Топ-13 найгарячіших питань по зарплаті, ЄСВ та лікарняним

У зв’язку з введенням в Україні воєнного стану у бухгалтерів виникає чимало питань щодо нарахування зарплати і оподаткування, та відображення у звітності. Ми підготували відповіді на найгарячіші питання.

Отже, перше питання. Скільки разів виплачувати середній заробіток мобілізованим працівникам? Перед усім нагадаю, що середній заробіток мобілізованим працівникам розраховують один раз, згідно з Порядком №100, виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують місяцю мобілізації. Розраховувати кожного місяця нову середню заробітну плату не потрібно. Що стосується виплати такого середнього заробітку, то згідно ст. 115 КЗпП, виплата заробітної плати працівникам повинна відбуватися щомісяця, не рідше двох разів на місяць, з перервами не більше ніж 16 календарних днів. Такі ж строки стосуються і виплати нарахованого середнього заробітку мобілізованому працівникові.

Друге питання. Середній заробіток мобілізованим: чи сплачувати податки з нього? Чи компенсують понесені витрати з бюджету? Виплати за середню зарплату мобілізованим працівникам оподатковуються так само, як і звичайна заробітна плата. Згідно з пп. 2.2.12 Інструкції №5, оплата працівникам, які залучаються до виконання державних або громадських обов’язків входить до складу додаткового фонду оплати праці. Отже, із заробітної плати мобілізованих працівників необхідно утримувати ПДФО за ставкою 18%, військовий збір за ставкою 1.5% та нараховувати на них ЄСВ за ставкою 22%. Причому якщо розмір середнього заробітку за повний місяць виявиться меншим за мінімальну зарплату, ЄСВ для працівників за основним місцем роботи слід сплатити не менше мінімального страхового внеску. Тобто виходячи з розміру мінімальної зарплати. Що стосується компенсації понесених витрат у зв’язку з виплатою середньої зарплати мобілізованим працівникам, то нажаль на сьогодні трудове законодавство цього не передбачає. Якщо будуть внесені зміни до законодавства, то ми обов’язково вас про це повідомимо.

Наступне питання. Оплата простою в розмірі 2/3 окладу. Чи потрібно донараховувати до мінімальної зарплати? Як нараховувати ЄСВ? Статтею 113 КЗпП передбачено мінімальний розмір оплати простою не з вини працівника не менше 2/3 тарифної ставки встановленого працівникові розряду, окладу. Це мінімум. Проте роботодавець може прийняти рішення щодо оплати простою у більшому розмірі. Навіть бюджетним установами, постановою КМУ від 7 березня 2022 року №221, дозволено самостійно визначати розмір оплати часу простою працівників, але не нижче 2/3 посадового окладу. Але в межах фонду оплати передбаченого в кошторисі. Що стосується доплати до мінімальної зарплати, то нагадаю, що згідно з Інструкцією №5, оплата простою внесена до додаткової заробітної плати, як оплата за невідпрацьований час. А доплата до мінімальної зарплати нараховується за виконану норму праці. Отже, оплату за час простою не треба дотягувати до мінімальної зарплати, оскільки час простою не належить до невідпрацьованого. Якщо ж простій був лише частина місяця, то доплату до мінімальної заробітної плати будуть обчислюватися пропорційно до виконаної норми праці і оплату простою в порівнянні з мінімальною зарплатою за відпрацьований час враховувати не треба. Щодо ЄСВ, то тут інша справа. Заробіток за місяць в якому є виплати за простій треба порівнювати з мінімальною базою для нарахування ЄСВ. Якщо він буде менший – ЄСВ слід нараховувати з мінімальної зарплати. Нагадую, що ця вимога застосовується для працівників з основним місцем роботи зі ставкою ЄСВ 22%.

Наступне питання. Як суму простою відображати у податковому розрахунку? Чи потрібно зазначати дні простою? Оплата простою це звичайна заробітна плата, окремо в податковому розрахунку її не виділяють. Тобто для відображення простою, ані в додатку 1, ані в додатку 4ДФ, немає спеціального коду чи ознаки доходу. Тобто відображаємо таку виплату в складі заробітної плати в одному рядку. Крім того, в додатку 1 не відображають календарні дні простою. Спеціальна графа лише є для відображення днів тимчасової непрацездатності, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, та відпустки без збереження зарплати.

