Податкові перевірки: повний цикл дій бухгалтера і юриста

Додаткові матеріали

Презентація

Нова бухгалтерська брошура «Все про заборгованість-2026: практичні поради & ТОП 10 зразків документів»

Текстове розшифрування відео

Правові підстави та формати надання інформації з облікової бази під час податкової перевірки

Під час проведення податкового контролю інспектори часто включають до письмових запитів вимоги щодо надання значного масиву аналітичних даних із бухгалтерських програм. До цього переліку належать помісячні вивантаження карток рахунків, оборотно-сальдових відомостей, аналізів рахунків та Головної книги, зокрема у розрізі окремих контрагентів за весь період перевірки. Для великих підприємств із високим обсягом господарських операцій одночасне формування таких звітів за тривалий час (наприклад, за шість років) є технічно складним процесом, який призводить до утворення великої кількості електронних файлів.

Для розуміння обґрунтованості вимог контролюючого органу слід керуватися Наказом ДПС України від 24 грудня 2010 року № 1020, яким затверджено Методичні рекомендації щодо оформлення матеріалів документальних перевірок (або іншими актуальними нормативно-правовими актами, що регламентують чинну форму акта-довідки документальної планової перевірки). Значна частина деталізованих бухгалтерських вивантажень витребовується інспекторами не для глибокого аналізу фінансово-господарського стану, а з метою безпосереднього заповнення обов'язкових додатків до акта перевірки. Зокрема, форма акта передбачає відображення відомостей про засновників підприємства, переліку основних контрагентів, а також звірки залишків та оборотів за розрахунками з ними на початок і кінець періоду перевірки.

Податкове законодавство України прямо не встановлює обов'язкову форму, в якій мають надаватися дані з облікових реєстрів. Суб'єкт господарювання має право самостійно визначити один із трьох основних варіантів надання інформації:

• Надання доступу до облікової програми. Цей варіант використовується суб'єктами господарювання рідко. За умови прийняття такого рішення інспектору виділяється окреме робоче місце (ноутбук) із суворо обмеженими правами доступу, які дозволяють лише формування стандартних звітів без можливості редагування даних. Недоліком цього підходу є наявність технічних методів, що дозволяють досвідченому користувачеві отримати доступ до прихованих аналітичних даних, які підприємство не планувало розкривати.
• Передання бухгалтерських вивантажень в електронному вигляді. Даний метод є найбільш поширеним у практиці та передбачає збереження реєстрів у форматі Excel із подальшим їх записом на електронні носії (флеш-накопичувачі). За наявності в інспектора достатнього досвіду роботи з електронними таблицями, цей формат дозволяє оперативно виявити неузгодженості у проводках та розкласти діяльність підприємства за окремими операціями. Для мінімізації ризиків несанкціонованої модифікації даних або автоматизованого зведення таблиць підприємства часто надають файли на захищених від редагування аркушах.
• Надання даних у паперовому вигляді або у форматі PDF. Цей підхід застосовується у разі зайняття підприємством жорсткої або принципової позиції у відносинах із контролюючим органом. Друк великої кількості пачок паперу або збереження даних у форматі PDF суттєво ускладнює та уповільнює процес аналізу для інспекторів, оскільки переведення таких даних у формати електронних таблиць є незручним. Водночас вибір цього варіанта на старті перевірки може призвести до конфронтації з перевіряючими.

Практичні рекомендації щодо підготовки та відображення облікових реєстрів

До початку перевірки бухгалтерській службі необхідно самостійно сформувати аналітичні звіти (аналізи рахунків, картки рахунків, оборотно-сальдові відомості) для перевірки коректності відображення регістрів та виявлення можливих системних помилок програми. У випадках, коли облікова система підприємства після індивідуальних технічних доопрацювань формує оборотно-сальдову відомість із занадто деталізованою або специфічною внутрішньою аналітикою, платник податків має право надати контролюючому органу вивантаження з мінімально достатнім рівнем аналітики. Це дозволяє повністю виконати формальні вимоги закону, не розкриваючи зайвих внутрішніх процесів.

Якщо специфіка облікової програми підприємства (наприклад, у системах класу SAP) не передбачає формування звичних для вітчизняної практики звітів (наприклад, відсутня класична Головна книга, картка рахунку або дебетово-кредитовий формат відображення операцій, а облік ведеться через позитивні та негативні значення конкретних трансакцій), такі особливості необхідно обов'язково зафіксувати в обліковій політиці підприємства. Наявність цього положення унеможливлює висунення претензій з боку ДПС щодо приховування інформації, оскільки ненадання звітів обґрунтовується технічними характеристиками затвердженої системи обліку.

Не рекомендується включати до внутрішнього положення про порядок ведення бухгалтерського обліку вимоги щодо обов'язкового роздрукування, підписання та завірення карток рахунків чи оборотно-сальдових відомостей після закриття кожного звітного місяця. Такий підхід створює зайві обмеження для підприємства у разі необхідності внесення правомірних коригувань за минулі періоди. Найбільш раціональним та безпечним способом збереження облікових даних є їх архівація та зберігання в електронному вигляді на захищених серверах або у хмарних сховищах. Остаточний вибір стратегії надання даних має базуватися на стані бухгалтерського обліку підприємства та рівні комунікації з інспекторами ДПС.