Оплата праці при підсумованому обліку робочого часу

Що таке підсумований облік робочого часу

Нарахування зарплати працівникам із підсумованим обліком робочого часу має певні особливості. Нагадаємо, що підсумований облік робочого часу запроваджують на тих підприємствах, установах, організаціях, підрозділах тощо, де роботодавець у зв'язку зі специфікою роботи не може організувати дотримання денної або тижневої тривалості робочого часу. Водночас загальна тривалість робочого часу за обліковий період не повинна перевищувати нормальну кількість робочих годин (ст. 61 КЗпП).

Підсумований облік – це спеціальний порядок розподілу та обліку робочого часу, коли тривалості роботи протягом дня і тижня можуть відхилятися від встановленої норми. У такому разі підрахунок відпрацьованих годин здійснюватиметься не за тиждень, а за довший проміжок часу – обліковий період, але тривалість робочого часу за цей період не повинна перевищувати норми згідно зі статтями 50 або 51 КЗпП (для окремих категорій працівників).

Проте зарплату працівникам нараховують щомісяця. Зокрема працівникам із підсумованим обліком робочого часу нараховують належну їм заробітну плату згідно з чинними умовами оплати праці: основна зарплата (посадовий оклад, тарифна ставка), доплати та надбавки, у тому числі за роботу в нічний час, святкові та неробочі, вихідні дні тощо, індексація зарплати, доплата до мінзарплати, премії та інші. Виняток становлять лише надурочні години – їх визначають та оплачують в кінці облікового періоду (п. 10 Методичних рекомендацій щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджених наказом Мінпраці та соцполітики від 19.04.2006 №138).

Запровадження підсумованого обліку робочого часу потребує особливої увагу бухгалтера при нарахуванні зарплати працівникам. Тому розглянемо нюанси визначення основних виплат, які нараховуються працівникам із підсумованим обліком робочого часу.

Підсумований облік робочого часу: основна зарплата

Основна заробітна плата включає нарахування винагороди за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці (норми часу, виробітку, обслуговування, посадових обов'язків). Зокрема, працю оплачують за тарифними ставками (окладами), відрядними розцінками робітників та посадовими окладами керівників, фахівців, технічних службовців (п 2.1.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5).

Працівникам із підсумованим обліком робочого часу як правило встановлюють погодинну оплату праці. Але є особливості залежно від того працівникам встановлена годинна / денна тарифна ставка чи місячний (посадовий) оклад.

Якщо працівникові встановлена годинна / денна тарифна ставка, то визначити основну оплату праці просто. Потрібно годинну / денну ставку помножити на фактично відпрацьовані за місяці години / дні. При чому навіть якщо працівник відпрацював місяць не повністю (хворів, перебував у відпустці тощо), то все рівно годинну / денну ставку множать на відпрацьовані години / дні.

Якщо працівникові встановлено місячний оклад, то в разі коли він відпрацював усі робочі години, встановлені йому графіком виходу на роботу (графіком змінності), йому мають нараховувати оклад, установлений у трудовому договорі (штатному розписі) (лист Мінсоцполітики від 21.02.2017 №242/0/102-17/282).

Працівник із окладом відпрацював не всі дні місяця?

Тоді його основна заробітна плата буде розрахована пропорційно до відпрацьованого часу. При цьому працівникам, яким встановлено оклад (місячна тарифна ставка), основну зарплату буде розраховано пропорційно фактично відпрацьованим дням. На це звертає увагу Мінсоцполітики у листі від 02.07.2018 №1139/0/101-18/28.

Але виникає питання, на яку норму годин орієнтуватись?

Адже у таких працівників кількість робочих годин за місяць, встановлена ​​графіком виходу на роботу (графіком змінності), може не співпадати з нормою робочого часу, визначеною для інших працівників установи.

Кількість годин, передбачена графіком виходу на роботу (змінності), вважається нормою для працівника нормою.

Приклад 1. Працівнику із підсумованим обліковим робочого часу (обліковий період квартал) встановлена годинна тарифна ставка 60,50 грн / год.Графіком змінності в 3 кварталі встановлено така індивідуальна норма робочого часу:

1. липень – 174 год;
2. серпень – 182 год;
3. вересень – 174 год.

Такому працівнику буде нарахована основна оплата праці в такому розмірі:

1. липень – 174 год х 60,50 грн / год = 10527 грн;
2. серпень – 182 год х 60,50 грн / год = 11011 грн;
3. вересень – 174 год х 60,50 грн / год = 10527 грн.

Приклад 2. Працівнику із підсумованим обліком робочого часу (обліковий період квартал) встановлено оклад 11000 грн. Графіком змінності в 3 кварталі встановлено така індивідуальна норма робочого часу:

1. липень – 170 год;
2. серпень – 182 год;
3. вересень – 176 год.