Наступне питання. Як розраховувати середній заробіток, якщо прийнято на роботу 19 лютого, а мобілізовано 25-го? З окладу чи з зарплати за відпрацьований час? Порядок №100 не містить особливих умов для розрахунку середньої зарплати для новоприйнятих працівників. Для них розрахунковий період визначаємо в загальному порядку, це 2 місяці, які передують місяцю мобілізації. Якщо в цих двох місяцях нарахованого заробітку не було, то середню зарплату визначають відповідно до абз. 3-5 п. 4 в цьому Порядку №100. А саме, виходячи з окладу чи мінімальної зарплати, якщо оклад є меншим за розмір мінімальної заробітної плати. В наведеному запитанні працівника мобілізовано в лютому, то розрахунковий період буде грудень 2021 року та січень 2022 року. Проте працівник був прийнятий на роботу лише у лютому. То в розрахунковому період працівника не було заробітної плати і заробітну плату, середню, обчислюємо з окладу чи мінімальної зарплати.

Наступне питання. Як розрахувати середній заробіток з окладу, якщо встановлена годинна тарифна ставка? Пунктом 4 Порядку №100 визначено, що у разі, якщо в розрахунковому періоді працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з встановленої йому в трудовому договорі заробітної ставки посадового місячного окладу. Якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної заробітної плати, середня заробітна плата розраховується з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку. Тобто якщо в розрахунковому періоді у працівника відсутня заробітна плата для обчислення середньої заробітної плати, то необхідно розмір його посадового окладу порівняти з розміром мінімальної заробітної плати на час розрахунку. Працівникам, оплата праці яких здійснюється за погодинною чи відрядною розцінкою, для порівнянь з мінімальною заробітною платою необхідно визначити розмір місячної заробітної плати. Тобто перевести годинну тарифну ставку у місячну. Для цього годинну ставку слід помножити на норму робочого часу в місяці розрахунку середньої зарплати. На це звертало увагу Мінекономіки у листі від 6 січня 2021 року. Наприклад, якщо працівника мобілізовано у лютому і в розрахунковому періоді немає заробітку, то середню розраховуємо з місячної тарифної ставки. Припустимо що годинна ставка складає 50 грн за годину. Норма годин у лютому згідно з графіком роботи складає 160 годин. Отже місячна ставка буде становити 50*160 = 8000. Саме її використовуємо для розрахунку середньої зарплати.

Наступне питання. Чи утримувати аліменти під час дії воєнного стану? Так, аліменти слід утримувати. Спеціальних норм, які дозволяють не утримувати аліменти під час військового стану не передбачено. Як оплатити простій працівникам, яким встановлено неповний робочий час? Наступне питання. У розрахунку оплати простою в розмірі не менше 2/3 тарифної ставки окладу бере участь чиста тарифна ставка, оклад. Інші доплати, надбавки, премії до розрахунку не беруться. Нагадаю що це мінімальний розмір оплати часу простою не з вини працівника. Проте роботодавець може передбачити і більший розмір оплати простою. Про це слід зазначити у наказі. Щодо працівників, яким встановлено не повний робочий час, в цьому разі розрахунок 2/3 тарифної ставки окладу проводиться виходячи з тарифної ставки розрахованої пропорційно зайнятості. Наприклад, якщо оклад на повну зайнятість 9000 грн., а працівнику встановлено неповний робочий час, по 4 години на день замість 8, то у розрахунку буде приймати участь оклад з урахуванням такої індивідуальної норми робочого часу. Тобто не 9000, а 4500. Далі оплата часу простою за повний місяць буде становити: 4500 /3 * 2, виходить 3000. Наступне питання. Як в додатку 1 відобразити середній заробіток мобілізованих працівників? З яким кодом? В податковому розрахунку передбачено два коди категорії застрахованих осіб, для відображення середнього заробітку мобілізованим працівникам. Зараз ми такий середній заробіток відображаємо з кодом 47. На нього нараховуємо і ЄСВ. Якщо ж буде прийнято рішення щодо компенсації середнього заробітку мобілізованим працівникам, то середній заробіток будемо відображати з кодом застрахованої особи 48. Але поки що такого рішення не було прийнято. Тому відображаємо середній заробіток мобілізованим працівникам у додатку 1 податкового розрахунку із кодом категорії застрахованої особи 47.

