Основні засоби і запаси: від отримання до списання

Додаткові матеріали

Презентація

Акт приймання-передачі (повернення) товарно-матеріальних цінностей

Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей та підписання відповідних первинних документів

---

Текстове розшифрування відео

Нормативне регулювання та внутрішня документація обліку запасів

Під час обліку запасів підприємства керуються як зовнішніми нормативно-правовими актами, так і внутрішніми розпорядчими документами. Основними зовнішніми документами є:

• Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси» (НП(С)БО 9): Визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси та її розкриття у фінансовій звітності. До Положення додаються зразки з прикладами, які розкривають особливості застосування методів обліку.
• Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів № 2: Надають деталізований підхід та практичні розяснення щодо ведення обліку матеріальних цінностей.

До внутрішніх документів, що регулюють рух запасів, належать:

• Облікова політика підприємства: Регулює моменти та дати визнання запасів на балансі (зокрема, для товарів у дорозі), а також визначає методи оцінки запасів при їхньому вибутті чи передачі у виробництво.
• Уточнюючі внутрішні документи (інструкції, положення): Застосовуються для ідентифікації запасів. Це необхідно у випадках, коли однакові матеріальні цінності використовуються у різних напрямах господарювання (наприклад, як сировина для виробництва продукції або як товар для перепродажу). Також внутрішні документи регулюють облік однотипних запасів, які постачаються різними контрагентами за різними цінами та під різними найменуваннями: підприємство визначає, чи об'єднувати їх в одну картку аналітичного обліку, чи вести окремо для точного розрахунку собівартості.
• Документи щодо комплектування та розкомплектування: Регулюють випадки, коли активи надходять комплектом, а використовуються поштучно.
• Положення про переведення одиниць виміру: Визначають логіку та алгоритми перерахунку матеріалів у разі відмінностей між одиницями закупівлі та обліку (наприклад, закупівля в тоннах, а облік у кілограмах; або закупівля фарб і лаків у кілограмах, а облік у грамах чи мілілітрах з урахуванням густини речовини).

Визначення та критерії визнання запасів

Запаси є оборотними активами підприємства, відображаються у лівій стороні фінансової звітності (у Балансі / Звіті про фінансовий стан) та обліковуються на рахунках класу 2 (субрахунки 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28).

На відміну від основних засобів, господарська мета використання яких спрямована на тривалу експлуатацію в процесі виробництва, надання послуг чи оренди, запаси мають інше цільове призначення. Відповідно до НП(С)БО 9, запасами визнаються активи, які:

1. Утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності.
2. Перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва (виступають як сировина).
3. Утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг (супутні витратні матеріали), а також для управління підприємством (адміністративні та маркетингові потреби, наприклад, папір, ручки тощо).

Запаси визнаються активом у бухгалтерському обліку за умови одночасного виконання двох критеріїв:

• Існує ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з їхнім використанням.
• Їхня вартість може бути достовірно визначена.

Особливості визнання запасів в особливих умовах

Згідно з пунктом 21 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів № 2, запаси визнаються активом, якщо підприємству перейшли ризики й вигоди, пов'язані з правом власності або повного господарського відання на придбані цінності. З цього моменту підприємство несе повну відповідальність за пошкодження чи втрату запасів, а також здійснює безпосереднє управління та контроль над ними.

Якщо запаси були оприбутковані в результаті минулих подій, але в певний момент звітного періоду виникає ймовірність того, що підприємство не отримає від них майбутніх економічних вигід, такі предмети перестають визнаватися активами. Їхня вартість повністю переноситься на витрати операційної діяльності. Це відбувається у випадках:

• повної втрати ліквідності (неможливості реалізувати чи обміняти на грошові кошти);
• закінчення строку придатності (наприклад, для продуктів харчування);
• псування, втрати фізичних чи моральних якостей до початку використання;
• викрадення або іншого фізичного знищення.

Практичний приклад визнання активу в дорозі

Підприємство придбало товар в Іспанії, який доставляється вантажним сухопутним транспортом до місця зберігання на склад у місто Черкаси. За умовами договору всі ризики переходять до покупця в момент відвантаження товару зі складу іноземного продавця. З цього моменту імпортер несе відповідальність за товар протягом усього логістичного шляху, визначає маршрут доставки та здійснює страхування.

