Відновлення бухгалтерського обліку: від А до Я

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Під час відновлення бухгалтерського обліку за відсутності первинної документації та бази даних Єдиний реєстр податкових накладних (ЄРПН) є одним із основних джерел інформації. У сукупності з банківською випискою аналіз ЄРПН дозволяє відтворити структуру та обсяги господарських операцій, встановити коло контрагентів, а також визначити номенклатуру, кількість та вартість товарів і послуг для внесення до облікової системи.

1. Обсяг даних, що підлягає відновленню за даними ЄРПН

ЄРПН виконує роль цифрової карти господарської діяльності підприємства:

• Видані податкові накладні: дозволяють встановити перелік покупців, номенклатуру реалізованих товарів та наданих послуг, їх кількість, ціну, обсяги постачання, а також відомості про повернення товарів чи коштів і проведені коригування.
• Отримані податкові накладні та розрахунки коригування: надають інформацію про постачальників (платників ПДВ), придбані товари та послуги, їх кількість, ціну, суми вхідного ПДВ, а також проведені коригування.

Аналіз цих даних забезпечує розуміння того, з якими суб'єктами господарювання співпрацювало підприємство, які матеріальні цінності купувалися чи продавалися та у яких обсягах.

2. Отримання та первинний аналіз даних у електронному кабінеті

За відсутності спеціалізованого програмного забезпечення вивантаження даних здійснюється через електронний кабінет платника податків:

1. Вхід до особистого кабінету.
2. Перехід у меню «Єдиний реєстр податкових накладних» до розділів «Видані податкові накладні» та «Отримані податкові накладні».
3. Формування та вивантаження реєстру за потрібний звітний період.

Аналітика реєстру дає змогу виявити періоди з відсутністю операцій, різкі зміни обсягів, концентрацію процесів на окремих контрагентах, наявність прострочених реєстрацій або значну кількість розрахунків коригування.

Аналіз окремих податкових накладних дозволяє встановити специфіку операцій із кожним контрагентом та сформувати перелік осіб для подальшого направлення запитів на отримання актів звірки та дублікатів первинних документів (актів, накладних).

3. Відновлення контрагентів, номенклатури та обліку запасів

Формування структури оборотів за контрагентами

Процес відновлення первинних документів рекомендується починати з контрагентів, які забезпечують найбільші обсяги оборотів. Запити на надання договорів, актів, накладних та актів звірки розрахунків направляються першочергово таким суб'єктам. Контрагенти з незначними сумами операцій опрацьовуються за залишковим принципом.

Відновлення номенклатури товарів та послуг

Зміст податкової накладної містить деталізований перелік придбаних або реалізованих товарів і послуг із зазначенням кількості, ціни та загальної вартості. На відміну від банківської виписки, яка фіксує лише загальну суму платежу, дані ЄРПН дозволяють ідентифікувати конкретні товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) для їх коректного оприбуткування або списання.

Аналіз залишків на рахунку 20 «Виробничі запаси»

Зіставлення даних про придбані та реалізовані товари за даними ЄРПН дозволяє сформувати розрахунковий залишок ТМЦ:

• Наявність придбаних, але не реалізованих товарів: за відсутності фактичного залишку під час інвентаризації свідчить про їх зіпсування, незадокументоване використання або відсутність складеної податкової накладної на списання.
• Реалізація товарів за відсутності їх придбання в ЄРПН: свідчить про те, що товари купувалися у суб'єктів господарювання — неплатників ПДВ (для ідентифікації використовується банківська виписка).

4. Аналіз розрахунків коригування (РК)

Аналіз розрахунків коригування є обов'язковим для встановлення фактичних обставин операцій:

• зміна кількості або ціни товарів/послуг;
• повернення товарів або авансових платежів;
• виправлення помилок у номенклатурі чи реквізитах.

5. Обмеження даних ЄРПН

ЄРПН підтверджує факт реєстрації податкового документа, суму операції, номенклатуру, реквізити та дату складання.

Однак дані ЄРПН не підтверджують:

• фактичний рух та отримання товарів на склад (податкова накладна може складатися на дату авансу або початку відвантаження);
• факт реального надання послуг;
• факт проведення розрахунків (грошової оплати);
• момент переходу права власності на майно;
• наявність договорів та визначених місць зберігання;
• реальність здійснення господарської операції в цілому.

Для повного підтвердження кожної операції під час відновлення обліку формується комплект документів: договір, рахунок-фактура, видаткова накладна або акт виконаних робіт (наданих послуг), товарно-транспортна накладна, складські документи та банківська виписка.

6. Нетипові операції в ЄРПН та їх аналіз

Під час аналізу ЄРПН належить звертати увагу на такі показники:

 

Нетиповий показник	Ймовірні причини	Необхідні дії
Велика кількість розрахунків коригування	Систематичні помилки, нестабільність цін, масові повернення	Уточнення обставин у керівництва або менеджерів
Податкові накладні, складені в останній день місяця	Масове закриття періоду	Перевірка наявності відповідних первинних актів або накладних
Значне відхилення дати реєстрації від дати складання	Прострочення реєстрації, відсутність реєстраційного ліміту	Перевірка фактів блокування або накладення штрафних санкцій
Дублювання тотожних податкових накладних	Помилкове повторне виписування документа	Перевірка наявності зареєстрованого розрахунку коригування на анулювання
Нетипова для підприємства номенклатура	Освоєння нового виду діяльності, помилка або фіктивна операція	Аналіз доцільності та наявності відповідних первинних документів
Реалізація товарів без наявності даних про їх придбання в ЄРПН	Наявність старих залишків, власне виробництво, імпорт або придбання у неплатників ПДВ	Звірка з банківською випискою та митними деклараціями
Значні обсяги придбання за відсутності реалізації	Накопичення товарних залишків, формування невизначених витрат	Підтвердження наявності залишків шляхом проведення інвентаризації

 

7. Взаємозв'язок ЄРПН з іншими джерелами даних

Данi ЄРПН поєднуються з іншими джерелами інформації за такою схемою:

• Із первинними документами: зіставлення контрагента, номенклатури, кількості, суми та ПДВ з договорами, видатковими накладними, актами та товарно-транспортними накладними.
• Із банківською випискою: зіставлення сум та дат реєстрації з проведеними оплатами, авансами, поверненнями коштів або проведенням взаємозаліків.
• Із бухгалтерським обліком: відображення показників за рахунками дебіторської та кредиторської заборгованості, доходів, витрат, товарно-матеріальних цінностей, а також за субрахунками 641 «Розрахунки за податками» (ПДВ), 643 «Податкові зобов'язання» та 644 «Податковий кредит».

ЄРПН є базовим інструментом для побудови структури господарських операцій підприємства. Разом із тим, дані реєстру потребують обов'язкового підтвердження первинними документами, банківськими виписками та матеріалами інвентаризації.