Основні засоби і запаси: від отримання до списання

Текстове розшифрування відео

Порядок проведення інвентаризації основних засобів у програмах лінійки BAS

Проведення інвентаризації без чіткого алгоритму призводить до виникнення розбіжностей в обліку та формування недостовірної звітності. Для уникнення цих помилок у програмах лінійки BAS передбачено послідовний план підготовки, проведення інвентаризації, фіксації розбіжностей та формування звітності.

Для обліку основних засобів і нематеріальних активів у програмах лінійки BAS призначений однойменний розділ «Основні засоби і нематеріальні активи», де облік реалізовано у повному обсязі. Тут передбачено окремий документообіг для основних засобів, нематеріальних активів, малоцінних необоротних матеріальних активів та малоцінних швидкозношуваних предметів, а також окремий розділ для звітності.

Для відображення процесу інвентаризації призначений документ «Інвентаризація основних засобів». Для його заповнення у документі обирається організація та конкретний підрозділ, наприклад, адміністрація. Після цього за допомогою кнопки «Заповнити по залишкам» вносяться облікові дані про наявність об'єктів згідно з інформаційною базою.

Після проведення фактичної перевірки комісією у документі проставляються прапорці в полі «Фактична наявність» навпроти тих об'єктів, які дійсно знаходяться на своїх місцях і не зникли. Після цього документ проводиться, а на його основі друкуються інвентаризаційні описи та звіряльні відомості.

Фіксація розбіжностей: відображення нестач та лишків

Під час проведення інвентаризації можуть виникати ситуації, коли виявляється нестача об'єкта або виявляються лишки — активи, яких немає в обліковому переліку або які знаходяться в іншому місці.

Якщо за результатами перевірки виявлено відсутність основного засобу (наприклад, стелажа бібліотечного вартістю 15 000 гривень), у відповідному рядку документа інвентаризації знімається прапорець фактичної наявності. На підставі документа інвентаризації створюється документ «Списання основних засобів». У цьому документі за допомогою кнопки «Заповнити для списку» вносяться дані про об'єкт та зазначається відповідальна особа, за рахунок якої будуть покриті витрати, або обирається стаття витрат «Списання основних засобів» чи «Нестача основних засобів».

Якщо виявлено зайві основні засоби, їх необхідно оприбуткувати та ввести в експлуатацію за допомогою відповідного документа введення в експлуатацію.

Для об'єктів, які знаходяться не на своєму місці, використовується документ «Переміщення основних засобів». При введенні основного засобу в експлуатацію обов'язково прописується його первинне місцезнаходження. На відміну від документів переміщення звичайних товарно-матеріальних цінностей, де зазначаються пункти відправлення та призначення, у документі переміщення основного засобу вказується виключно кінцеве місцезнаходження, куди переміщується актив, наприклад, цех 2.

Зміна податкового призначення основних засобів

Необхідність зміни податкового призначення основного засобу виникає у випадках, коли об'єкт перестає використовуватися у господарській діяльності підприємства, наприклад, якщо він перестав бути виробничим, був зіпсований або вкрадений. Оскільки при придбанні цього активу підприємство включило суму ПДВ до складу податкового кредиту, у разі зміни напряму використання виникає обов'язок нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ.

Для відображення цієї операції використовується документ «Зміна податкового призначення ОЗ» (розділ «Операції»). У полі «Подія з основним засобом» обирається або створюється подія з видом «Зміна податкового призначення».

У табличній частині документа зазначається об'єкт (наприклад, прес-верстат) або використовується кнопка «Заповнити для списку основних засобів» для одночасного заповнення даних щодо кількох об'єктів. При цьому попереднє податкове призначення (наприклад, «оподатковувано ПДВ») змінюється на нове — «Неопод. ПДВ, негосп.». Для нарахування податкових зобов'язань зазначається рахунок витрат 947 та стаття витрат, наприклад, «Коригування ПДВ». Спосіб відображення витрат залишається без змін.

Формування звітності та друкованих форм за результатами інвентаризації

У документі «Інвентаризація основних засобів» передбачена можливість формування та друку пакета документів, необхідних для належного оформлення результатів перевірки. До переліку доступних друкованих форм входять:

• Наказ про проведення інвентаризації (документ, що передує проведенню перевірки та визначає склад комісії);
• Інвентаризаційний опис основних засобів;
• Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів.

Дві друковані форми, які є застарілими, у поточній практиці не використовуються. Крім того, за наявності відповідного обладнання на підприємстві, процес проведення інвентаризації може бути автоматизований за допомогою використання сканера штрихкодів. Послідовне виконання зазначених кроків дозволяє забезпечити контроль за збереженням майна та підготувати дані до податкових перевірок.