Як заповнити наказ про звільнення та копію наказу

У разі звільнення працівника, незалежно від причин, роботодавець має оформити наказ про припинення трудового договору, ще його називають наказом про звільнення. Наказ може бути складений за типовою формою № П-4, затвердженою наказом Держкомстату № 489. Втім цей наказ Держкомстату не зареєстрований у Мін’юсті, а тому форма № П-4 є рекомендованою. Тож цілком правомірно складати наказ у довільній формі, але з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2020 щодо його змісту та реквізитів.

Розгляньмо, як скласти такий наказ. Обов’язково вказуємо найменування підприємства, його код ЄДРПОУ, дату складання та номер наказу, який включає реєстраційний індекс. Оскільки накази про звільнення є кадровими документами тривалого зберігання, то доцільно застосовувати реєстраційний індекс «к/тр», який додається до порядкового номера наказу.

У розпорядчій частині наказу вказуємо дані працівника, який звільняється:

• прізвище, ім’я, по батькові;
• посаду (професію) працівника;
• підрозділ, у якому він працював;
• дату звільнення.

Також вказуємо повне формулювання підстави звільнення з посиланням на відповідний пункт і статтю КЗпП, по якій проводиться звільнення. У даному випадку працівник звільняється за власним бажанням на підставі статті 38 Кодексу.

У розпорядчій частині наказу також можна вказати інформацію щодо виплат працівнику, які має здійснити бухгалтерія у зв’язку із його звільненням. У даному випадку – компенсація за 10 календарних днів невикористаної основної щорічної відпустки.

Обов’язково у наказі вказуємо посилання на наявність первинних документів, які є підставою для звільнення. У даному випадку – заява про звільнення працівника за власним бажанням. Вказуємо її реквізити – дату та номер реєстрації.

Наказ про звільнення підписується керівником підприємства. Працівника слід ознайомити з наказом. Цей факт він підтверджує своїм підписом та вказує дату ознайомлення.

В обов’язковому порядку працівнику в день звільнення надається копія наказу (розпорядження) про звільнення. Також слід внести запис про звільнення до трудової книжки працівника, якщо вона зберігається у роботодавця. Якщо трудова книжка зберігалася у працівника, то запис вноситься за його вимогою.

Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частин. При оформленні копії наказу про звільнення слід керуватися правилами, закріпленими у наказі Мін'юсту № 1000/5.

У верхньому правому куті наказу про звільнення слід проставити відмітку «Копія».

Безпосередньо напис про засвідчення копії складається з:

• слів «Згідно з оригіналом»;
• назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища;
• дати засвідчення копії.

Напис про засвідчення копії скріплюють відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій» у разі їх наявності.

Зверніть увагу! Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Оскільки видача копії наказу про звільнення є обов’язковою, працівник після отримання копії може на оригіналі наказу навпроти напису «Копію наказу про звільнення отримав» поставити свій підпис, вказавши прізвище та ініціали, дату отримання копії.