А в якій формі вам зручно вести облік доходів і витрат, в паперовій чи електронній формі? Напишіть у коментарях.

ФОП, які обрали загальну систему оподаткування можуть з 1 січня 2021 року вести облік доходів і витрат в паперовому та/або електронному вигляді. Так відповідно до пункту 177.10 ПКУ Мінфін повинен був затвердити типову форму для ведення такого обліку, яку ФОП вже повинні були застосовувати з 1 січня цього року. І ось, нарешті, така типова форма з’явилася. Мінфін затвердив її наказом від 13.05.2021 р. №261. Також затверджено порядок ведення обліку доходів та витрат. Цей наказ зареєстровано в Мінюсті 30 червня, а сам документ набере чинності з дня його офіційного опублікування. За такою ж типовою формою слід вести облік доходів та витрат і фізичним особам, які провадять незалежну професійну діяльність. Після набрання чинності новим наказом, втратив чинність наказ Міндоходів від 16.09.2013 р. №481, яким було затверджено форму книги обліку доходів і витрат для ФОП на загальній системі оподаткування.

Отже, чим відрізняється нова форма від форми книги обліку доходів і витрат? На сам перед кількістю показників, їх стало більше і вони змінилися. Як і раніше суму отриманих доходів необхідно вказувати щоденно, за підсумками робочого дня, на підставі первинних документів. Це кошти, що надійшли на поточний рахунок ФОП або отримані готівкою, сума заборгованості за якою минув строк позивної давності, вартість безоплатно отриманих товарів/робіт/послуг. У зменшення суми доходу буде враховуватися сума коштів, повернутих ФОПом покупцям чи замовникам. Але окрім цього передбачено відображення повернутої ФОПом передплати за товари/роботи/послуги, яка зменшує суму загального доходу, що підлягає декларуванню. Також є суттєві зміни і у відображенні витрат, пов’язані з господарською діяльністю. Як і раніше потрібно вказувати реквізити документа, що підтверджує понесені витрати. Це зокрема платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт/наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів/робіт/послуг. А от суму витрат пов’язаних з придбанням товарів/робіт/послуг доведеться вказувати не лише зважаючи на дату придбання. У типовій формі передбачено відображення витрат на придбання товарно-матеріальних цінностей, що реалізовані чи використані у виробництві продукції/товарів, наданих робіт/послуг. Такі уточнення назви графи підтверджує, що податкова і надалі буде контролювати зв'язок між сумою понесених витрат та сумою отриманих доходів, для яких такі витрати і були здійсненні.

Залишено окрему графу для відображення витрат на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з ФОП. Але у цій графі також окремо потрібно буде вказувати витрати на оплату робіт/послуг згідно з договором цивільно-правового характеру з фізособами.

Передбачено графи для відображення витрат на оплату податків/зборів єдиного внеску та одержання ліцензій та дозволів. А також для відображення інших витрат, пов’язаних з одержанням доходу. Серед них витрати на відрядження найманих працівників, на послуги зв’язку, реклами, плата за розрахункове касове обслуговування, оплату оренди, ремонту та різні експлуатаційні витрати на майно, що використовується в господарській діяльності ФОПа та інше.

Суттєві зміни стосуються амортизаційних відрахувань. Для них в типовій формі передбачено окрему графу 10 та окремий додаток. Але такий додаток заповнюється за власним бажанням ФОПа. Тобто є необов’язковим для заповнення. Нагадаємо що відповідно до Податкового кодексу ФОП має право, за власним бажанням, але не зобов’язані, включати до складу витрат амортизаційні відрахування з відповідним веденням окремого обліку таких витрат. Амортизацію можна нараховувати на витрати з придбання основних засобів, нематеріальних активів та на витрати на самостійне виготовлення основних засобів, реконструкцію, модернізацію та інші види поліпшення основних засобів, окрім поточного ремонту. Облік амортизаційних відрахувань основних засобів та нематеріальних активів здійснюється відповідно до Податкового кодексу та розділу ІІІ Порядку №261. Сума чистого оподатковуваного доходу, як і раніше, є різницею між загальною сумою отриманого доходу та сумою документально підтверджених витрат, пов’язаних з господарською діяльністю. Данні форми обліку доходів і витрат використовуються ФОПом для заповнення річної податкової декларації про майновий стан і доходи. Типову форму обліку доходів і витрат можна вести в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету.

Якщо ФОП обрав паперову форму, то записи всі мають бути розбірливими, чорнилом темного кольору, або кульковою ручкою. Внесення виправлень здійснюється шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом ФОП. Доречі ні Податковий кодекс, ні Порядок №261 не вимагають від ФОПа реєструвати паперову форму обліку доходів і витрат у податковому органі. Також не передбачено, що форма має бути прошнурована і пронумерована, так як це було раніше встановлено для старої книги обліку доходів та витрат.

В електронному вигляді форму слід вести в форматі Excel. Інший варіант, заповнення відповідної форми в електронному кабінеті платника податків, але це можливо, якщо ФОП отримав кваліфікований сертифікат відкритого ключа, так як власне це передбачено і у Порядку №261. Зверніть увагу, що у типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування, шляхом доповнення рядка, в якому відображається від’ємне або позитивне значення. Для ФОП, які обрали електронну форму обліку доходів і витрат, слід знати, що у разі податкової перевірки вони зобов’язані, на вимогу податківців, надавати засвідчену копію такого обліку в паперовому вигляді. Типова форма зберігається у ФОПа протягом трьох років, після закінчення звітного періоду, в якому здійснюється останній запис.

***