Первинка та внутрішні регламенти: документообіг без ризиків

Додаткові матеріали

Презентація

Ексклюзивна бухгалтерська брошура «Все про первинні документи: реквізити, виправлення помилок, ТОП-7 зразків бухгалтерських актів»

Колекція бухгалтерської первинки «Автомобіль на підприємстві: ремонти, пальне, шини»

Бухгалтерська колекція «Транспортна первинка: ТОП-10 актуальних зразків наказів та актів»

---

Текстове розшифрування відео

Відповідно до законодавства України про бухгалтерський облік та фінансову звітність, незначні або несуттєві недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання такої операції. Ця норма застосовується за умови, що такі недоліки не перешкоджають ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та якщо документ містить відомості про дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції.

Відсутність у законодавстві вичерпного переліку критеріїв для розмежування суттєвих та несуттєвих недоліків створює податкові ризики. Недоліки в оформленні первинних документів можуть трактуватися контролюючими органами як підстава для невизнання первинного документа та зняття витрат або податкового кредиту.

 

Оцінка відсутності окремих реквізитів у судовій практиці

У судових справах досліджується вплив відсутності окремих обов'язкових та додаткових реквізитів на юридичну силу первинних документів:

• Відсутність прізвища відповідальної особи: Суди визначають відсутність прізвища керівника або іншої уповноваженої особи (за наявності посади та підпису) як неістотний недолік. Якщо за правовстановлюючими документами або посадовими інструкціями можливо ідентифікувати особу, яка вчинила правочин від імені підприємства, такий документ не втрачає юридичної сили.
• Відсутність посади та прізвища за наявності підпису та печатки: У разі відсутності посади та прізвища підписанта, наявність відбитка печатки підприємства та підпису уповноваженої особи дозволяє суду ідентифікувати підприємство та відповідальну особу (зокрема на підставі зразків підписів або наказів про надання права підпису). Такий недолік визнається незначним.
• Відсутність підпису: Наявність підпису особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції, є обов'язковим реквізитом. Без підпису документ втрачає юридичну силу. Проте в окремих судових рішеннях зазначається, що за умови підтвердження реального виконання операції іншими первинними та розрахунковими документами у сукупності, відсутність підпису на окремому документі не спростовує факт здійснення господарської операції.
• Відсутність деталізації у подорожніх листах: Відсутність у подорожніх листах поденної розбивки витрат пального або показників пробігу автомобіля не позбавляє документ статусу первинного, якщо за його даними можливо встановити загальний обсяг витраченого пального та його підсумкову вартість. Реквізити щодо розбивки пробігу та витрат за кожен день не належать до обов'язкових реквізитів первинного документа в розумінні Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
• Відсутність маршруту руху в подорожніх листах: Зазначення маршруту руху не є обов'язковим реквізитом первинного документа. Відсутність деталізованого маршруту не може бути підставою для невизнання зв'язку операції з господарською діяльністю/ Звісно, за винятком випадків, коли визначення напрямку перевезення є критичним для класифікації витрат (наприклад, включення до транспортно-заготівельних витрат (рахунок 289) або до витрат на збут (рахунок 93)). При використанні автомобіля для адміністративних потреб підприємства відсутність конкретизації маршруту не впливає на визнання витрат.
• Відсутність відміток про виїзд та заїзд транспортного засобу: Відсутність відміток про час виїзду з гаража та заїзду в подорожніх листах судами кваліфікується як незначний недолік, який не спростовує факт виконання транспортних робіт та не позбавляє документ юридичної сили.

 

Правові позиції Верховного Суду та комплексне дослідження обставин

Згідно з правовою позицією Верховного Суду, викладеною у постанові від 12.03.2026 року у справі №160/5956/24, лише суттєві недоліки первинних документів, які унеможливлюють ідентифікацію особи, яка брала участь у господарській операції, її змісту, обсягу та дати здійснення, є підставою для позбавлення таких документів юридичної сили. Незначні недоліки не перешкоджають прийняттю первинних документів до бухгалтерського та податкового обліку.

Під час розгляду спорів суди оцінюють комплекс обставин здійснення господарської операції, а не лише формальне заповнення реквізитів. До уваги беруться:

• можливість здійснення операції;
• наявність матеріально-технічної бази та відповідних ресурсів у контрагентів;
• наявність ділової мети та економічної доцільності;
• сукупність інших підтверджуючих документів.

Наявність у платника податків первинних документів в підтвердження задекларованих сум податкового кредиту, є підставною для врахування таких для одержання податкової вигоди у вигляді податкового кредиту, якщо контролюючий орган не встановив і не довів, що відомості, які містяться в цих документах, неповні, недостовірні, суперечливі або ґрунтуються на інших документах, недійсність даних в яких установлена судом (Постанова Шостого апеляційного адмінсуду від 03.02.2026 р. у справі № 640/37677/21).