Наступне питання. Працівник працює за сумісництвом. Його мобілізовано. Чи зберігати за сумісником місце роботи, посаду та середній заробіток? Так, середній заробіток зберігаємо за сумісником. За сумісником взагалі поширюються всі норми законодавства про працю, у тому числі щодо гарантій та пільг у зв’язку з мобілізацією. Нагадаю, що гарантії для працівників призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом під час мобілізації на особливий період, військову службу за призовом осіб з числа резервістів в особливий період, або прийнятими на військову службу за контрактом, установлено ст. 119 КЗпП. За такими працівниками на строк до закінчення особливого періоду або до дня фактичного звільнення зберігається місце роботи, посада і середній заробіток. Застереження про те, що гарантії надаються тільки за основним місцем роботи у статті 119 КЗпП немає. Будь-яких винятків для працівників, працевлаштованих на роботу за сумісництвом ця норма не містить. Отже, якщо було мобілізовано працівника сумісника, то за ним також зберігається місце роботи, посада і середній заробіток.

Наступне питання. Як нараховувати зараз лікарняні? Сама процедура призначення лікарняних у зв’язку з впровадженням в Україні воєнного стану не змінилась. Тобто при отриманні листка непрацездатності, комісія з соціального страхування повинна його розглянути та прийняти рішення про його оплату в продовж 10 днів. Бухгалтерія нараховує лікарняний та подає заяву-розрахунок до фонду соціального страхування протягом п’яти робочих днів. Проте є труднощі з отриманням електронного листка непрацездатності, адже сайт Пенсійного фонду не працює, роботодавець немає можливості переглянути чи є готові до оплати листки непрацездатності, дізнатися їх номери. Нагадаю, що електронні лікарняні стають готовими до сплати через 7 днів після закриття. Воєнний стан в Україні засвідчений як форс-мажор з 24 лютого. Отже, на восьмий день після дати закриття, розрахувати електронний лікарняний та передати його комісії із соцстраху роботодавець немає можливості. Проте відповідати за несвоєчасну оплату часу непрацездатності, передачу заяви-розрахунку до фонду з цієї дати і до офіційного закінчення обставин непереборної сили роботодавець не буде. В цьому разі період хвороби табелюйте з кодом «НЗ» допоки відсутній доступ до сайту Пенсійного фонду. Після відновлення роботи системи слід буде надати коригуючий табель та оплатити лікарняні листки. Штрафів за це не буде.

Наступне питання. Працівники перебувають у відпустці без збереження зарплати. Чи потрібно ЄСВ сплачувати виходячи з мінімальної зарплати? Як відображати в додатку 1? Якщо працівник весь місяць перебував у відпустці без збереження зарплати і в нього не було ніяких нарахованих доходів, зарплати, тобто відсутня база нарахування ЄСВ, то ЄСВ не нараховується. Якщо працівник частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати і його дохід за місяць не перевищував розмір мінімальної заробітної плати, то сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної зарплати та ставки єдиного внеску. Тобто в цьому разі ми виконуємо вимогу щодо сплати ЄСВ з мінімальної зарплати. Щодо звіту. За загальним правилом інформацію про кількість днів наданої працівникові відпустки без збереження зарплати відображаємо в графі 13 додатку 1 до податкового розрахунку. Навіть якщо така відпустка припала на весь місяць. Річ у тім, що перебуваючи у неоплачуваній відпустці працівник продовжує знаходитись у трудових відносинах. Тому у графі 14 додатку 1 слід відобразити кількість днів перебування у трудових відносинах. А у графі 15 слід зазначити кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати.

Останнє питання. У підприємства немає коштів, нема з чого сплачувати зарплату та податки. Чи буде штраф? Мінекономіки роз’яснило, що на сьогодні законодавством передбачено п’ять видів відповідальності: дисциплінарна, матеріальна, адміністративна, фінансова та кримінальна. Однією з головних умов притягнення до кожного вище зазначених видів відповідальності є наявність вини особи у діях, що носять протиправний характер. Якщо у зв’язку з воєнними діями відповідальна посадова особа не має фактичної можливості здійснювати нарахування заробітної плати у встановлені строки, вона не може бути притягнута до будь-якого з вище вказаних видів відповідальності. Разом з тим Мінекономіки рекомендує роботодавцям вживати усіх можливих заходів щодо забезпечення реалізації права працівників на своєчасне отримання заробітної плати. Наприклад, шляхом переведення бухгалтерів на дистанційну роботу та забезпечення програмно-технічними засобами для ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності.