Відрядження в межах України

Що таке відрядження та обов’язковість оплати відрядження

Відрядження – це поїздка працівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення. Така поїздка здійснюється за наказом керівника, має бути пов’язана з господарською діяльністю підприємства та оплачується за рахунок коштів роботодавця (п. 1 розд. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59; далі – Інструкція № 59).

Нагадаємо, Інструкція №59 призначена для держслужбовців та суб’єктів господарювання, які повністю або частково фінансуються з бюджету. Для інших роботодавців Інструкція носить рекомендаційний характер. Використовуйте її норми для розробки власного Положення про відрядження.

У наказі про відрядження зазначте:

1. пункт призначення;
2. назву організації, куди відряджається працівник;
3. тривалість відрядження (дати вибуття та прибуття);
4. мету поїздки та завдання (за потреби).

У наказі також зазначайте інші ключові моменти, зокрема, вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, за потреби зазначте, що працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні дні. У разі направлення у службове відрядження за запрошенням додайте його копію та програму заходів (за наявності).

Працівникам, які направляються у відрядження, оплачуйте:

1. добові за час перебування у відрядженні, транспортні квитки, вартість проживання;
2. заробітну плату за час відрядження в розмірі, не нижчому середнього заробітку (ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

Перед поїздкою видайте аванс на відрядження. Підзвітні кошти виплачуйте на особисту або корпоративну карту чи видавайте готівкою.

Для небюджетних підприємств у законодавстві відсутня пряма норма щодо виплати коштів безпосередньо перед відрядженням. Однак, на думку Мінсоцполітики, за відправлення у відрядження без авансу мають застосовуватися фінансові санкції згідно зі статтею 265 КЗпП в розмірі однієї мінімальної зарплати, а посадові особи притягатися до адміністративної відповідальності відповідно до статті 41 КУпАП (лист від 07.11.2013 №998/13/155-13).

Оплачуйте час перебування у відрядженні згідно з графіком, установленим за місцем постійної роботи. Для оплати днів відрядження порівняйте денну та середньоденну зарплату.

Середньоденну зарплату визначайте за останні 2 місяці, що передують місяцю відрядження. Під час розрахунку денного заробітку припускайте, що працівник не перебував у відрядженні, а повністю відпрацював увесь місяць. Денний заробіток розраховуйте з огляду на зарплату працівника та кількості робочих днів за нормою робочого часу в місяці перебування у відрядженні. Оплату днів відрядження проведіть за більшою величиною.

Якщо початок і закінчення відрядження припадають на різні місяці, денну заробітну плату розраховуйте окремо за кожен місяць. Порівняння проводьте з середньою заробітною платою за останні 2 місяці, що передують місяцю відрядження. Дні відрядження при перехідних відрядженнях можуть оплачуватися по-різному:

1. в одному місяці – посередньому;
2. в другому – нараховано зарплату.

Алгоритм розрахунку наведено в листі Мінсоцполітики від 11.11.2016 №1564/13/84-16.

Добові на відрядження у 2024 році та їх оподаткування

Добові – це компенсація щоденних витрат на харчування та власні потреби відрядженого. Такі витрати не потребують документального підтвердження. Добові виплачують за кожен день відрядження, включаючи вихідні, день від’їзду та приїзду.

Для суб’єктів господарювання, які повністю або частково фінансуються з бюджету, сума добових становить 300 грн. Інші роботодавці визначають розмір добових самостійно в Положенні про відрядження або безпосередньо в наказі про відрядження.

Виплачувати добові менше ніж 300 грн не варто (див. лист Мінсоцполітики від 21.12.2016 №1732/0/101-16/28). Верхня межа добових не встановлена. При цьому граничний неоподатковуваний розмір добових дорівнює 0,1 мінімальної зарплати на 01.01.2024 р. – 710 грн (п. 170.9.1 ПКУ). Сума перевищення оподатковується ПДФО із застосуванням підвищуючого коефіцієнта 1,219512 та військовим збором.

Приклад 1. На підприємстві згідно з Положенням про відрядження суму добових встановлено 850 грн. Працівник відряджений на 5 днів, йому виплачено аванс на відрядження 4250 грн.

Визначимо базу для оподаткування.

Неоподатковувана сума добових становить:

710 × 5 = 3550 грн,

оподаткуванню підлягає сума:

4250 – 3550 = 700 грн

ПДФО = 700 × 1,219512 × 18% = 153,66 грн,

ВЗ = 700 × 1,5% = 10,5 грн.

У Додатку 4 ДФ відображайте оподатковувану частину добових 700 грн з ознакою доходу «118».

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (проїзних документів, рахунків на проживання або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). Факт перебування у відрядженні може підтвердити підписаний договір або довідка підприємства, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження. Якщо жодних доказів не надано, сума добових оподатковується ПДФО та військовим збором.

Приклад 2. Працівника направлено у відрядження на два дні для забору зразків ґрунту. До місця відрядження він дістався на власному автомобілі, жив у родичів. Після повернення не надав документи, що підтверджують факт перебування у відрядженні.

Виплачені добові оподатковуються ПДФО та військовим збором у повному обсязі.

Витрати на відрядження та їх оподаткування

Окрім добових за час відрядження, відшкодовуйте працівнику фактичні витрати на:

1. проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків). Відшкодувати можна не лише квитки на проїзд до місяця відрядження і назад, а й транспортні витрати за місцем відрядження;
2. оплату вартості проживання у готелях, а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги;
3. оплату телефонних розмов;
4. обов’язкове страхування;
5. інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження.

За наявності підтвердних документів витрати у відрядженні не включаються до оподатковуваного доходу. До підтвердних документів належать, зокрема, транспортні квитки, готельні рахунки, страхові поліси, чеки та виписки з рахунку, що підтверджують вартість витрат.

Якщо під час відрядження працівник розраховувався платіжною карткою, вартість витрат засвідчується випискою (відомостями) з рахунку, що містить інформацію про виконані платіжні операції. Виписка може бути в паперовій або електронній формі.

За відсутності підтвердних документів виникає оподатковуваний дохід.

Приклад 3. Працівника направлено у відрядження з 03.09.2024 по 06.09.2024 р. Після повернення він надав квиток на потяг, датований 07.09.2024 р. Оскільки дата, зазначена у квитку, поза межами відрядження, відшкодовуйте вартість квитка з утриманням ПДФО та військового збору.

Приклад 4. Працівник оплатив рахунок в готелі готівкою, але загубив фіскальний чек. Оскільки не надано документи, що підтверджують оплату, вартість проживання оподатковується.

Приклад 5. Працівник після відрядження надав квиток на потяг та виписку з карткового рахунку, що підтверджує здійснені витрати. Картка, з якої оплачено квиток, належить дружині. Фактично працівник не поніс витрат на придбання квитка, тому відшкодування вартості проїзду буде вважатися додатковим благом з відповідним оподаткуванням.

Приклад 6. Працівник оплатив автобусний квиток карткою та надав квиток і фіскальний чек. Цих документів замало, щоб компенсувати витрати без оподаткування. Витрати, здійснені за допомогою платіжних карток, підтверджуються банківською випискою.

Чи потрібно подавати авансовий звіт після відрядження

Після відрядження працівник має відзвітувати про витрачені кошти та повернути невитрачені кошти. Проте, починаючи з 01.04.2023 р., подання авансового звіту вимагається лише у разі, коли:

1. виник оподатковуваний дохід, визначений відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ;
2. платником податку використано готівку понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Але це не означає, що в інших випадках звітувати не потрібно. Роботодавець має самостійно визначити, за якою формою працівник звітує. Це може бути розроблена підприємством форма або взагалі лист-опис наданих підтвердних документів. Не заборонено також використовувати форму авансового звіту, затверджену наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 р. № 239.

Звіт подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому завершено відрядження.

У разі якщо під час відрядження для проведення розрахунків використовувалися платіжні інструменти та списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами відбулося пізніше дати закінчення відрядження, термін звітування продовжується на один календарний місяць (пп. 170.9.3 ПКУ).

Приклад 7. Працівник повернувся з відрядження 04.09.2024 р. Авансовий звіт подається до 31.10.2024 р.

Якщо за цим же відрядженням сплата за готельний рахунок за випискою банку відбулася 05.09.2024 р., відзвітувати потрібно до 30.11.2024 р.

Роботодавець може встановити стисліші терміни для звітування у власному Положенні про відрядження.

Бухоблік добових та витрат на відрядження

Витрати на відрядження обліковують на 372 рахунку. Аналітичний облік за цим рахунком ведеться окремо щодо кожного працівника в розрізі підзвітних сум.

Облік витрат на відрядження у бухгалтерських проведеннях подано у таблиці нижче.

Ольга БОНДАРЕНКО, незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ

Шаблони та зразки документів:

Положення про відрядження

Наказ про затвердження Положення про відрядження працівників

Наказ про службове відрядження

Наказ про встановлення розміру добових витрат при відрядженнях у 2024 році

Довідка про підтвердження перебування за місцем відрядження