту запровадження електронної форми цього документу. Крім того, забезпечена конвертація ранніх від восьмої по дванадцяту версій ПН/РК у нову тринадцяту версію. Це виконується автоматично при копіюванні та імпорті. Імпорт ми можемо розділити на дві складові: через xml документу абоза допомогою медового стикування.

Отже, три варіанти: копіюювання, медове стикування і імпорт xml. Всі ці три варіанти працюють. Однак з кожним з них потрібно вміти швидко і оперативно працювати.

1. Конвертація ПН через копіювання

Розглянемо спочатку варіант копіювання. Що під цим розуміють? Інколи розуміють користувачі, що це необхідно заходити в кожен з документів і робити його копіювання, для того, щоб перетворити на нову форму. Дійсно, практично і частково, це так. Однак, якщо, наприклад є по підприємству 400 податкових накладних, то що це означає в кожну податкову заходити, копіювати і зберігати нову? Можна і таким чином. Але є простіша послідовність виконання цих операцій. Для прикладу я відкрила в полі три документи, вони стосуються квітня 2022 року, готові до відправки, тобто вони не зареєстровані. Код документа, бачите, скрізь «12». Я їх виділяю всі (Ctrl + A, англійська літера або «Правда» - «Відмітити все»). Відмітила їх всі і натискаю «Скопіювати». Документи копіюються. Обов’язково в цьому вікні «Дата виписки» проставляєте позначку «Як в оригіналі». Це означає, що кожен з новостворених документів візьме дату попереднього документа. Це дуже важливо, не пропустити цей момент. І у нас скопіювалися документи. Відкрився лише один документ, я його закриваю. І ви бачите, у нас вже стало у списку 6 документів (було 3). Номери документів автоматично пере копіювалися ідентично і скрізь код документа змінився за «13». Статус документ «Готується», це ті що не відкрилися і «Вірний» - той який відкрився попередньо документ. Ми можемо ці перевірити. Помилки відсутні. І вони теж стали три документи зі статусом «Вірний». Чому я це зробила? Відносно тих документів, які я раніше готувала зі старим ідентифікатором, вони в мене готові до відправки. Я таким чином позначала документи, для того, щоб розуміти, що я їх пропрацювала, перевірила, відрізнити від наступних документів. І тепер можу швидко їх, наприклад, виділити або по статусу відсортувати (беру, наприклад статус «Готовий до відправки», шукаю цей статус, готовий до відправки, показати, у мене три документи залишилось). Для чого це робити? Для того, щоб їх видалити із системи, оскільки чи велику кількість документів ми теж одним махом можемо їх всі видалити. Знову ж таки Ctrl + A і натискаю «Видалити». Зараз я цього робити не буду, тому що ще інші варіанти вам покажу, які доступні для перенесення в нову форму.

2. Конвертація ПН через «Медове стикування»

Переходжу в 1С. В мене є медове стикування. Ну хочу сказати, що медове стикування це не безкоштовний ресурс, це додаткова обробка, яку потрібно передплатити в компанії, яка обслуговує ваш M.E.Doc, ну або іншого провайдера. Що тут важливо? В налаштування якщо перейти, медове стикування має бути версії 7.17, це якщо говорити для «Бухгалтерія для України» і для BAS, як у мене. Якщо глянути на їх сайт (ось за адресою medoc.ua/integration) ви знайдете «Інтеграція з обліковою системою BAS чи 1С на базі платформи 8.3». В нас є версія 6.20 для УТП, ЗУП, інших версій програми і тут для BAS версія 7.18. Хоча тут пише 7.18, однак якщо я поставила його, там зазначено, що 7.17, ну не знаю чому. Тут можна завантажити ці оновлення, але вони у вас дійсно мають бути передплачені ці медові стикування. Переходжу далі, знову таки, до медової стиковки, в категорію «Податкові документи» і ось у мене є теж я відсортувала три цих документи (10, 11, 12), з якими ми працюємо. І знову ж таки можна відмітити всі, передати їх. Давайте так і зробимо. Натискаємо «Передати у M.E.Doc». Яким чином працює система? Враховуючи те, що я уже їх, ці документи, перетворила в нову версію, система пропонує перемістити попередні документи до Корзини. Можна натиснути «Так» і вони перезапишуться, ці документи. Тобто в мене, в даному випадку, не стане 9 документів, а буде лише 6, так само, і всі зі статусом «Вірний», і скрізь код «13». Але враховуючи те, що ваші документи будуть із кодом «12», вони вам не перезапишуться, у вас додадуться нові. Знову є таки буде, якщо три попередніх і три, 6 документів. Три старого зразка і три нового зразка. Відповідно старого зразка ви будете видаляти.

3. Конвертація ПН шляхом імпорту документів

І ще один варіант. Відкриваю одну з податкових накладних, це ті в кого немає медової стиковки, натискаємо вивантажити в xml. Вивантажити. Сформувати файл вивантаження. Та зберегти файл вивантаження. Прямуємо до M.E.Doc, натискаємо «Файл» - «Імпорт» - «Імпорт звітів». І в тому місце розташуванні, де ви вивантажили ці документи, обираємо для того, щоб імпортувати документ. І у нас є ось один імпортований документ із кодом «13».

Тобто три варіанти, які ми з вами розглянули, всі вони чітко працюють. Ви обираєте той, який найбільш для вас оптимальний. Я ж для себе визначилася, що буду копіювати в M.E.Doc ті документи, тому що вони в мене всі перевірені і можливо в певних я робила річні якісь виправлення по заокругленню ціни чи кількості. Тому цей варіант для мене найбільш відповідний і оптимальний.