Як заповнити податковий розрахунок за формою 1ДФ.
Опис випуску
Порядок заповнення і подання податковими агентами податкового розрахунку за формою № 1ДФ затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.
Розрахунок подається щоквартально протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу.
Його слід подавати до органу ДПС:
▪ за місцезнаходженням податкового агента – юридичної особи (або її відокремлених підрозділів) чи
▪ до контролюючого органу за податковою адресою фізичної особи – податкового агента.
Умовно розділимо форму 1ДФ на 4 частини:
▪ заголовна частина (або «шапка»);
▪ розділ І у табличні формі;
▪ розділ ІІ у табличній формі;
▪ блок реквізитів під таблицею.
Перейдемо до порядку заповнення кожної частини форми № 1ДФ за умовами нашого прикладу. Розглянемо докладно алгоритм заповнення форми № 1ДФ на прикладі.
Приклад. На підприємстві працює 3 особи, у тому числі 1 зовнішній сумісник, який працевлаштований із 1 червня. Одна особа має право на податкову соціальну пільгу як матір двох дітей. Також підприємством у червні було виплачено дохід за цивільно-правовим договором особі, яка не є працівником і не є ФОП.
Вихідні дані для заповнення форми № 1ДФ за другий квартал 2020 року наведено у таблиці.
Насамперед, заповнимо заголовну частину форми № 1ДФ.
Заголовна частина (або «шапка») містить наступні реквізити:
▪ податковий номер юридичної особи (податковий номер самозайнятої фізичної особи), тобто податковий номер податкового агента, який заповнює і подає цю форму;
▪ навпроти напису «Стор.» податковим агентом проставляються порядкові номери сторінок податкового розрахунку;
▪ у відповідній клітинці слід вказати, який саме податковий розрахунок подається, їх є три види – «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий». В нашому випадку 1ДФ подається вперше. Отже це «Звітний».
▪ у клітинці «Юридична особа» або «Самозайнята фізична особа» податковий агент має поставити відповідну відмітку.
Далі у заголовній частині форми № 1ДФ слід вказати:
▪ найменування юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові самозайнятої фізичної особи;
▪ податкову адресу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи, що подає податковий розрахунок;
▪ податковий агент має вказати найменування контролюючого органу, до якого подається форма № 1ДФ;
▪ навпроти напису «Звітний період» треба відобразити арабськими цифрами порядковий номер звітного кварталу (тобто 01, 02, 03, 04) і відповідний рік.
Зверніть увагу, що форма № 1ДФ заповнюється і подається окремо за кожен квартал, а не наростаючим підсумком з початку року!
Навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» проставляється кількість працівників, які працюють за трудовими договорами (контрактами), у тому числі зовнішніх сумісників. Тож зовнішнього сумісника, який працює на підприємстві з 1 червня, ми враховуємо при визначенні показника «Працювало за трудовими договорами».
Працівників, які працюють на підприємстві одночасно і за основним місцем роботи, і за сумісництвом (тобто є внутрішніми сумісниками), слід враховувати як одну особу.
Навпроти напису «Порція» податковим агентом проставляється номер порції.
Зверніть увагу, що у разі подання форми № 1ДФ декількома порціями реквізит «Працювало за трудовими договорами» заповнюється лише для першої порції податкового розрахунку.
Навпроти напису «Працювало за цивільно-правовими договорами» проставляється кількість осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді. Цей реквізит також заповнюється лише для першої порції податкового розрахунку.
Додамо, що ДПС у роз’ясненнях, які розміщені в ЗІР (категорія 103.25), пояснила, що при заповненні цього реквізиту:
▪ вказують кількість осіб, які виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру;
▪ не враховуються приватні підприємці, які отримували від податкового агента у звітному кварталі доходи за цивільно-правовими договорами;
▪ та не враховується кількість фізичних осіб, які отримували доходи за договорами оренди нерухомого чи рухомого майна.
Перейдемо до розділу I, у якому вказуються суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сума утриманого з них податку.
Цей розділ містить 9 граф, які розглянемо окремо.
У графі 1 «N з\/п» відображається порядковий номер кожного рядка, що заповнюється.
У графі 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» відображаємо податковий номер фізичної особи, про яку надається інформація в податковому розрахунку.
У графі 3а «Сума нарахованого доходу» вказуємо дохід, нарахований фізичній особі протягом звітного кварталу. Дохід слід вказувати окремо за кожною ознакою доходу, які визначені у додатку до Порядку заповнення 1ДФ. Зверніть увагу, що у разі нарахування доходу у звітному кварталі, його обов’язково потрібно вказати у графі 3а незалежно від того, чи виплачений він фактично чи ні. Нарахований дохід відображається повністю, тобто не зменшується на суму ПДФО, військового збору та податкової соціальної пільги.
У графі 3 «Сума виплаченого доходу» відображається сума фактично виплаченого податковим агентом доходу фізичній особі.
При відображенні у графах 3а та 3 заробітної плати, її слід вказувати у розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано.
Наприклад, до податкового розрахунку за ІI квартал входить заробітна плата:
▪ за квітень, яка нарахована у квітні і виплачена у травні;
▪ за травень, яка нарахована у травні і виплачена у червні;
▪ за червень, яка нарахована у червні та виплачена у липні у встановлені законодавством строки, тобто за умовами нашого прикладу не пізніше 7 липня.
У графі 4а «Сума нарахованого податку» відображається сума податку, яка нарахована і має бути утримана з доходу фізособи. У графі 4 «Сума перерахованого податку» відображається фактична сума ПДФО, яка перерахована до бюджету.
У графі 5 «Ознака доходу» зазначається ознака доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку заповнення 1ДФ. Ознака доходу визначається до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачуються у звітному кварталі не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватись у наступних кварталах, ознака доходу в разі виплати повинна вказуватися відповідно до нарахованого в попередньому кварталі доходу.
Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати тільки один рядок з обов'язковим заповненням графи 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта*».
Найпоширеніші ознаки доходів для 1ДФ розглянемо в таблиці.
101 – це однака для заробітної плати. Для цієї ознаки також використовується дохід у вигляді допомоги з тимчасової втрати працездатності, який виплачуються коштом роботодавця (перші 5 днів) ,так і коштом фонду соціального страхування.
102 – виплати відповідно до умов цивільно-правового договору. В даному випадку тут зазначаємо виплату винагороди на користь фізичної особи, які не є суб’єктами підприємницької діяльності і для яких виплачується винагорода за договором підряду або договором про надання послуг.
109 – дивіденди крім тих, що не змінюють пропорцій (часток) участі, тобто тут за 109 ознакою використовується оподатковувана сума дивідендів.
126 – додаткове благо.
127 – інші доходи, які будуть оподатковувані.
128 – це суми допомоги по вагітності та пологах, суми державної та соціальної матеріальної допомоги, зокрема і допомога по частковому безробіттю.
Аліменти відображаються із ознакою доходу 140, допомога на поховання – 146. У випадку, якщо ми виплачуємо дохід самозайнятій особі, такому як нотаріус, адвокат або фізичній особі суб’єкту підприємницької діяльності, такі доходи відображаємо із ознакою 157.
Ознака 160 використовується у разі, коли ми відображаємо вартість дарунків у частині, що не перевищує 25% однієї мінімальної зарплати.
169 ознака зазначає розміри і суму матеріальної допомоги, у тому числі благодійної, нецільової для працівників і не працівників підприємства.
Тож у нашому прикладі доходи працівника, якому у 2 кварталі виплачено зарплату (30 тис.грн.) та матеріальну допомогу (2 тис. грн.), слід вказати окремими рядками з різними ознаками – 101 (заробітна плата) та 169 (матеріальна допомога).
Графа 6 «Дата прийняття на роботу» заповнюється тільки щодо фізичних осіб, які приймались на роботу у звітному періоді. Вказується дата прийняття фізичної особи на роботу. Оскільки за умовами нашого прикладу з 1 червня прийнято на роботу зовнішнього сумісника, нам слід вказати щодо цієї особи дату прийняття у такому форматі: «01.06.2020».
Графа 7 «Дата звільнення з роботи» також заповнюється лише щодо тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному кварталі за місцем роботи, де вони отримували дохід у вигляді заробітної плати. Дата звільнення вказується так само, як і у графі 6.
У графі 7 також вказується дата звільнення осіб, які були звільнені до початку звітного кварталу, але отримували доходи протягом цього кварталу. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються.
Увага! Графи 6 та 7 не заповнюються у випадку використання інших доходів ніж заробітна плата. Тобто винагорода за договором цивільно-правового характеру із ознакою 102 не потребує заповнення граф 6 та 7.
А от у разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів протягом звітного кварталу він був звільнений з роботи та знову прийнятий на роботу. Наприклад, якщо у звітному кварталі працівник був звільнений, а потім знову працевлаштований на цьому ж підприємстві, то його заробітна плата вказується двома рядками:
▪ у першому рядку – заробіток на дату звільнення і дата звільнення;
▪ у другому рядку – заробіток з дня працевлаштування і дата працевлаштування.
У графі «Ознака податкової соціальної пільги» графа 8 вказується ознака податкової соціальної пільги згідно з Довідником ознак податкових соціальних пільг, який наводиться у додатку до Порядку заповнення 1ДФ. Нагадаємо, що пільга надається за місцем отримання заробітної плати. За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді проставляється прочерк.
Графу 9 «Ознака (0, 1)» заповнюють тільки для звітної нової та уточнюючої форми 1ДФ. В нашому випадку це тільки звітна. Тому ми не заповнюємо графу 9. Зокрема, слід вказати ознаку «0», якщо рядок потрібно ввести, або ознаку «1», якщо рядок потрібно виключити.
В останньому рядку розділу I вказуються загальні суми нарахованого доходу за графами 3а, 3, 4а, 4.
Заповнений розділ 1 виглядає так.
Перейдемо до особливостей заповнення розділу II форми 1ДФ, який має назву «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір».
Рядок «Оподаткування процентів» заповнюють лише податкові агенти, які є банківськими чи іншими фінансовими установами, а рядок «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» – оператори лотереї.
А от рядок «Військовий збір» заповнюють всі податкові агенти, які виплачували у звітному кварталі доходи фізичним особам. Слід вказувати загальну суму нарахованого та виплаченого доходу, а також загальну суму нарахованого та сплаченого до бюджету військового збору. Скільки ці показники вказуються загальною сумою за звітний період, то відомості про отримувачів доходів у цьому рядку не вказуються.
Ну і нарешті заповнимо блок реквізитів під таблицею.
У кінці форми № 1ДФ вказують:
▪ кількість рядків, заповнених у розділі I. Підсумковий рядок не вказується;
▪ кількість осіб, щодо яких подано інформацію;
▪ кількість сторінок розрахунку.
Крім того:
▪ юридичні особи вказують податковий номер керівника й головного бухгалтера юрособи, яка подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон;
▪ самозайняті особи вказують податковий номер, яка подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон.
У полі «Дата подання» проставляється дата подання податкового розрахунку податковим агентом.
У формі № 1ДФ повинні відображатися та заповнюватися всі дані податковими агентами у разі нарахування та\/або виплати ними доходів фізичним особам, у тому числі приватним підприємцям та особам, які здійснюють незалежну професійну діяльність. Тобто якщо нарахування і виплати доходів таким особам протягом звітного кварталу не було, то ця звітність за такий квартал не подається.
***