Такий товар визнається активом підприємства-покупця ще до фактичного прибуття на склад у Черкаси, оскільки ризики, вигоди та контроль перейшли до покупця. Для відображення таких операцій на балансі в робочому плані рахунків відкривається окремий субрахунок «Товари в дорозі». Це дозволяє розмежовувати матеріальні цінності на складі та в дорозі у разі проведення раптової інвентаризації, перевірки чи настання форс-мажорних обставин.

Класифікація запасів за рахунками бухгалтерського обліку

Для забезпечення прозорості та зручності аналізу фінансового стану підприємства кожен рахунок обліку запасів повинен містити конкретну інформацію про майно, яким володіє суб'єкт господарювання. Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку визначає такі основні рахунки та субрахунки для обліку запасів:

• Субрахунок 201 «Матеріали й сировина»: Обліковуються запаси, які безпосередньо використовуються у виробничих циклах як сировина, або споживаються під час виконання робіт чи надання послуг. Наявність великих залишків на цьому субрахунку вказує на виробничий характер діяльності підприємства, що передбачає взаємозв'язок із рахунками 23 та 26.
• Рахунок 23 «Виробництво» (зокрема, субрахунок 231): Відображає незавершене виробництво, якщо на кінець звітного періоду наявний залишок. Це витрати на незакінчені обробкою, складанням деталі, вузли, вироби, а також незавершені технологічні процеси чи незакінчені роботи й послуги, за якими підприємство ще не визнало дохід і не може списати собівартість. Операції між субрахунком 201 та рахунком 23 є суміжними (Дебет рахунку 23 – Кредит субрахунку 201).
• Субрахунок 202 «Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби»: Застосовується переважно на виробничих підприємствах для обліку складових частин, що підлягають подальшій обробці або збиранню.
• Субрахунок 203 «Паливо»: Використовується для обліку нафтопродуктів, твердого палива, газу тощо. Цей субрахунок наявний майже у всіх підприємств, які експлуатують власний, орендований чи залучений за договором позички автотранспорт, а також використовують паливо для заправлення генераторів або сільськогосподарської техніки.
• Субрахунок 204 «Тара й тарні матеріали»: Використовується для обліку тари зі строком корисної експлуатації до одного року. Якщо строк служби тари перевищує один рік, вона належить до необоротних активів і обліковується на рахунку 11.
• Субрахунок 205 «Будівельні матеріали»: Призначений для обліку матеріалів, які використовуються для проведення власних ремонтів, усунення пошкоджень чи несправностей у приміщеннях підприємства.
• Субрахунок 206 «Матеріали, передані в переробку»: Обліковуються матеріали підприємства, передані стороннім організаціям для переробки на давальницьких умовах. Вартість цих матеріалів згодом включається до собівартості отриманих з них готових виробів. Наявність залишків на цьому субрахунку вимагає підтвердження договорами та актами приймання-передачі.
• Субрахунок 207 «Запасні частини»: Призначений для обліку деталей, вузлів та агрегатів, які використовуються для ремонту й обслуговування обладнання та транспортних засобів підприємства.
• Субрахунок 208 «Матеріали сільськогосподарського призначення»: Використовується для обліку специфічних запасів в аграрному секторі (насіння, корми, добрива тощо).
• Субрахунок 209 «Інші матеріали»: Застосовується для обліку супутніх матеріалів. Для забезпечення аналітичності та зручності списання в кінці місяця цей субрахунок слід розділяти за складами, відділами або матеріально відповідальними особами (наприклад, окремо виділяти витратні матеріали адміністрації, рекламну продукцію, банери та листівки відділу маркетингу, а також витратні матеріали виробничого процесу).
• Рахунок 26 «Готова продукція»: Призначений для обліку повністю закінчених виробництвом виробів, які пройшли всі необхідні випробування, укомплектовані та готові для продажу.
• Рахунок 28 «Товари»: Використовується для обліку матеріальних цінностей, які придбані підприємством спеціально для подальшого перепродажу без додаткової обробки в процесі звичайної господарської діяльності.
• Рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (МШП): Призначений для обліку предметів, які використовуються протягом періоду, що не перевищує один рік (або протягом одного операційного циклу, якщо він довший за рік). Це дрібні інструменти, пристрої чи спецодяг, які не втрачають свою фізичну форму під час першого використання (наприклад, гайковерт, яким користуються протягом кількох місяців). Якщо предмет повністю споживається за один цикл використання, він належить до матеріалів, а не до МШП.