Відновлення бухгалтерського обліку: від А до Я

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Під час відновлення обліку ручне введення великих масивів даних несе суттєві ризики та є недоцільним. На відміну від опрацювання виписок на 10–100 позицій, виконання вручну завантаження 10 000 чи 100 000 рядків може призвести до пропуску документів, дублювання показників, описок, некоректного вибору контрагента, помилок в аналітиці та вибору неправильного рахунку обліку.

Автоматизоване введення даних, зокрема сканування та розпізнавання первинних документів для завантаження в систему, є дешевшим та ефективнішим за ручний набір.

Джерела імпорту даних та їх оцінка

До облікової програми можна імпортувати дані з таких джерел:

• Банківські виписки: фіксування даних для подальшого рознесення.
• Складські програми та системи розрахунку заробітної плати: завантаження інформації про номенклатуру та кадрові дані.
• Системи електронного документообігу (ЕДО): завантаження накладних та актів.
• Торгові та касові системи (РРО/ПРРО): імпорт звітів про продажі через файли у форматах Excel або CSV.

Перед ухваленням рішення про імпорт здійснюється інвентаризація джерел та аналіз за такими параметрами:

• наявність та повнота даних у системі;
• період збереження інформації;
• доступний формат вивантаження;
• наявність достатньої аналітики;
• можливість завантаження стандартними засобами програми або потреба в додатковій обробці чи доопрацюванні;
• вартість доопрацювання (розробка обробки зазвичай є дешевшою, ніж часові витрати на ручне внесення).

Особливості імпорту та перевірка банківських виписок

Банківська виписка є першочерговим об'єктом імпорту. Автоматичне завантаження не гарантує формування готового обліку, оскільки кожен платіж потребує подальшого опрацювання та рознесення.

Після імпорту банківської виписки необхідно перевірити:

• коректність визначення контрагента та відсутність дублів;
• правильність вибору договору, статті руху грошових коштів та виду операції;
• коректність обраних рахунків обліку;
• відсутність повторно завантажених платежів;
• повноту завантаження даних за всіма днями та рахунками.

Обов'язково проводиться контрольна звірка з випискою: початковий залишок, дебетовий оборот, кредитовий оборот, кінцевий залишок та кількість операцій.

Перенесення даних з інших систем та підготовка файлів Excel

Під час налаштування синхронізації між системами необхідно визначити:

• види довідників та документів, що підлягають перенесенню;
• дату початку обміну;
• основну систему-джерело для кожного виду даних;
• можливість редагування документів та коректність ідентифікації даних.

Для кожного виду даних повинна існувати лише одна основна система-джерело. Перенесення банківських операцій одночасно з ERP-системи та банківської виписки призводить до задвоєння записів.

За відсутності стандартної синхронізації дані (контрагенти, номенклатура, залишки, реєстри) готуються в Excel за шаблоном, наданим програмним фахівцем.

Під час формування стандарту полів враховуються:

• правила ідентифікації та обов'язкові поля;
• допустимі значення та правила обробки порожніх полів;
• ідентифікація контрагентів за кодом ЄДРПОУ, а не за назвою (варіації написання назви, як-от «ТОВ Альфа», «ТОВ "Альфа"» або «Альфа, ТОВ», без прив'язки до коду ЄДРПОУ сприймаються програмою як окремі контрагенти, що створює дублі).

Спеціальні обробки та прийняття рішення про спосіб введення

У разі неможливості стандартного перенесення використовуються зовнішні обробки, правила обміну, універсальний обмін даними, API або проміжні файли. Залучення розробників для написання обробок пришвидшує роботу та виключає тривале ручне введення.

Критерії вибору способу введення даних:

• Ручне введення: застосовується при малих обсягах, однотипних простих операціях та разовому виконанні.
• Автоматизований імпорт: застосовується при великому обсязі операцій, повторюваному завантаженні або високому ризику виникнення помилок.

Порядок проведення та тестування імпорту

Процес завантаження даних виконується за такими етапами:

1. Створення резервної копії базы даних.
2. Проведення тестового завантаження на невеликому масиві (за один день, по одному контрагенту або 10–20 операцій).
3. Перевірка результатів тестування: створені документи та довідники, відсутність дублів, заповнення реквізитів, формування проводок, правильність рахунків обліку, необхідність додаткової аналітики, можливість перепроведення та видалення.
4. Видалення тестових даних за потреби та повторне проведення процедури.
5. Завантаження повного масиву даних невеликими частинами з паралельною перевіркою.

Три рівні контролю повноти імпорту

Контроль імпортованих даних здійснюється на трьох рівнях:

1. Технічний рівень: перевірка кількості рядків у файлі, кількості оброблених рядків, створених документів, незавантажених рядків, помилок обробки та повторених записів.
2. Кількісний рівень: звірка сум за днями, операціями, контрагентами, а також початкових і кінцевих залишків.
3. Бухгалтерський рівень: детальна перевірка кожного документа (проводки, статті доходів, ставки податків, договори, склади, валюти, взаєморозрахунки). Успішне технічне завантаження не гарантує правильності бухгалтерського обліку, тому цей етап є обов'язковим.

Результати перевірки підлягають фіксації.

Економічна ефективність імпорту

Імпорт даних скорочує тривалість і вартість проєкту, а також вивільняє час для оцінки податкових ризиків та моделювання сценаріїв.

Застосування імпорту не скасовує необхідності бухгалтерського контролю. Підсумкова вартість процедури включає вартість технічної обробки та вартість перевірки даних бухгалтером. Рішення про імпорт ухвалюється після оцінки структури даних, можливостей контролю та вартості робіт, із обов'язковим попереднім тестуванням на малому масиві.