Відновлення бухгалтерського обліку: від А до Я

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Строки позовної давності»

---

Текстове розшифрування відео

Глибина відновлення обліку — це окреме стратегічне рішення, яке потребує обов'язкового узгодження із замовником до початку робіт та подальшої фіксації у договорі.

Неправильне визначення періоду тягне за собою ризики:

• Занадто малий період відновлення за наявності податкової перевірки призведе до донарахувань, штрафних санкцій та репутаційних втрат.
• Занадто великий період спричиняє зайві фінансові та часові витрати замовника, а також ризик накопичення помилок у поточному обліку через відволікання ресурсів на непотрібні минулі періоди.

Виконавець прораховує сценарії, оцінює ризики, строки та вартість, однак остаточне рішення щодо глибини відновлення приймає клієнт.

1. Законодавчі строки та їх особливості

Правило 1095 днів за Податковим кодексом України (ПКУ)

Базовим орієнтиром для визначення періоду податкового ризику є 1095 днів. Застосування цього строку має наступні нюанси:

• Застосовність: Строк 1095 днів діє виключно у випадках, коли податкова звітність за відповідний період подавалася.
• Подання уточнюючих декларацій або нульової звітності: Якщо звітність не подавалася взагалі або подавалася нульова за наявності діяльності, при подальшому коригуванні виникають різниці та зобов'язання зі сплати податків. Для таких операцій перебіг строків давності має окремий порядок, а зони неподаної звітності вважаються періодами без строків давності.
• Перевірка в минулому: Якщо період вже був перевірений контролюючими органами і звітність подавалася, податковий ризик глибше 1095 днів зазвичай обмежений.

Кадровий облік

Правило 1095 днів не поширюється на кадрову документацію.

• Строки зберігання: Для кадрових документів передбачені власні строки зберігання (до 75 років).
• Перевірки: Перевірки органів Державної служби України з питань праці (Держпраці) не прив'язані до 1095 днів.
• Працюючі співробітники: Для співробітників, які продовжують працювати на підприємстві, кадрові документи (трудові договори, накази, заяви, згоди) мають бути відновлені повністю, незалежно від дати їх прийняття (наприклад, 10 років тому).
• Звільнені співробітники: Відновлення документів щодо звільнених працівників оцінюється за ступенем ризику оскарження звільнення або звернення осіб до суду чи інших органів.

2. Етапи та критерії визначення глибини відновлення

Етап 1. Аналіз причини та мети відновлення

• Планова або позапланова податкова перевірка: Глибина відновлення відповідає потенційному періоду перевірки (з урахуванням закритих періодів та строків, до яких може дотягнутися податкова інспекція).
• Продаж бізнесу, залучення інвестора або отримання кредиту: Глибина встановлюється за вимогами третьої сторони. Основний акцент робиться на підтвердженні активів, зобов'язань та фінансової звітності. Якщо при продажу передбачається позапланова податкова перевірка, застосовуються також і податкові строки.
• Внутрішня потреба власника: Відновлення може зводитися до виведення та підтвердження достовірних залишків на поточну дату, виявлення розбіжностей та надання рекомендацій без суцільної перевірки давніх періодів.

Етап 2. Розрахунок періоду можливої перевірки

Розраховується строк у 1095 днів із деталізацією до конкретних років і місяців, які покриваються податковим ризиком, з урахуванням того, чи був цей період перевірений раніше.

Етап 3. Розрахунок доцільності та черговості періодів

Під час розрахунку строку виконання робіт слід аналізувати часовий чинник. Якщо відновлення триватиме тривалий час (наприклад, один рік), найстаріший із запланованих періодів може вийти за межі 1095 днів за терміном давності ще до моменту закінчення робіт. Обирати черговість перевірки та визначати доцільність відновлення таких періодів необхідно заздалегідь.

3. Розмежування відновлення та поточного обліку

Відновлення обліку (робота з минулими подіями) та ведення поточного обліку (майбутні та поточні операції) — це дві окремі послуги.

При вході в проєкт фіксуються вхідні дані на поточну дату. Поточний облік має вестися паралельно з метою недопущення нових помилок, тоді як відновлення минулих періодів відбувається ретроспективно.

4. Договірне закріплення

Обрана глибина відновлення, перелік конкретних місяців/років, черговість виконання робіт, а також обсяг кадрових документів підлягають обов'язковому письмовому фіксуванню в договорі та технічному завданні до початку виконання робіт. Вони слугують юридичною підставою для визначення та подальшого коригування строків і вартості послуг.