Працівник відпрацював всі дні / години, передбачені графіком. Тому в усіх 3-х місяцях (липень, серпень, вересень) йому буде нарахований повний оклад у такому розмірі: 11000 грн.

Приклад 3. Візьмемо умови прикладу 2. Але припустимо, що у вересні (176 годин або 22 робочих дні) працівник відпрацював тільки 20 днів.

Оплата праці за окладом у вересні нараховуватиметься в такому розмірі:

11000 грн : 22 р. дн за індивідуальним графіком х 20 фактично відпрацьованих днів = 10000 грн.

Підсумований облік робочого часу: оплата за нічні години роботи

Тут на першому плані годинна ставка. Так, відповідно до ст. 108 КЗпП робота у нічний час (а це час з 22:00 до 06:00) оплачується у підвищеному розмірі, що встановлюється генеральною, галузевою (регіональною) угодами та колективними договорами, але не нижче 20% тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час. Це мінімальний розмір доплати за роботу у нічний час. Але цей розмір може бути й більшим, якщо це передбачено угодою, колдоговором.

Доплата за роботу в нічний час здійснюється за фактично відпрацьований години у нічний час за формулою:

Дн = Чнф х Тгодинна х %, де:

1. Дн – доплата за години роботи у нічний час;
2. Чнф – фактично відпрацьовані години у нічний час;
3. Тгодинна – годинна тарифна ставка;
4. % - відсоток оплати за роботу у нічний час (не нижче 20%).

Для працівників, яким встановлена годинна ставка, додаткових розрахунків роботи не потрібно. Просто годину ставку слід помножити на відпрацьовані години у нічний час та на % оплати нічних годин.

Приклад 4. Працівнику із підсумованим обліковим робочого часу (обліковий період місяць) встановлена годинна тарифна ставка 61 грн / год. У вересні 2024 року працівник відпрацював 174 години згідно із графіком змінності, в тому числі 68 годин у нічний час (в колдоговорі встановлено 30% оплати за роботу у нічний час).

Такому працівнику буде нарахована основна оплата праці: 61 грн / год х 174 год = 10614 грн та доплата за роботу у нічний час 61 грн / год х 30% х 68 год = 1244,40 грн.

Для працівників, яким встановлено оклад (місячна тарифна ставка), потрібно додатково визначати годинну тарифну ставку? Яким чином?

Для цього місячний оклад працівника потрібно поділити на місячну норму тривалості робочого часу за відповідний місяць, установлену правилами внутрішнього трудового розпорядку та графіком змінності для цього працівника (лист Мінпраці від 18.05.2007 №380/13/84-07, листи Мінсоцполітики від 17.02.2012 №51/13/116-12 та від 18.08.2017 №1537/0/102-17).

Приклад 5. Працівнику із підсумованим обліком робочого часу встановлено оклад 15000 грн. Обліковий період місяць. У вересні 2024 за графіком змінності передбачено 168 годин. Працівник у нічний час відпрацював 74 години (доплата встановлена в розмірі 20% годинної тарифної ставки за годину роботи у нічний час).

Визначимо годинну ставку: 15000 грн : 168 год = 89,29 грн.

Доплата за роботу у нічний час становить: 89,29 грн х 20% х 74 год = 1321,49 грн.

Як визначити годинну тарифну ставку, якщо обліковий період перевищує місяць і дорівнює кварталу, півріччю, року?

Річ у тому, що графіком змінності в окремих місяцях облікового періоду для працівника може бути передбачена індивідуальна норма тривалості робочого часу, яка може відрізнятися від законодавчої норми. Проте завжди для визначення годинної ставки для оплати нічних годин орієнтуємось на індивідуальну норму.

Приклад 6. Місячний оклад працівника становить 12000 грн. Обліковий період – квартал. Норма тривалості робочого часу в 3 кварталі 2024 року, розрахована за графіком 5-денного робочого тижня з двома вихідними, складає 528 год (184 липень + 176 серпень + 168 вересень). При цьому графіком змінності для такого працівника передбачена така кількість робочих годин:

1. у липні – 174 год;
2. у серпні – 184 год;
3. у вересні – 176 год.

У цьому випадку для оплати годин, відпрацьованих у нічний час, годинну тарифну ставку розраховують виходячи з індивідуальної норми тривалості робочого часу, встановленої в кожному місяці облікового періоду.

Розрахуємо годинну тарифну ставку для кожного місяця:

1. липень: 12000 грн : 174 год = 68,97 грн;
2. серпень: 12000 грн : 184 год = 65,22 грн;
3. вересень: 12000 грн : 176 год = 68,18 грн.

Як бачимо, через те що кількість годин за індивідуальною нормою різна, годинна тарифна ставка для оплати нічних годин протягом різних місяців облікового періоду відрізнятиметься.

Підсумований облік робочого часу: оплата за надурочні години

Підрахунок кількості та оплату надурочних годин проводять наприкінці облікового періоду. Загальна кількість надурочних годин за обліковий період визначається як різниця між фактично відпрацьованим часом і нормою годин за цей період. 

Якщо обліковий період дорівнює місяцю, то оплачувати надурочні години (за їх наявності) треба щомісяця. Якщо обліковий період більше місяця, то підрахунок та оплата надурочних годин буде здійснюватись останньому місяці облікового періоду.

При оплаті надурочних годин керуйтеся ст. 106 КзпП. Так, при погодинній формі оплати праці години роботи у понаднормовий час оплачують у подвійному розмірі годинної ставки за формулою:

НЧ = ТСгод х Гвідпр х 2,

де:

1. НЧ – оплата праці за надурочний час;
2. ТСгод – годинна тарифна ставка;
3. Гвідпр – фактичні години роботи понад норму.

І знову є нюанси. Все залежить не тільки від облікового періоду, а й від того встановлено працівнику оклад чи годинна тарифна ставка.

Якщо працівникові встановили годинну тарифну ставку, то саме за такою ставкою і будуть оплачуватись надурочні години. Проблем з нарахуванням зарплати не буде. Просто такому працівникові за встановленою годинною тарифною ставкою оплачують як фактично відпрацьований час у кожному місяці, так і нічні, святкові, надурочні години. Тобто одна годинна тарифна ставка застосовується для всіх виплат: для основної зарплати, для оплати нічних, надурочних годин тощо.

Якщо працівникові встановлено оклад, то потрібно визначати годинну ставку. Але за іншими правилами, ніж для оплати нічних годин роботи.

Якщо обліковий період дорівнює місяцю, то годинну тарифну ставку визначають діленням місячного окладу на місячну норму тривалості робочого часу у відповідному місяці (листи Мінсоцполітики від 05.07.2012 №229/13/116-12 та від 17.02.2012 №13/116-12).

Приклад 7. Працівнику із підсумованим обліком робочого часу встановлено оклад 15000 грн. Обліковий період місяць. У вересні 2024 року норма робочого часу складає 168 год. Проте у вересні 2024 графіком змінності передбачено 174 годин.

У вересні працівник відпрацював надурочно 174 - 168 = 6 годин.

Визначимо годинну ставку: 15000 грн : 168 год = 89,29 грн, де 168 – норма робочого часу у вересні 2024 за графіком 5-денного робочого тижня з двома вихідними.

Оплата за роботу у надурочний час становитиме 89,29 грн х 2 х 6 год = 1071,48 грн.

Якщо ж обліковий період перевищує місяць (квартал, півріччя або рік), то годинну тарифну ставку розраховують шляхом ділення посадового окладу, встановленого в останньому місяці облікового періоду, на середньомісячну кількість годин за обліковий період (квартал) з урахуванням норми тривалості робочого часу за квартал (півріччя, рік), встановленої з дотриманням вимог ст. 50, 51, 53 КЗпП (лист Мінпраці від 18.05.2007 №380/13/84-07 і Мінсоцполітики від 24.04.2017 №1264/0/101-17/282).

Приклад 8. Місячний оклад працівника становить 12000 грн. Обліковий період – квартал. Норма тривалості робочого часу в 3 кварталі 2024 року, розрахована за графіком 5-денного робочого тижня з двома вихідними, складає 528 год (184 липень + 176 серпень + 168 вересень). При цьому графіком змінності для такого працівника передбачена така кількість робочих годин:

1. у липні – 174 год;
2. у серпні – 184 год;
3. у вересні – 176 год.

Норма, встановлена законодавством для 5-денного робочого тижня, на 3 квартал 2024 року складає 528 год. А за графіком змінності, встановленим для працівника на 3 квартал, він відпрацював 536 год (174 + 184 + 176).

У вересні 2024 року слід визначити надурочні години, які потрібно оплатити в подвійному розмірі: 536 - 528 = 8 год.

Спочатку визначимо середньомісячну кількість годин за обліковий період: 528 год : 3 міс. = 176 год, де 528 – норма тривалості робочого часу в 3 кварталі 2024 року, розрахована за графіком 5-денного робочого тижня з двома вихідними.

Годинна тарифна ставка для оплати надурочного часу в 3 кварталі 2024 року складе: 12000 грн : 176 год = 68,18 грн, де 12000 – розмір окладу працівника у вересні 2024 року.

Оплата за роботу у надурочний час становитиме 68,18 грн х 2 х 8 год = 1090,88 грн

Підсумований облік робочого часу: індексація зарплати

Тут також слід орієнтуватись на індивідуальну норму робочого часу. Тобто якщо працівнику встановлено обліковий період місяць і графіком роботи передбачено 184 години, то при відпрацюванні всіх годин працівнику потрібно нарахувати індексацію зарплати в повному розмірі, а саме множенням прожиткового мінімуму для працездатної особи на коефіцієнт індексації (звісно якщо виникло на неї право). На календарну норму для 5-денки / 6-денки тут не орієнтуємося.

Наприклад, «базовий» місяць грудень 2023 року. У вересні сума індексації буде складати 130,20 грн (3028 грн х 4,3%). Якщо ж наприклад, працівник у вересні відпрацював 160 годин з 184 запланованих графіком роботи, то індексацію потрібно нараховувати пропорційно фактично відпрацьованим дням/ годинам:

130,20 грн : 184 год х 160 год = 113,22 грн.

Підсумований облік робочого часу: доплата до МЗП

Для працівників, яким встановлено підсумований облік робочого часу при виконанні вимоги трудового законодавства про розмір зарплати не нижчою за мінімальну, потрібно орієнтуватися на індивідуальну норму робочого часу (лист Мінсоцполітики від 21.02.2017 р. № 242/0/102-17/282).

Тобто якщо працівник відпрацював усі робочі години, встановлені йому графіком виходу на роботу (графіком змінності), йому потрібно нарахувати зарплату в розмірі не нижче за МЗП.

При чому якщо працівнику встановлено оклад, то зарплата має бути не менше ніж мінімальна зарплата в місячному розмірі (у вересні 2024 року 8000 грн), якщо вставлено годинну ставку – то не менше ніж мінімальна зарплатапогодинному розмірі (у вересні 2024 – 48,00 грн).

Також треба пам'ятати, що доплата за роботу в нічний час та понаднормовий час нараховується «зверзу» МЗП, оскільки вони прямо зазначені у ст. 3-1 Закону про оплату праці у переліку виплат, які не включаються до мінзарплати. А от оплата за роботу у святкові, вихідні дні, індексація (якщо є право на неї), виробничі премії тощо враховується «всередині» МЗП (лист Мінсоцполітики від 21.08.2017 р. № 2231/0/101-17).

Приклад 9. Працівнику із підсумованим обліком робочого часу встановлений місячний оклад 6000 грн. Обліковий період –місяць. Норма тривалості робочого часу в вересні 2024 року, розрахована за графіком 5-денного робочого тижня з двома вихідними, складає 168 год. У вересні 2024 року працівник відпрацював всі дні/години передбачені графіком, а саме 184 годин, в тому числі 68 годин у нічний час та 16 годин понаднормово (184-168). На підприємстві робота в нічний час оплачується з доплатою у розмірі 35 % окладу. Базовий місяць для індексації зарплати – грудень 2023 р, та сума індексації 130,20 грн.

При відпрацюванні всіх 184 годин, передбачених графіком роботи, працівнику буде нарахований повний оклад 6000 грн.

Також потрібно оплатити нічні та надурочні години. Для цього потрібно визначити годинну ставку:

1. для оплати нічних годин – 6000 грн : 184 год = 32,61 грн,
2. для оплати надурочниз годин – 6000 грн : 168 год = 35,71 грн,

де:

1. 184 – норма годин у вересні за графіком змінності / виходу на роботу (індивідуальним графіком роботи);
2. 168 – норма тривалості робочого часу у вересні 2024 року, розрахована за графіком 5-денного робочого тижня з двома вихідними днями.

Доплата за роботу в нічний час становить:

32,61 грн х 68 год х 35 % = 776,12 грн,

де:

1. 68 – кількість годин, відпрацьованих працівником у нічний час;
2. 35 – відсоток доплати за роботу в нічний час.

Оплата за роботу в надурочний час складе:

35,71 грн х 16 год х 2 = 1142,72 грн,

Визначимо розмір зарплати для порівняння її з МЗП. При цьому оплату за роботу в нічний (776,12 грн.) і надурочний час (1142,72 грн.) у порівнянні з мінзарплатою не враховуємо:

6000 оклад + 130,20 індексація = 6130,20 грн.

Доплата до МЗП складає: 8000 – 6130,20 = 1869,80 грн.

Загальна сума зарплати за вересень 2024 року складе:

6000 оклад + 776,12 нічні + 1142,72 надурочні + 130,20 індексація + 1869,80 доплата до МЗП = 9918,84 грн.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar